Выставка. Техника и технология успеха
Шрифт:
Для оценки степени достижения целей при участии фирмы в выставке необходимо разработать методику расчета показателей.
В начале этой главы было отмечено, что каждая цель должна быть качественно, а лучше количественно измерима.
Бюджет
Составьте список товаров и услуг, которые вы хотите продемонстрировать на выставке, и определите, как вы хотите их показать.
Установите виды и объемы необходимых материальных, финансовых и трудовых ресурсов для достижения каждой
Составьте примерные статьи расходов и определите сроки оплаты.
Своевременное составление бюджета является важнейшим компонентом. В зависимости от числа и опыта предыдущих участий в выставках степень детализации статей расходов будет различной.
Если фирма участвует в выставке первый раз, то трудно точно рассчитать сметную стоимость. Однако существуют общие рекомендации, которые помогут сориентироваться. Перечислим необходимые расходы:
– организационный взнос за участие в выставке;
– затраты на экспонаты;
– зарплата персонала;
– затраты на рекламу;
– затраты на изготовление буклетов, программ, приглашений и т. п.;
– затраты на монтаж и демонтаж стенда;
– затраты на транспортировку стенда;
– затраты на презентации, сувениры, подарки и т. п.;
– затраты на почтовые отправления, телефонные переговоры, рассылки факсов и электронную почту;
– затраты на канцелярские товары и расходные материалы;
– затраты на таможенные процедуры;
– затраты на страхование;
– затраты на питание (банкеты, обеды, фуршеты, ланчи и кофе-брейки);
– прочие расходы.
Уточнение всех расходов производится после окончания каждого этапа и всей выставки в целом.
Экономическая или иная выгода от участия в выставочной деятельности не всегда может быть рассчитана точно.
Прошла ли выставка успешно или неуспешно, можно определить путем сравнения достигнутых целей с плановыми. Более подробно вопросы оценки результатов рассматриваются в главе 6.
Выводы и рекомендации
Выставки и ярмарки имеют многовековую историю, на сегодняшний день это отдельная отрасль мировой экономики.
Выставка – уникальное событие, поскольку в заранее известное время на ограниченной территории, которая заблаговременно определена, встречаются все заинтересованные стороны бизнес-процесса – физические и юридические лица.
Каждую выставку можно классифицировать по пяти основным признакам: географическому, тематическому (отраслевому), значимости мероприятия, территориальному и времени функционирования.
Особого внимания заслуживает постановка целей участия вашей фирмы в выставке.
При принятии окончательного решения об участии в выставке необходимо тщательно проанализировать финансовую сторону, наличие материальных и трудовых ресурсов.
Выставка как инструмент маркетинговых исследований при ее правильной организации является очень эффективной.
ГЛАВА 2
Выставка как сложная система
Общий
Выставка может рассматриваться с различных позиций: устроителей, посетителей, экспонентов, административных органов власти, средств массовой информации и т. п.
Любая выставка базируется на «трех китах»:
– устроители;
– экспоненты;
– посетители.
Киты бороздят моря-океаны бизнеса. Каждый из них имеет свои цели, некоторые из которых ясны и очевидны всем, другие же скрыты – так что о них можно только догадываться.
Для устроителей и экспонентов это в первую очередь увеличение прибыли, повышение имиджа, ведение конкурентной борьбы по расширению охвата территории, привлечение новых клиентов и поддержание контактов со старыми и т. д.
Если делать детальный анализ, то мы увидим, что некоторые цели у устроителей и экспонентов совпадают. Например, каждый из них заинтересован в большом количестве посетителей (прежде всего специалистов), в успехе выставки – чтобы она была популярной и проводилась систематически.
Естественно, что у устроителей и экспонентов имеются и противоречивые цели. Например, очевидно, что устроители заинтересованы в постоянном увеличении стоимости одного квадратного метра сдаваемой в аренду площади, а цели любого экспонента совершенно противоположны – они хотят стабильности.
Цели посетителей значительно разнообразнее, чем цели устроителей и экспонентов. Это вполне очевидно и понятно, поскольку категория посетителей сама по себе значительно больше по качественному, а самое главное – и по количественному составу. Несколько позже мы на этом остановимся более детально.
Выставка как система
Под системой обычно понимают совокупность взаимосвязанных, взаимозависимых элементов, предназначенных для достижения какой-нибудь одной или нескольких целей. Все, что связано с изучаемой системой, называют окружением, или внешней средой.
Системный подход позволяет исследовать как всю систему (выставку) в целом, так и по отдельным частям – элементам (подсистемам). Когда встает задача исследовать отдельные элементы системы, широко используется принцип декомпозиции.
Суть декомпозиции (разбиения, расчленения, разделения) системы – в том, что по выбранному критерию декомпозиции с учетом введенных ограничений выделяются подсистемы. Причем при дальнейшем изучении данная подсистема рассматривается уже как система, а все остальное (другие подсистемы) – как окружение. При необходимости «новая» система в свою очередь может быть декомпозирована на подсистемы. Этот процесс продолжается до тех пор, пока вы не получите желаемый результат: нужный элемент для последующего детального анализа.