Управление временем – как успевать жить и зарабатывать, управляя собой
Шрифт:
Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.
3. Поедание лягушек
Метод придумал мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси (Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs ). «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело – «съешьте лягушку». И потом
4. Временные блоки
У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти не сопоставимы по сложности и важности.
Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.
5. GTD
GTD (Getting Things Done) – это система продуктивности, придуманная бизнес-тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:
Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым – «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
Проводите ревизии – выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.
6. Канбан
Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.
Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком-нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.
7. Матрица Эйзенхауэра
Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.
8. Метод 4D
4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.
Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:
Do (сделать) – если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
Delegate (делегировать) –
Delete (удалить) – некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
Delay (отложить) – когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.
Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.
9. Хронометраж
Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой. Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский. Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.
Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на YouTube и в играх. Уделите этому пару недель. Потом пролистайте тетрадь, узнайте в лицо своих «хронофагов» и сделайте выводы. Может, вам нужно меньше смотреть забавные видео или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг – телефонные звонки.
10. Метод Тима Феррисса
Тимоти Феррисс – гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое – правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе – закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.
По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать – нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке – так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.
Ресурсное состояние (личные цели и отдых). План на день.
Временем мы управлять не можем, реально мы подразумеваем управление собой, управление нашими целями, задачами, сроками, планами. В конечном счете управление нашей жизнью .
Для наглядности можно прорисовать «дорожную карту», это позволит также текстом прописать и осознать долгосрочные цели, увидеть их пересечение и взять на себя ответственность за достижение цели. Мы рассмотрим это чуть позже.
В классическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуют ставить цели с помощью техники SMART, которая расшифровывается как возможность получить результат уже на стадии планирования :
Specific – конкретные.
Measurable – измеримые.