Текст по полочкам. Краткое пособие по деловой переписке
Шрифт:
Когда перед вами текст из двух-трех слов, вы мгновенно его прочитаете. А когда текст занимает пару абзацев, несколько экранов или страниц, на чтение нужно решиться – то есть сказать себе: «Это достаточно важный текст, чтобы уделить ему время именно сейчас».
Заголовок как раз помогает решить, читать этот текст или нет. Если читатель видит в заголовке что-то важное, он охотно берется читать всё остальное. Если заголовок не важен – читатель охотно пропускает текст. Это нормально: мы хотим,
Да: когда читатель пропускает текст – это хорошо. Существует стереотип, будто читатель должен вникать в наш текст с начала и до конца, а если он читает его «по диагонали», то это плохо. На самом деле наоборот.
Читатели перегружены информацией. Любой текст сейчас читается по диагонали. Внимательно изучается только то, что читатель выбрал сам для себя. Он сказал: «Это настолько важно, что я готов впитать здесь каждое слово». Но таких текстов мало, вы не можете производить их в ста процентах случаев для ста процентов читателей.
В ситуации информационного перегруза больше всего раздражают не длинные и даже не бесполезные тексты. Если я сразу понял, что мне тут нечего читать, я с благодарностью пропущу этот текст. Раздражает, когда мне приходится разбираться. С точки зрения читателя это выглядит так:
Хороший текст – это тот, в котором я сам решил, что читать. Я быстро понял, где для меня важное, а где второстепенное. Я сам выбрал, что мне здесь читать, получил нужную информацию и пошел дальше заниматься своими делами.
Плохой текст – тот, который заставляет меня распутывать переплетения слов в попытке вычленить смысл. Это раздражает, потому что я хочу скорее заняться своими делами, а не разбираться в чужом тексте.
Нет: презентационный слайд без заголовка. Как мне понять, что означает эта диаграмма? Только читать весь текст, а я так не хочу.
Да: добавили заголовок. Теперь я понимаю, о чем этот слайд и график. Если мне это интересно, я прочитаю. Если нет – пропущу с радостью и буду благодарен автору за то, что он не потратил моего времени.
Нет: какое-то длинное официальное письмо. Непонятно о чем. Нужно разбираться. Пожалуй, не сейчас.
Да: О, это же то самое письмо, которое я так ждал!
Нет:
Да: такой же длинный пост, но теперь заголовок помогает мне решить, интересно мне это или нет.
В рабочих письмах роль заголовка играет тема. Хорошая тема письма состоит из трех частей:
1. О чем это письмо? Какого проекта касается?
2. Что от меня требуется? И требуется ли?
3. К какому сроку, если таковой есть?
По этой теме получателю будет легко самостоятельно решить, когда открывать ваше письмо и насколько оно срочное. Если письмо просто «для информации», он тоже это быстро поймет и не будет раздражаться из-за ненужной корреспонденции. Примеры неплохих тем:
До пятницы, 12 ноября: выгрузить базу клиентов (Омегатех)
Клеймор: отчет по продажам, III кв. 2021
Рассадка гостей на презентации 21 апр.
ДО КОНЦА ДНЯ согласовать рассадку на 21 апр.
А вот неудачные темы:
КП
– Что КП? О каком проекте идет речь?
СРОЧНО составить КП
– В какой срок? По какому проекту?
Задача по проекту
– По какому? Какая? Как мне это понять?
Отчет
– О чем? Как мне потом искать этот отчет в почте?
Презентация рассадка ВАЖНО
– Мне нужно тут что-то делать?
Основная ошибка в составлении темы такая: автор письма думает, что его получатель в любом случае откроет письмо. Поэтому не так важно, что написано в теме. «Ну подумаешь, неинформативная тема! Всё равно получатель обязан мне ответить. Вот пусть отвечает».
А в реальности так: человек открыл письмо и понял, что не может сию секунду ответить – например, он занят. Тогда он откладывает письмо и забывает, пока не вспомнит сам или мы ему не напомним.
Гораздо удобнее, когда у читателя есть возможность самому решить, когда и какие письма читать. Он хочет иметь возможность по одной лишь теме понять, что от него требуется. И уже исходя из этого расставлять письма в порядке важности.
Конец ознакомительного фрагмента.