Текст по полочкам. Краткое пособие по деловой переписке
Шрифт:
Если мы всё сделали правильно, Василий получит три письма и сможет ответить на каждое из них отдельно и именно тогда, когда ему будет удобно. Для него эти три письма – как три отдельные небольшие задачи, которые он будет «щелкать».
Например, сейчас он толкается в пробке, у него в телефоне открыт календарь, поэтому он может легко подтвердить встречу (это третье письмо).
По первому письму он вспоминает,
Чтобы ответить на второе письмо, Василию нужно созвониться с коллегой – а у него как раз через час созвон. Вот тогда он всё уточнит и сможет ответить на ваше письмо отдельно от других. Это самая сложная задача, но она не блокирует работу.
Наша задача здесь в том, чтобы дать читателю свободу выбора: когда и на что отвечать; в каком порядке что делать; за что взяться сейчас, а что – отложить. Когда человек чувствует свободу, он охотнее ответит на наши письма, а наши рабочие отношения укрепятся.
А когда мы пишем одно письмо со всеми задачами сразу, для Василия это будет выглядеть так: «Чтобы ответить на это письмо, мне нужно за один присест сделать сразу три дела – и сформировать выгрузку, и запланировать сбор статистики, и подтвердить встречу. Для этого мне нужно открыть пять программ, совершить в них множество не связанных между собой операций, всё это собрать в одном письме и ответить. Только потом я смогу отметить это письмо как сделанное».
И в этом проблема: задача стала неподъемной, потому что требует огромной концентрации усилий в трех не связанных между собой областях.
Единственный плюс такого подхода – это письмо занимает одну строчку во «Входящих». Но строчки во «Входящих» бесплатные, нет никакой проблемы в том, чтобы занять несколько. Тем более что всевозможный спам и письма от других людей появляются во «Входящих» спокойно и беззастенчиво.
И, разумеется, написать три хорошо структурированные задачи намного сложнее, чем одно пространное письмо. Но в этом и секрет текста по полочкам: мы тратим свои силы, чтобы нашему читателю было легко.
Новое дело – новая «ветка». Часто бывает так: мы пишем письмо с одним делом, но в процессе адресат начинает обсуждать новые вопросы и параллельные задачи. Ему так удобнее: раз уж вы уже общаетесь в переписке, почему бы не задать вам вопросы по другим задачам?
Со временем из-за этого проблемы будут у всех. Нам будет сложно найти ту ветку, где мы обсуждали конкретное дело: ведь в теме будет написано одно, а внутри уже речь о другом. Если в какой-то момент в письме будет несколько дел, нам придется отвечать на него дольше – пока не сделаем всё. Обсуждение затянется. Наконец, когда мы перешлем эту цепочку, в ней будет обсуждение нескольких параллельных вопросов. Например, если с этим адресатом возникнет конфликт и нам придется подключать руководителя, мы вывалим на него много ненужной
Чтобы такого не было, придется самостоятельно следить за ходом переписки:
Если в ветке появляются вопросы не по теме, ответы на эти вопросы нужно давать в новых ветках. Прямо не полениться, создать новое письмо, заново сформулировать тему, добавить нужных людей и только потом отвечать адресату.
В исходной ветке стоит ответить только на те вопросы, которые касаются темы этой ветки.
Если адресат продолжает отвечать невпопад в разных ветках, можно вежливо его скорректировать: «Иван, я боюсь запутаться в наших переписках. Давайте обсудим этот вопрос в переписке с темой такой-то».
Часто люди видят ваше имя в переписке и вспоминают, что у них к вам есть еще одно дело. Они не раздумывая нажимают «Ответить» и пишут всё, что у них на уме, не обращая внимания на тему. Пусть это вас не расстраивает: это не потому, что люди намеренно хотят разрушить вашу систему деловой переписки. Просто вы им нужны и они в этот момент не думают о теме.
Если собеседник отвлекся от темы –
создайте новую ветку.
Единственная ситуация, когда допустимо в одном тексте закладывать много мыслей, – когда нам очень дорого выпускать такие тексты или нет технической возможности сделать несколько публикаций.
Например, мы оказались отрезанными от интернета. Единственный способ связаться с нужными людьми – через телеграф. Тогда и в тексте не разгуляешься, и отправлять десять телеграмм на разные темы тоже не с руки. Но надо понимать, что читать такую телеграмму неудобно.
Или мы стали президентом большой страны, и нам нужно раз в год обратиться к гражданам. Когда обращение один раз в год, люди это ценят и обращают внимание. А если обращение будет ежемесячным, скоро народ привыкнет и вообще не будет слушать. Тогда да: собираем все мысли и выстраиваем длинный рассказ, который потом обсуждают все политические комментаторы.
Или наш самолет на взлетной полосе, мы вот-вот выйдем из зоны действия сотовой сети, и нам нужно срочно передать в офис важные сведения о проекте. Тогда простительно, что мы эти сведения уместим в одно письмо, а то и в голосовое сообщение. Коллеги поймут, что у нас не было другого выхода.
Вот и всё. В остальных случаях лучше сделать несколько текстов на разные темы.
Боюсь заспамить. Часто люди боятся отправлять несколько писем подряд, чтобы не перегрузить чужой почтовый ящик. Мол, одно письмо – еще ничего, а пять – плохо. Но дело ведь не только в числе писем, дело еще и в их содержании:
если вы мне поставили пять простеньких задач, я их быстро решил, ответил и сижу довольный, занимаюсь своими делами;
а если вы мне прислали одну мегазадачу, я сначала буду полдня прокрастинировать перед ответом, потом полдня отвечать и всё равно забуду что-то из нее сделать.
Поэтому не жалейте посты, статьи и письма. Байты бесплатные. А вот человеческое время, внимание и усилия очень дорогие, расходуйте их бережно.
Любому тексту – заголовок