Залоговик. Все о банковских залогах от первого лица
Шрифт:
Матрица ответственности используется для графического отражения процедур с помощью блок-схем.
2.3.2. Опрозрачивание работы. Графические карты
Бизнес-карта позволяет показать инициирующие и завершающие процедуру события, связи между действиями, границы зон ответственности подразделений. Графические карты наглядны, эффективны при аудите процесса и организации взаимодействия его участников. Изучение рабочего процесса с помощью карты требует в разы меньше времени, чем усвоение той же информации в формате текста.
Рис. 2.10. Вертикальное построение
Рис. 2.11.
Корректировать последовательность операций, роли и функционал служб банка в процедуре можно, только видя одновременно всю цепочку действий в ней и взаимосвязи подразделений при выполнении этих действий. Для банковского технолога инструмент картирования процессов ценен возможностью задействовать исполнителей операций. С сотрудниками пошагово обсуждают фактическую последовательность действий и возможность оптимизации контрольных показателей.
Принципы построения бизнес-карт
Для визуализации залоговых процедур можно использовать программы Microsoft Office Visio либо Business Studio 4.0 [91] . Способов графического построения карт множество. Наиболее распространены горизонтальный и вертикальный тип (рис. 2.10–2.11). Прежде чем чертить схему в программе, повесьте на стену листы для флипчарта по числу служб, участвующих в процедуре. Лист флипчарта отлично имитирует вертикаль/горизонт ответственности подразделения. Бумажные стикеры используют для обозначения действий в операциях. Стикеры подразделений для удобства должны отличаться по цвету. Подписывая стикеры, отразите на листе флипчарта последовательность действий в процедуре, сначала укрупненно, а затем более детально, постепенно декомпозируя операции. Чертить сквозные взаимосвязи между действиями мы будем уже непосредственно в программе.
91
http://office.microsoft.com, www.businessstudio.ru.
Графическое отражение бизнес-процесса предполагает соблюдение следующих правил:
1. От сложного к простому. Декомпозиция процесса начинается с отображения генеральной карты. Далее формируют карты подпроцессов и при необходимости – карты сложных операций.
2. Единая система обозначений. На всех картах вводится универсальная система обозначения связей и событий. Пример приведен на рис. 2.12.
3. Начало и конец. Отражение действий на карте должно начинаться с точек входа (инициирующих событий). Точек входа может быть несколько. Все действия должны быть логически завершены точками выхода (завершающие событие) либо при помощи связей образовывать замкнутый цикл.
4. Организация связей. Действия службы должны располагаться строго в рамках горизонта ответственности. Связи между действиями не должны пересекаться и накладываться друг на друга. Параллельные действия служб в одном временном интервале отображаются на разных горизонтах ответственности и для удобства могут заключаться в единый контур.
Небольшие секреты Microsoft Office Visio:
• удобство восприятия карты обеспечит единообразие размеров одинаковых типов обозначений и линейный принцип расположения символов действий;
• если требуется больше четырех точек связи для символа действия, искусственно введите дублирующее действие;
• точной состыковки символов действий можно добиться, зажав Shift и перемещая выделенный символ при помощи клавиш «вверх/вниз».
Примеры построения графических карт залоговых процедур (верификация отчетов независимых оценщиков при ипотечной программе и мониторинг залогов) приведены на рис. 2.13–2.14. Хронометраж действий отображается на карте путем подписания соответствующих линий взаимосвязей. Полученные карты процедур используют для расчета ресурсов (временных, человеческих),
2.3.3. Нормирование ресурсов и штатное расписание
Управление ресурсами в залоговом процессе сводится к поиску баланса разумно достаточного времени на выполнение операций и минимально обоснованного количества сотрудников, требуемых для их выполнения. Решение этой задачи заключается в математическом расчете необходимых ресурсов, который трансформируется в штатное расписание.
Методы обоснования штатного расписания залоговой службы в банках, как правило, основываются на экспертных или расчетных оценках. Примером экспертного метода может быть привязка численности сотрудников к количеству обслуживаемых договоров в кредитном портфеле. Экспертный метод опирается на анализ укрупненных функциональных блоков и не учитывает хронометраж отдельных операций при нелинейном функционале. Так, если кредитное обязательство обеспечивают несколько договоров ипотеки, то в логику метода не укладывается необходимость периодических регистраций в Росреестре дополнительных соглашений к договорам залога. Потому «это не наш метод».
Мне ближе расчетный метод, базирующийся на процессном подходе. Данный метод предполагает анализ временных затрат по каждой из операций, выполняемых залоговиками в рамках залогового сервиса, и масштабирование расчетов на весь залоговый процесс. Функционал залогового специалиста при этом представляется как набор операций. Обсудим практику применения расчетного метода.
Используя бизнес-карты, суммируют временные затраты на выполнение действий в операциях. В качестве инструмента оцифровки временных затрат может использоваться график Ганта. График позволяет наглядно отразить длительность работ, точки начала и завершения действий. Такая схема оцифровки деятельности предполагает допущения:
• операции последовательны, возможность параллельного выполнения операций не учитывается;
• хронометраж действий представлен как идеальная последовательность без отклонений.
На практике оба допущения работают в противофазе и нивелируют друг друга.
Табл. 2.20 [92] . Матрица ответственности в процедурах залоговой службы банка
92
Учебный пример. Состав действий в операциях, участники и их роли могут отличаться в реальных процедурах.
Рис. 2.12. Пример унифицированной системы обозначений для бизнес-карт
Рис. 2.13 (рисунок также размещён на сайте МИФ:
Рис. 2.14 (рисунок также размещён на сайте МИФ:
Залоговый процесс по каждому из обслуживаемых кредитных продуктов разбивается на процедуры первичной и последующей работы с обеспечением. Обозначим участок первичной работы символом «А», а блок последующей работы – «Б». Пример использования графика Ганта [93] для оцифровки операций на участке «А приведен на рис. 2.15.
93
Программное обеспечение для построения графика Ганта – Microsoft Office Project.