Упрости себе жизнь
Шрифт:
Сканирование
Завершив сортировку бумаг и удалив ненужные, вы должны решить, какие документы перевести в цифровой формат, а какие оставить в бумажном виде. Если вы владеете художественной галереей или работаете в студии звукозаписи, то ваше ЛСД будет существенно отличаться от документации веб-программиста или учителя. Теории и стратегии, которые я предлагаю, по-прежнему действенны и для вас, но вам придется фотографировать объемные предметы, а не сканировать их, или делать цифровые записи звуковых файлов. А в бумажной форме останутся подписанные контракты, нотариально заверенные бумаги, квитанции и кассовые чеки (особенно если в вашей компании сотрудникам — скажем, вернувшимся из командировки — компенсируют расходы только на основании чеков, подтверждающих оплату), судебные документы. Меня часто спрашивают, нужно ли хранить налоговые бумаги,
Если вам по роду деятельности приходится выполнять много исследований, то вы обнаружите, что сканирование каждой прочитанной статьи оказывается весьма полезным. Допустим, вы помните, что что-то читали по этой теме, но забыли где. В этой ситуации вы легко отыщете нужное вам место с помощью функции поиска на вашем компьютере.
Кроме того, когда ко мне в офис доставляют журналы, я сразу же пролистываю их и вытягиваю листы с интересными мне статьями.
Все остальное отправляю в коробку для макулатуры, а вынутые листы сканирую и сохраняю на жестком диске в папке «Нужно прочесть». Когда появляется свободное время, читаю эти материалы. Благодаря такой процедуре я очистила свой офис от журнального хлама, а также не позволяю рекламе искушать меня ненужными вещами.
Уверена, что среди читателей найдется несколько человек, которые категорически против перевода бумажных документов в цифровой формат. Такой вариант тоже возможен, но, как я объясняла выше, искать связи между различными документами проще, когда они представлены в виде компьютерных файлов. Никто не умаляет ценности вашей бумажной картотеки, но просто знайте, что это не единственный и не самый лучший способ хранения документов. И не забывайте: если ваша картотека находится не в несгораемом и не в водонепроницаемом сейфе, то существует опасность ее уничтожения в случае пожара.
Сканер лучше использовать со встроенным программным обеспечением для оптического распознавания текстов. Оно представит отсканированный документ в цифровом виде, после чего вы сможете с помощью функции поиска легко находить нужные слова и фразы, что непросто сделать при работе с документами в бумажной форме.
Просмотрите по очереди все свои стопки и в ходе этой повторной сортировки создайте папку на компьютере, а при необходимости заведите и обычную папку для картотечного шкафа. Напечатайте на ней название категории, используя изготовитель этикеток. Это устройство обеспечивает четкую и качественную печать, что облегчит впоследствии вам или любому другому человеку поиск нужного документа в картотечном шкафу.
Названия папок и файлов на компьютере
Создавая новую цифровую файловую систему, сохраняйте отсканированные документы в виде файлов с описательными именами, отражающими дату, название проекта и категорию. Это облегчит поиск нужной информации в дальнейшем. Рассмотрим пример.
080 507-boyd-evernote.txt
Этот документ опубликован 7 мая 2008 года в виде поста (сообщение в блоге или интернет-дневнике) Стоу Бойда (известная в Интернете личность — «социальный философ и вебтрополог», как он сам себя называет) о программном обеспечении Evernote. Какой бы стиль имен файлов вы ни избрали, неизменно придерживайтесь его (признак 6). Мне нравится система, использованная в примере, потому что она позволяет отыскивать документ тремя способами — по дате, имени автора и содержанию. В моей работе дата публикации сообщения отличается от времени его создания, но важна для нас именно первая. Если же вам нужна только дата создания, можете ограничиться ее кодом в начале имени файла, поскольку она сохраняется автоматически как его часть.
Во многих системах управления документами предусмотрена возможность тегирования(сопровождения данных тегами, или «ярлыками»). Это означает, что в документ вводятся несколько ключевых слов, которые не появляются в тексте на странице, но именно по ним его можно отыскать, а также создавать взаимные ссылки между разными файлами. Тегирование особенно полезно при работе с изображениями и другими нетекстовыми файлами.
Также рассортируйте цифровые файлы по тем категориям, которые вы использовали в ходе планирования. Вероятно, вам придется некоторые из них разбить
Вы непременно обнаружите, что порой вынуждены работать с документами или файлами, не требующими длительного пребывания в вашем компьютере. В данном случае как нельзя кстати окажется папка «Временные» в каждом «Проекте». Установите периодичность ее чистки. Например, выделяйте на это пять минут в конце каждой рабочей недели. Следите за тем, чтобы файлы не задерживались в ней на неопределенное время, в установленный срок обязательно открывайте их и решайте, что с ними делать дальше.
Выше я уже говорила об одной очень полезной возможности цифровой файловой системы: один и тот же документ может появляться в разных местах. Такие ссылки легко создать, поместив ярлыки или псевдонимы в папки, которые не являются основным местом расположения файла. Вообще, ярлыки — самый удобный и одновременно наименее используемый организационный инструмент для незахламленного компьютера. Допустим, у вас есть проект, требующий применения логотипа клиента. Конечно, можно создать его копию, но в таком случае вам придется всякий раз при внесении в логотип изменений обновлять оба файла. Вот почему лучше поступить по-другому: для файла логотипа создать ярлык и поместить его на рабочий стол компьютера. Теперь один и тот же файл присутствует в двух местах одновременно.
Для создания ярлыка щелкните правой кнопкой мыши по файлу (для пользователей компьютеров Macintosh — щелкнуть мышью, одновременно удерживая клавишу «Control» или «Ctrl»). При этом на ПК Мае откроется выпадающее меню, в котором надо выбрать пункт «Создать псевдоним». Далее можете перетащить созданный псевдоним в любое место на вашем ПК. На компьютерах PC указывают пункт «Создать ярлык», а затем аналогичным образом перетаскивают его в нужное место.
Если вам не нравится использовать иерархическую файловую структуру или вы хотите повысить скорость доступа к информации, то лучше установить на компьютере поисковую машину для цифровых файлов.
Организация старых систем
Если у вас на компьютере есть масса старых файлов, сбросьте их все в папку «Архив». Это позволит начать все сначала, не потеряв старых данных. Если вдруг они вам понадобятся, у вас всегда будет к ним доступ, но в то же время они не помешают вам создавать новую файловую структуру. Когда же последняя заработает, вы сможете в свободное время рассортировать архивные файлы. Если же в вашей бумажной картотеке получился настоящий винегрет из старых папок и учетных карточек, то стоит их упорядочить, отсканировать и поместить уже в цифровом формате в новую компьютерную систему.
Защита системы
Упорядочив все свои документы, создайте резервные копии цифровых данных. Если в вашем в офисе есть локальная компьютерная сеть, то узнайте в отделе информационных технологий, не сделали ли они уже их сами. Если же вы работаете на дому или управляете собственным бизнесом, или просто хотите подробнее узнать, как делать резервные копии, то продолжайте читать этот раздел.
Жесткие диски имеют плохую привычку «умирать», и обычно это происходит в самый неподходящий момент. Чтобы не потерять данные, создавайте их резервную копию в двух местах — в онлайн-хранилище и на внешнем накопителе. Вы в полной мере осознаете достоинства первого метода, если пожар или какое-нибудь стихийное бедствие уничтожит ваш офис вместе с компьютером и подключенным к нему внешним носителем. Чтобы обеспечить безопасность, зашифруйте данные перед их загрузкой в Сеть. (Узнайте в ИТ-отделе компании, не нарушаете ли вы корпоративную политику, используя онлайн-резервирование.) Также не забудьте передать свои логин, пароль и ключ шифрования какому-нибудь доверенному лицу или в отдел кадров для помещения в ваше личное дело.