Упрости себе жизнь
Шрифт:
— Нужна ли мне эта информация под рукой, и не придется ли мне впоследствии, если я уничтожу этот документ, изрядно попыхтеть, чтобы добыть ее повторно?
— Поможет ли сохранение этого документа получить моим коллегам нужные сведения в мое отсутствие?
Разобравшись с правилами сохранения и удаления документов, на следующем этапе процесса планирования нужно определить структуру системы. Проблема в том, что сделать это можно бесчисленным множеством способов.
Выбранная вами структура должна отражать содержание и цель бумаг. Сейчас самое время просмотреть записи, которые вы делали во время их первичной инвентаризации, и решить, какие категории удовлетворяют стандартам, установленным вами на второй стадии планирования.
Этапы создания «Личного собрания данных» (ЛСД)
— Выяснить, что у вас есть.
— Определить, по каким критериям отбирать документы для дальнейшего хранения.
— Установить категории и структуру данных.
— Рассортировать и отсканировать документы, создать картотеку.
— Сделать резервную копию цифровой информации с целью ее защиты от потери или повреждения.
Теперь проанализируйте названия созданных категорий. Вам понятно значение каждой из них с первого взгляда (признаки 1 и 4)? Стиль названия соответствует принятым правилам (признак 6)? Например, вы используете названия компаний-поставщиков или имена их представителей, с которыми поддерживаете деловые отношения? Узнает ли содержание категории любой ваш коллега, только взглянув на ее название (признак 3)? Легко ли добавлять категории к списку, если в ходе составления картотеки обнаружится новая информация (признак 5)? Есть ли среди них слишком большие, требующие разбиения на подклассы? Если вдруг в какой-то группе окажутся тысячи объектов, то сможете ли вы разделить ее на меньшие структуры? Если большая часть вашей работы связана с клиентом X, то категорию можно назвать «Клиент X», а подкатегориями будут «Клиент X: договора аренды в Калифорнии», «Клиент X: договора аренды в Техасе», «Клиент X: договора аренды в Массачусетсе». Только вы можете определить, какие из них нужны для вашей работы.
Если разбиение информации на определенные виды дается вам с трудом, попросите оценить ваши идеи какого-нибудь коллегу, владеющего организационными навыками, или сотрудника службы управления персоналом. Ведь в экстренных ситуациях именно эти люди будут искать требуемые данные в вашей картотеке, поэтому сейчас самое время спросить их, какая система хранения им кажется наиболее удобной. К тому же они знают специфику вашей работы и хотя бы приблизительно представляют себе, каким образом вы ее выполняете. Такие люди будут весьма полезны, даже если вы и не испытываете проблем с классификацией данных.
На последнем этапе процесса планирования вы должны освоить инструменты, которые понадобятся для приведения документов в порядок. Вот их перечень.
— Большая горизонтальная поверхность.
— Учетные карточки или чистая бумага.
— Ручки.
— Измельчитель бумаг.
— Коробка для сбора макулатуры.
— Мусорная корзина.
— Сканер для документов.
— Компьютер.
— Пустые папки.
— Устройство для изготовления ярлыков или готовые этикетки.
— Картотечный шкаф.
Приводим бумаги в порядок
Наконец-то пришло время систематизировать ваше ЛСД. Во-первых, скажу самое главное: вам вовсе не обязательно делать это за один день. Хотя в книге эта работа и запланирована только на сегодня, многим людям удобнее отводить ей ежедневно по несколько часов в течение недели или месяца. Никто никого не торопит. Приведение документов в порядок — это не соревнование на скорость. (Хотя я бы с удовольствием посмотрела состязания по такой олимпийской дисциплине, как «скоростная организация».) Во-вторых, пока вы будете создавать порядок из хаоса, нет ничего страшного в том, что последнего временно станет еще больше. Но свет в конце туннеля обязательно появится. В-третьих,
Наконец, несколько полезных советов тем, у кого есть плохая привычка отвлекаться на посторонние занятия. (Ну, вы понимаете, что я имею в виду: речь идет о тех случаях, когда вы, засучив рукава, беретесь наводить порядок в своем офисе и вдруг загадочным образом оказываетесь в комнате отдыха.)
1. Устройте временную преграду, чтобы она физически перекрывала вам выход из офиса, пока вы заняты упорядочиванием документов. Например, поставьте перед дверью мусорную корзину. Полностью блокировать выход не надо, но если вдруг вы захотите покинуть поле боя, то волей-неволей, наткнувшись на корзину, задержитесь и подумаете о своем постыдном поведении: «Я же должна наводить порядок в бумагах, а не идти болтать с девочками в копировальной».
2. Установите будильник таким образом, чтобы сигнал раздался через десять минут после начала вашей бурной деятельности. Когда это произойдет, оцените промежуточные результаты выполненной работы и нажмите кнопку «Отложить». Когда часы опять зазвонят, снова оцените фронт работ — много ли вы успели за это время. Продолжайте устанавливать будильник до тех пор, пока не убедитесь, что серьезно подошли к делу и вас уже не нужно чем-то удерживать в комнате.
Сортировка
Вы помните, какие категории определили для системы хранения данных на третьем этапе процесса планирования? Сейчас пришло время их использовать. Запишите их названия на отдельных листках бумаги или учетных карточках и разложите на большой горизонтальной поверхности, — например на полу или столе переговоров. Далее начинается утомительный процесс сортировки документов по стопкам. Если для какой-то бумаги категория не предусмотрена и вообще не нужна в вашем ЛСД, немедленно отправляйте ее в измельчитель или в коробку для макулатуры. Но если окажется, что у вас нет подходящей стопки для документа типа ПСЗ или «Расширенное знание», создайте ее, запишите название на учетной карточке и складывайте бумаги туда.
Что отправлять в измельчитель? Перечислим документы, которые лучше уничтожать, чем бросать в коробку для макулатуры.
— Заполненные заявления на выдачу кредитной карты, которые в рекламных целях рассылают банки.
— Любые ненужные листы бумаги, где указаны адреса, номера счетов или коды доступа, даты рождения, бюджеты, фотокопии конфиденциальных документов, номера водительских прав, информация о трудоустройстве. Конверты и наклейки с адресом, сметные документы, просроченные справки, багажные квитанции, медицинская информация, пароли, отчеты, образцы подписей, номера социального страхования, дубликаты документов, командировочные удостоверения, использованные авиабилеты и вообще все те сведения о вас или вашем бизнесе, которые вам не хотелось бы обнародовать.
— Кредитные карточки с истекшим сроком действия, банковские карты, паспорта (после того как вы получили новый), любые идентификационные карты (из колледжа, армии, рабочие и т. д.)
— Отчеты о проверке кредитной истории продавцов.
Во время сортировки вы можете обнаружить документы, принадлежащие не вам, а кому-то из ваших коллег. В таком случае начните новую стопку, озаглавив ее именем этого человека. Позднее, когда закончите, скрепите ее зажимом и передайте собственнику. А если попадутся бумаги, которые должны быть у вас дома, а не на работе, создайте стопку «Дом» и складывайте их туда. Когда начнете упорядочивать документы дома, поступите аналогично: сложите в стопку «Работа» все, что следует отнести в офис.