Управление проектами для "чайников"
Шрифт:
Окончательное утверждение команды проекта
Поговорите со всеми участниками проекта
• Сообщите об утверждении проекта и даты начала работ. Утвердить план проекта удается, как правило, не сразу и не всегда. Но как только это произошло, проинформируйте участников, чтобы они смогли включить эти работы в свои планы.
• Убедитесь, что договоренности остаются в силе. Пока план проекта находился на утверждении, возможности участия в нем некоторых работников могли измениться. Если рассчитывать на них уже не
• Пересмотрите еще раз распределение поручений и их трудоемкость. Уточните со всеми участниками их задачи. В зависимости от важности проекта постарайтесь как-то формализовать эти соглашения, будь то электронное письмо или наряд-заказ.
• Объясните участникам проекта, как сформирован коллектив, как он будет развиваться в дальнейшем, и начинайте. Познакомьте постоянных участников с теми, кто подключится в ходе выполнения, объясните, как это будет происходить, и приступайте к выполнению работ проекта.
Пункты типового наряд-заказа (см. рис. 9.1).
• Идентификаторы работ — название и номер проекта, наименование и код работы в структурной схеме работ. В дальнейшем они будут фигурировать во всех отчетах. Наименование и номер проекта — признак его официального статуса.
• Описание работ — производимые действия и их результат.
• Сроки начала, окончания и продолжительность (в часах) работ. Данная информация подтверждает:
– значение этих работ в рамках установленного графика и бюджета;
– уверенность привлекаемого участника в выполнимости указанной работы в указанные сроки при указанных затратах;
– наличие критериев оценки выполнения работ.
• Подписи работника, его начальника и руководителя проекта. Их наличие дает некоторую уверенность, что подписавшие правильно поняли соглашение и обеспечат его выполнение.
Рис. 9.1. Наряд-заказ, типовая форма
В случае отсутствия любой части этой информации примите все меры по по ее скорейшему установлению. Промедление может повлечь неприятные последствия.
Если формализация по этим вопросам неуместна в рамках вашего проекта, примите следующие меры.
• Запишите всю основную информацию. Если ваш проект не имеет официального статуса, т.е. наименования, номера и, возможно, сроков и бюджета, все равно то, в чем вы достигли согласия с другими, желательно иметь на бумаге.
• Добейтесь
Все ли учтены?
Для проекта важен ряд людей, не принимающих в нем непосредственного участия. Это распорядители и соисполнители.
• Распорядители — лица, чья оценка результатов проекта имеет решающее значение.
• Соисполнители — помогают выполнять проектные работы. К ним относятся как непосредственно занятые этими работами, так и лица, утверждающие выделение на них ресурсов.
Особое значение имеет главный сторонник проекта — влиятельное лицо вашей организации, которое оказывает вашему проекту всемерную поддержку (подробно о нем — в главе 7).
Перед началом работ встретьтесь с ним и другими важными лицами аудитории для окончательного согласования ряда вопросов.
• Проинформируйте об утверждении проекта и сроков начала работ.
• Убедитесь в неизменном одобрении утвержденного плана действий.
• Выясните, продолжают ли распорядители считать, что проект отвечает их замыслам.
• Уточните с соисполнителями, как они намерены содействовать проекту.
• Разработайте особый план вовлечения каждого из них в ход работ проекта, держите их в курсе дела.
Возможно, некоторые заинтересованные лица просто не знают, чем они могут помочь вашему проекту. Подумайте, как их можно использовать, и сообщите им об этом.
Заполнение рядов
Для выполнения запланированных работ проекта вам приходится искать работников с соответствующей специальностью и квалификацией в своей организации или привлекать сторонних людей или организации. Как бы вы это ни делали, в любом случае рекомендую изложить описание работ на бумаге, будь то простая памятка или подробный документ. Описание каждого вида работ должно, как минимум, содержать:
• наименование, номер и срок начала проекта;
• знания и навыки предполагаемых работников;
• описание, сроки начала и окончания планируемых работ;
• планируемую трудоемкость.
Если все предполагаемые участники работают в вашей организации, то:
• обсудите возможные кандидатуры в отделе кадров и с начальниками соответствующих подразделений;
• обсудите с каждым кандидатом предстоящий проект и предполагаемую работу, а также оцените его квалификацию;
• выберите лучших и дайте на них запрос;
• задокументируйте достигнутое соглашение.
Потребность в найме сторонних работников согласуйте с отделом кадров. Представьте туда полную информацию о знаниях, навыках и квалификации кандидатов и присутствуйте на собеседованиях.
Если необходимо привлечь стороннюю организацию для проведения отдельных работ, представьте в отдел договоров всю информацию о характере, объеме и трудоемкости этих работ, а также знаниях, навыках и квалификации, которые требуются для их выполнения. Постарайтесь присутствовать на переговорах.