Управление проектами для "чайников"
Шрифт:
Если вы полностью не согласны с решением Мэри, потому что оно повлечет за собой серьезные негативные последствия, его следует отменить либо приостановить. Интересы проекта и организации в данном случае выше.
Во всех остальных случаях нужно подтвердить полномочия, исходя из таких соображений:
• она знает ситуацию лучше, чем вы из рассказа Джо;
• может, ошибаетесь именно вы;
• пусть она сама на практике увидит, что были варианты и получше;
• ощущение постоянной опеки не способствует развитию ответственности за свои решения.
Вы
Звонок Джо сигнализирует о проблемах в трудовых отношениях.
• Возможно, вы недостаточно ясно объяснили в коллективе, изменения в распорядке. Сделайте это хотя бы для Джо.
• Если он посчитал данное решение ошибочным и начал действовать напрямую, укажите ему на нарушение субординации и подтвердите полномочия Мэри.
• Возможно, Мэри недостаточно понятно выразилась, отдавая распоряжение. Укажите ей на это, а также на необходимость удостовериться, что ее поняли правильно.
• Не исключены проблемы в личных взаимоотношениях Джо и Мэри. Следует поговорить с обоими, помочь разобраться в причинах и устранить их.
Кому можно доверить полномочия
Передача полномочий — всегда риск: за ошибки доверенных лиц отвечать будете вы. Чтобы меньше волноваться за последствия, примите следующие меры.
• Укажите точно, что именно вы делегируете. В недвусмысленной форме опишите работу, которую поручаете, особо подчеркнув, чего не следует делать.
• Выберите подходящую кандидатуру. Предварительно "определите, какие способности и знания понадобятся кандидату, и не выбирайте из тех, кто не соответствует требованиям.
• Делегируйте корректно. Объясните суть работы, предполагаемую трудоемкость и срок завершения.
• Контроль. Установите периодичность, с которой будете контролировать исполнение.
Делегирование обычно не бывает полным. Различают шесть уровней передачи полномочий.
• Доложить обстановку. Сбор и передача информации.
• Подготовить предложения. На основе собранной информации разработать варианты действий.
• Действовать по приказу. Быть готовым к выполнению некоторых разработанных вариантов.
• Действовать до отмены. Докладывать о планируемых действиях. Выполнять их до поступления других указаний.
• Действовать сообразно обстановке. Самостоятельно анализировать обстановку, разрабатывать план действий и осуществлять его. Докладывать только о результатах.
• Действовать самостоятельно. Полная самостоятельность действий.
Каждому уровню соответствуют определенные полномочия. Даже сбору информации, который предполагает самостоятельность выбора источников и сортировку. Основной критерий уровня полномочий — степень контроля перед началом действий.
Распределение обязательств
Решение о передаче полномочий является однонаправленным и с кандидатом не обсуждается. Тот, в
Иное дело обязательства. Тут предполагается соглашение сторон. Допустим, я согласился с вашим предложением провести опрос клиентов. Поскольку теперь рассчитывают на меня, то я не могу перепоручить принятое обязательство и не нести ответственности за результаты.
Явившись по вызову через неделю, вы докладываете Алисе, что у вас все готово, вот только Билл с графикой задерживает. Как вы думаете, что она скажет на предложение вызвать Билла и поинтересоваться, как идут дела и когда будет готова графическая часть доклада?
Возможно, она мягкая женщина и после паузы вежливо напомнит, что доклад поручен вам, в том числе и обеспечение готовности отдельных его частей. Проще говоря, обязанность по докладу возложили на вас, и вы не вправе перекладывать ее на других.
На отказ от непосредственного разговора с Биллом у вашей начальницы есть два веских основания.
• Контекстом этого будет ваша неспособность вести дела самостоятельно, в результате чего подчиненным придется решать вопросы напрямую с ней. Другими словами, речь идет о снижении вашего статуса в организации.
• Кроме того, ей придется выяснять, как вы ставили перед ним задачу и какие он давал обещания.
Теперь вам придется просить об отсрочке и стараться впредь не подводить Алису.
Как привлечь к ответственности тех, кто по служебному положению вам не подчиняется
Возможно, в вашем проекте работают люди, вам не подотчетные. Как возложить на них ответственность за работу?
Вы звоните ему и просите ввести в курс дела. Через несколько минут становится понятно, что лучше его эту тему не знает никто. Тут вы делаете ему предложение. Вы сообщаете, что вместе с тремя участниками проекта готовите инструкцию пользователя. Ее первая глава посвящена истории становления новой системы, и вы просите его оказать любезность и написать черновик этой главы. Эрик соглашается и обещает прислать черновик к следующей пятнице.