Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня
Шрифт:
Найдите свой ритм рабочего времени
Для того чтобы успешно и с удовольствием выполнять свою работу, нужны не только умение управлять собой и хорошая организация рабочего места — необходимо также подобрать правильный, сугубо индивидуальный ритм работы. Сюда входят понимание и избавление от ваших слабых сторон и комплексов, а также регулярные паузы в работе и маленькие фитнес-упражнения в офисе. Но сначала мы рассмотрим проблему, с которой почти каждому из нас приходилось сталкиваться: откладывание в «долгий ящик» неприятных для нас дел.
Откладывание
Ваш ежедневник переполнен, на почте грудой лежат предупреждения о неотвеченных письмах. Если такое положение дел сохраняется неделями и не меняется даже в относительно спокойные периоды, то это может превратиться в проблему хронического свойства, а именно — откладывание дел «в долгий ящик». Делая следующие шаги, вы сможете открыть причины вашей проблемы и с ней справиться.
Если вы склонны часто откладывать ваши дела «на потом», то это — вероятный признак того, что вы относитесь к хорошим, усердным работникам. Иногда вы добиваетесь даже слишком высокого качества, это известно и вам самим, и всем остальным. Однако вы находитесь под психологическим давлением, и в глубине души испытываете страх. Вы боитесь не оправдать возложенные на вас надежды и прилагаете лишние усилия.
Ваше подсознание стремится воспрепятствовать этому, потому что оно призвано заботиться о вашем благе. Это оно заставляет вас заниматься посторонними, неважными вещами — и действует при этом чрезвычайно умно. «Ты — гений, ты все сделаешь в рекордный срок, дай себе немножко передохнуть...» — так нашептывает подсознание на ушко сознанию. А уж оно-то, в свою очередь, дает убедить себя в том, что вам можно немного полентяйничать.
Ваше подсознание достигает своей цели: вы позволяете себе отдохнуть. Такие подсознательные импульсы и побуждения — часть нашей природы: эта та часть вашего существа, которая, подобно вашему домашнему любимцу, всегда готова поджать лапки и удобно улечься где-нибудь в уголке. Однако важное и спасительное (в некоторых случаях) подсознательное торможение чаще всего воспринимается вашим сознанием как помеха. Поэтому нелегко почувствовать баланс между необходимой паузой в работе и опасным промедлением. Подсознательная защита обладает мощной разрушительной силой: вы постоянно отсрочиваете выполнение дела и в результате становитесь добычей безделья и лени. Вы начинаете сомневаться, теряете ориентиры и сами себя низводите с высот.
«Откладывать в долгий ящик» не означает, однако, что вы ленивы, поскольку ленивые довольствуются малым. Это, скорее, болезнь прилежных людей, которым мало того, что они достигли. Их истинный враг — это страх выглядеть плохо перед другими и самим собой.
Если вы страдаете синдромом откладывания «в долгий ящик», то поступите следующим образом: примите ваши проблемы как должное, не стыдясь и не проклиная себя. Это даст вам силы что-то предпринять, окажет необходимую поддержку. Ниже вы найдете несколько наиболее дельных советов, как перестать все время откладывать дела «на потом».
Ваша ошибка. Вы работаете длительное время без перерывов.
Решение.
Ваша ошибка. Вы слишком концентрируетесь на результате и мало внимания уделяете точности выполнения работы.
Решение. Потрудитесь быть внимательным также и к мелочам. Если вам надо написать что-нибудь от руки, пишите разборчиво и не слишком быстро. Замедляя темп, вы в конце концов существенно повысите эффективность своей работы, потому что при ее выполнении у вас исчезнет ощущение спешки и отчужденности.
Ваша ошибка. Вы отдаете предпочтение более легким, но менее важным заданиям, потому что они выполняются быстрее. А работа, в которой другие считают вас асом (написать речь, создать проектный план), отодвигается вами на второй план, — несмотря на то, что это именно та область деятельности, которая так важна для вашего успеха.
Решение. Свяжитесь по телефону или лично повстречайтесь с теми, кто будет оценивать вашу работу. Как только появится «живая связь», вы с большей легкостью снова посвятите себя забытым вами задачам. Расскажите о ваших проблемах другим.
Те, кто откладывает дела, часто оказываются в замкнутом круге: они не решаются уточнить, насколько они отстают по времени в выполнении плана, и им ничего не остается, как надеяться на чью-либо помощь.
Ваша ошибка. У вас неверное представление о преимуществах, которые может дать вам ваша работа. Вы полагаете, что должны получить особые условия или почувствовать вдохновение.
Решение. Не ждите оптимальных условий, начните прямо сейчас. Поставьте себе реальные, но жесткие сроки: «В течение следующего часа я сделаю три самых неприятных звонка».
Для лучшего планирования и выполнения своих задач важно, чтобы вы научились реально оценивать свое время. Рассчитайте, сколько часов и минут нужно вам для решения обычных задач, но сделав скидку на возможные препятствия, то есть не рассчитывая на идеальные условия труда. Так, инженеру требуется в среднем час, чтобы вникнуть в суть одной страницы инструкции по эксплуатации. Если инженер очень опытный, ему, возможно, потребуется всего 15 минут. Но если этот опытный инженер — вы, то вам не стоит поддаваться искушению и устанавливать для себя этот минимальный отрезок времени в качестве нормы.
Разделите трудные задания на части, продолжительность которых составляет не более одного дня. Договоритесь, например, с кем-нибудь из клиентов, что к определенному числу он получит промежуточные результаты вашей работы. Этим вы, с одной стороны, поставите себя в жесткие рамки, но, с другой, — сможете лучше планировать время и оценивать свои возможности, а значит, избежать нежелательных промедлений.
Попробуйте хотя бы один раз сделать следующее: завершите работу значительно раньше, чем могли бы. Не говорите о том, что работа уже готова, представьте ее точно в срок. Вы ощутите прилив сил и насладитесь обретенным покоем, возможно, вам придется это по вкусу.