Управление временем

Кинан Кейт

Эффективно используем время поездок

Поездки зачастую связаны с посещением различных мероприятий и деловых встреч. Переезды, что ни говори, способствуют пустой трате времени, особенно если нужно преодолеть значительные расстояния. Поэтому всегда интересуйтесь целью поездки. Если вы любите командировки или у вас возникла необходимость провести деловую встречу далеко за пределами города, извлеките как можно больше пользы из этого «потерянного» времени.

• Захватите с собой ноутбук или персональный органайзер, чтобы, предварительно отключив

режим оповещения, немного поработать.

• С помощью диктофона, тихо, не создавая неудобств окружающим, работайте с корреспонденцией.

• Путешествуйте с коллегой, но будьте осторожны, посвящая его в курс событий. Может быть, не стоит рассказывать ему (или ей) все детали.

• Проверьте свой портфель и убедитесь, что все лишнее отправлено в корзину для мусора либо спрятано в надлежащем месте.

• Очистите карманы, портмоне и кейс от чеков; их лучше подшить к авансовому отчету.

• Прослушивайте с помощью плеера различные аудиокурсы, например пособие по управлению или уроки иностранного языка.

• Составьте подробный план и набросайте заметки на будущее.

• Прочтите то, что откладывали годами.

Делаем выводы

Если вам удастся включить в рабочий график все задания, требующие выполнения, появится больше шансов уложиться в срок. Вы успеете сделать все необходимое и, кроме того, найдете время для давно запланированных дел, на которые его никогда не хватало.

Укладывайтесь в поставленные сроки сознательно. Тогда вы избежите ситуации, когда выполнение дела затягивается и отбирает время, необходимое для последующих заданий, и не допустите эффекта снежного кома. Появится реальное ощущение, будто вы руководите временем, а не наоборот. Это даст уверенность в том, что вы держите ситуацию под контролем и можете выполнять бессчетное количество дел вовремя.

Спросите себя

Проанализируйте, как вы составляете график использования своего времени, и дайте ответы на следующие вопросы.

Укладываетесь ли вы в запланированные сроки?

Делите ли вы сложные задания на части?

Используете ли вы «время недоступности» для завершения важных дел?

Извлекаете ли вы всю возможную пользу из встреч с другими людьми?

Все ли ваши поездки действительно необходимы?

Планируете ли вы заранее, как будете использовать время в длительных командировках?

Правильно ли составлен график вашей работы, используете ли вы время с наибольшей эффективностью?

Все получится, если…

• устанавливать собственные сроки в рамках уже определенных;

• внедрять практику «времени недоступности»;

• разделять сложные задания на несколько этапов.

• планировать, чем заняться во время поездки;

• завершать запланированное в установленный срок.

Учимся беречь время

Беречь время намного легче, чем вам кажется. Все дело в самоорганизации. Есть много эффективных приемов управления временем.

Составляем

список дел

Многие считают, что способны выполнять несколько дел одновременно. Как правило, они ошибаются, и в итоге задания выполняются некачественно либо же не выполняются совсем. Секрет состоит в том, что нужно выполнять работу последовательно, по заранее составленному плану, в который можно иногда подглядывать, чтобы напомнить себе об очередности дел.

Составление списка дел – ключевой этап в самоорганизации. В этот перечень должны быть внесены приоритетные задачи, а также детальное описание их выполнения. Правильно составленный список – это половина пути к успеху. Есть несколько вариантов перечней, которые помогут вам распределять время.

• Составьте перечень дел, которые нужно завершить сегодня. Будьте реалистом. Не планируйте больше шести пунктов на день, поскольку вряд ли вам удастся выполнить все. Если одна и та же позиция включается в список больше трех дней подряд, ищите этому причину. Их может быть несколько: либо ситуация достигла критической точки и каким-то образом решится сама собой, либо же этот вопрос может подождать и не стоило вообще отводить ему первое место.

• Составьте список заданий, которые вам нужно выполнить за определенное время. Распределите дела в зависимости от важности и срочности. Это даст вам возможность контролировать события, а не зависеть от них.

• Покидая рабочее место, набросайте заметки на завтрашний день. Делайте записи даже тогда, когда вам просто нужно куда-то выйти. Отвлекшись, вы легко забудете, что планировали сделать в первую очередь, и не выполните задуманное.

Многие не соблюдают формальности и не делают заметок. Но однажды (как правило, в самый неподходящий момент) память может подвести. Психологические исследования показывают, что максимальное количество пунктов, которые можно удержать в памяти, – семь (плюс или минус два).

Кроме того, учтите такой факт: если вас прерывают в тот момент, когда вы пытаетесь что-либо запомнить, то, как следствие, вы начисто это забываете. Поэтому не ленитесь записывать свои планы. Благодаря этому вы:

• не забудете ничего важного;

• не будете вынуждены повторно идти или звонить, чтобы закончить задание;

• сможете регулярно вычеркивать из списка уже сделанное и знать, что часть заданий окончательно завершена.

Справляемся с бумажной волокитой

Есть некоторые, на первый взгляд, незначительные моменты, которые очень отрицательно сказываются на самоорганизации. Беспорядок на столе, в портфеле, шкафу для бумаг или автомобиле – яркое свидетельство того, что вы не в состоянии организовать себя и свою бумажную работу. Привычка ничего не выбрасывать может обернуться настоящей катастрофой. В один прекрасный день вы рискуете быть погребенным под горами макулатуры, годящейся разве что на растопку камина в уютном загородном домике. Единственный способ борьбы с бумажной волокитой – это работать с одним документом не больше одного раза. Внимательно ознакомившись с документом решите, что с ним делать дальше: