...Организуя PR своего бизнеса
Шрифт:
Например , то, что является значительным событием для специализированной или региональной прессы, может оказаться слишком «мелким» для деловых изданий.
• Заголовок, из которого следует, в чем суть пресс-релиза и его важность для аудитории конкретного издания. Главная задача заголовка – привлечь внимание редактора.
• Первый абзац – несет в себе основную идею всего текста и должен иметь самостоятельный законченный смысл.
• Начало документа с интригующего утверждения, поражающих статистических данных или провокационного вопроса.
• Назначение – заинтересовать аудиторию с помощью доступной информации и добавления интересных
• Стиль изложения – деловой и доступный.
• Включение короткого комментария или высказывания одного из лидеров компании делает текст более живым и актуальным.
• Информативность и ограниченность рекламы.
• Размер – на одной странице А4.
• Фраза не должна содержать более 10 слов, иначе предложение становится слишком перегруженным.
• Справочную информацию о компании, направлениях ее деятельности, продуктах и финансовых показателях лучше дать отдельно после основного текста пресс-релиза. В конце сообщения: контактное лицо (должность, телефон, e-mail), у которого журналист сможет быстро и своевременно получить уточнения по содержанию пресс-релиза.
Рекомендация специалиста.
При рассылке пресс-релиза по e-mail постарайтесь учесть следующие моменты:
• Самая важная информация должна находиться в теме письма и в тех абзацах, которые будут видны в «первом экране».
• Перед текстом пресс-релиза в теле письма можно сделать пометку «Информация для СМИ» или «ПРЕСС-РЕЛИЗ».
• В теле письма необходимо разместить текст или краткую аннотацию. Помните, однако, что он может отразиться в нечитаемой кодировке. Поэтому и тема письма, и название вложенного файла должны давать общее представление о теме пресс-релиза.
• Не бойтесь прикреплять вложенные файлы с пресс-релизом – в любом серьезном издании есть антивирусные программы, которые проверяют почту на возможные вирусы. Если ваш пресс-релиз покажется интересным – его обязательно прочитают.
• Дайте ссылку на раздел сайта компании, в котором вы выложите дополнительную информацию – например, фотографии и логотипы компании. Они должны иметь хорошее разрешение – бумажные издания могут отказаться от публикации новости из-за отсутствия качественных иллюстраций к ней.
• По возможности отправляйте каждому личное письмо, т. е. указывайте в поле «Кому» только одного конкретного получателя. Если вы отправляете письмо на общий редакционный адрес, допустимо указывать несколько общих адресов одного издания (напр., адреса отдела финансовых и отраслевых новостей).
При отправлении пресс-релиза на остальные адреса не забудьте убедиться, что в поле «Кому» стоят «слепые копии», и получатели не увидят всего списка адресатов.
(Источник: Е. Рыбакова,
www.prlink.ru/services
).
Бывали случаи, когда пресс-конференция отменялась в последний момент, а через день в какой-нибудь газете выходил подробный отчет о ней не пришедших, но получивших пресс-релиз репортеров. Самый наглый из них даже опубликовал свое блиц-интервью с ничего не подозревавшим ньюсмейкером, который не смог прилететь на пресс-конференцию из-за непогоды и сидел в аэропорту другого города.
(Источник: Р.Гандапас. Рекламное измерение». 2001. № 1)
3. Составление программы
Например:
15.00 – прибытие участников, регистрация, выдача комплектов раздаточных материалов и сувениров (Вестибюль);
15.15 – кофе-брейк (Бар);
15.30 – презентация и выступление представителя информатора (Конференц-зал);
16.00 – вопросы и ответы (Конференц-зал);
16.30 – фуршет (Бар).
4. Выбор
Рекомендация . Прежде чем назначить день, убедитесь, что в этот день не запланировано событие большее, чем ваше, по масштабу. Обижайтесь – не обижайтесь, но журналистов на всех не хватает. Они, по-видимому, будут там, где происходит что-нибудь покрупнее. Если в один день с пуском конвейера на вашем предприятии состоится запуск космического корабля на Соборной площади, то, для того чтобы все-таки увидеть хоть одного журналиста, вам придется пойти на Соборку.
Лучшее время – вторая половина дня. Только не слишком поздно. Ибо ваша пресс-конференция только для вас – событие. Для журналиста же – повседневная работа… Мне приходилось собирать журналистов на пресс-конференцию группы «Браво» в субботу. Несмотря на мои протесты, устроители гастролей сказали, что другого дня просто нет. Теория и в этом случае подтвердилась: несмотря на интерес к объекту, журналистов собралось крайне мало. Запахло провалом. Но меня выручили музыканты группы «Браво» – они тоже не приехали.
(Источник: Р.Гандапас. Рекламное измерение». 2001. № 1
)
5. Выбор места
Место: удобное для приезда, солидное здание (чтобы запечатлели улицу и фасад), просторный зал (чтобы возникло ощущение массовости мероприятия), отсутствие зеркал (мешают телеоператорам) и колонн (мешают входящим и выходящим), тишина за окнами (для создания камерной атмосферы).
6. Приглашение журналистов и других участников
Худший вариант – рассылка факсимильных сообщений, да еще без предварительных телефонных переговоров. Лучший – открытки по почте или доставка курьером. Не позднее чем за сутки сделайте контрольные звонки.
Рекомендация. Кроме журналистов приглашаются так называемые «подсадные утки», которые могут задавать нужные вопросы новостного типа и направлять ход пресс-конференции в нужное русло.7. Работа с журналистами на пресс-конференции
7.1. Обеспечение журналистов.
Подарочный набор включает:
• Пресс-релиз.
• Информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать.
• Копии речей, произнесенных на пресс-конференции.
• Буклет о компании или о спонсоре события.
• Фотографии.
• Сувениры.7.2. Участие ньюсмейкеров.
Их основная миссия – выступление и ответы на вопросы.
Ответственность – за достоверность информации.ПРИМЕР . Был случай, когда количество сидящих в президиуме и в зале совпадало. Официальное, но… комичное зрелище.
7.3. Работа ведущего.
Ведущий отвечает за процедуру ведения пресс-конференции и информирование об окончании деловой части и приглашении всех на фуршет.
Создание на фирме специальной структуры по связям с общественностью
Каждая компания в процессе своего развития выстраивает и изменяет свою внутреннюю структуру определяя оптимальные модели формирования и управления своими подразделениями. Подразделения сокращаются – значит, дела плохи, увеличиваются – намечаются перспективы.
Подразделение фирмы – это организационный элемент ее структуры, не обладающий статусом юридического лица, реализующий отдельные внутренние и/или внешние функции фирмы (причем независимо от количества сотрудников в нем).
PR-отдел – это структурное подразделение фирмы, предназначенное для выполнения функций по установлению и развитию коммуникаций фирмы в установленном формате.
Разработка PR-коммуникации
Последняя включает: