Тайм-менеджмент

Берд Полли

Собрание не будет эффективным, если все его участники не имеют четкого представления о цели его проведения. Прежде чем созывать собрание, уясните для себя, чего хотите с его помощью добиться. Обычно итогом собрания становится выработка некоего плана действий. Имейте представление о том, что намерены предложить участникам к его исходу. Собираетесь ли просить их сделать что-то конкретное? Хотите ли предложить поразмыслить и представить собственные предложения по поводу темы собрания? Потребуете ли представить отчеты? Подготовиться к выступлению на следующем собрании? Если вы являетесь рядовым участником собрания, с самого начала выясните, для чего

оно организовано; если разговор начинает уходить в сторону, напомните присутствующим о цели сбора и направьте дискуссию в нужное русло.

Какой бы ни была цель проводимого вами собрания, вы должны постоянно о ней помнить. Кроме того, о цели должны быть заранее уведомлены все участники, о ней же должно быть еще раз объявлено в самом начале собрания с четким изложением ожиданий по поводу его итогов и вклада присутствующих в его ход. Ни у кого из участников не должно быть ни малейшего повода заявлять о своей неосведомленности по части намерений организаторов.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Определите для себя три цели в отношении любого собрания.

Повестка дня

Повестка дня обеспечивает ход собрания по намеченному руслу, работу мысли присутствующих в нужном направлении. Воздерживайтесь от желания привнести в работу собрания что-то из того, что вдруг приходит вам в голову по ходу дела. Повестку дня формулируйте предельно лаконично, однако с включением в нее всего, что необходимо. При этом исключите из повестки все, что можно решить в другом месте и другими средствами. К примеру, если надо ознакомить сотрудников с содержанием документа, заранее разошлите участникам будущего собрания копии, сопроводив указанием ознакомиться с документом до начала собрания. Некоторые информационные материалы можно «пустить по кругу» с приложением списка лиц, которых информация касается, и инструкцией по прочтении сделать отметку и передать следующему.

Повестка дня должна быть разослана заранее, чтобы все имели возможность включить собрание в свой рабочий график и подготовиться к нему. Все пункты повестки должны быть ориентированы на достижение конечной цели собрания. Если кто-то хочет дополнить повестку собственными пунктами, соглашайтесь, только если пункты вписываются в общую канву. Если люди обеспокоены тем, что их мнение не будет учтено, встретьтесь с ними отдельно и выясните суть их позиции.

Правильно разработанная повестка дня отвечает следующим требованиям:

► четко устанавливает регламент проведения собрания (порядок выступлений, их продолжительность и т. д.);

► содержит информацию о месте и времени проведения собрания с поименным списком участников (для заседания);

► содержит ссылки на вопросы прошлых собраний, имеющие отношение к нынешней повестке;

► содержит перечень тем для обсуждения и указание цели проведения;

► называет докладчиков по каждому пункту повестки или тех, кто будет направлять дискуссию по каждому из пунктов;

► содержит перечень пунктов повестки в порядке их рассмотрения;

► содержит указание на точное время начала и завершения собрания.

Ведение собрания

От председательствующего во многом зависит, пройдет ли собрание с успехом или закончится провалом. Если эта функция возложена на вас, действуйте твердо и эффективно. Если же вы просто участник собрания, оказывайте председателю

содействие в том, чтобы собрание проходило в русле намеченных тем и в рамках установленного времени.

Председателем собрания должен быть человек, устраивающий других участников и пользующийся их уважением. Понятно, что он должен являться на собрание вовремя и четко соблюдать порядок его ведения. Кроме того, председательствующий должен заранее подготовиться к собранию, чтобы со знанием дела направлять дискуссию и подвести собрание к принятию конкретных решений. Председатель должен представить всех присутствующих, дать каждому возможность высказаться и в то же время требовать следования повестке дня и соблюдения регламента выступлений. Он же должен обеспечить регистрацию достигнутых договоренностей и принятых решений, а также контроль за их последующим исполнением. В конце собрания председательствующий подводит итог дискуссии и своевременно завершает работу собрания.

Вести собрание — дело непростое, но вам следует по возможности раз-другой попробовать себя в этой роли. В результате вы не только осознаете всю сложность ведения и своевременного завершения собраний, но и приобретете опыт, как избегать превращения собраний в чрезвычайно времяпоглощающие мероприятия.

Временные рамки

Если собрание затягивается, значит, вы не обеспечиваете соблюдения временных ограничений, соблюдения утвержденной повестки, что необходимо для полного контроля над ходом собрания. Все участники с удовольствием высказывают свое мнение, и хороший председательствующий каждому предоставит эту возможность. Но некоторые люди имеют склонность повторяться или отклоняться от темы дискуссии. Вежливо пресекайте чрезмерные высказывания. Перед началом собрания напомните о времени его окончания и о максимальной продолжительности выступления каждого из участников. Если присутствующие выражают недовольство жестким регламентом, напомните, во сколько собрание обходится компании, скажите, что лично вы предпочли бы посвятить его более продуктивным видам работы.

Действие и еще раз действие

Основной целью организуемого вами собрания должна стать выработка того или иного плана действий. Одной из первых задач следующего собрания становится выяснение того, какие из запланированных действий были выполнены. Ведите контрольную ведомость учета достигнутого прогресса. Запрашивайте у участников промежуточные результаты работы в период между собраниями. Ставьте себе целью обеспечить максимально полное исполнение ранее принятых решений до созыва очередного собрания.

Время и место

Умело выбирайте время и место проведения собрания. Неразумно настаивать на обязательном присутствии: ведь большинство участников должны в это время быть заняты другим и кому-то, возможно, прийти не удастся. Проводя собрание в неурочное время, например до начала рабочего дня, и зная, что людям предстоит затратить лишние усилия для своевременного прибытия, вы рискуете увидеть их перед собой возмущенными, усталыми и не настроенными на активную работу. Выберите время, когда большинство приглашенных действительно смогут присутствовать. Заранее объявите о предполагаемом времени проведения собрания, с тем чтобы иметь возможность откорректировать его, если большинство не сможет присутствовать, и чтобы люди смогли так организовать свой рабочий график, чтобы освободить время.