500 советов секретарю
Шрифт:
В целом пресс-релизы предназначены для широкого обнародования. Тем не менее иногда они могут быть адресованы конкретным потребителям, ограниченному кругу лиц и газет, в частности если они затрагивают какую-то специфическую тему. В целом важно правильно подойти к выбору СМИ. Например, в экстренных случаях, продиктованных срочностью доведения до широкой гласности фактов, используют возможности радио и телевидения. В том случае, если материал содержит список имен, расписание мероприятий и тому подобное, лучше прибегнуть к услугам печатных органов.
В англоязычном документоведении сложились
Подводя итоги: в деловой практике существует огромное количество разновидностей писем. Здесь мы привели только основные их виды.
3.2. Язык и стиль переписки
В сфере официального общения мы пользуемся особой разновидностью языка, называемой официально-деловым стилем. Стиль – это функциональная разновидность языка. Это система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения в определенной сфере человеческой деятельности (науке, технике, праве, делопроизводстве и др.).
Очевидно, что особенности делового стиля – специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка сформировались под влиянием условий, в которых протекает письменное деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:
1) участники делового общения – преимущественно юридические лица – организации, учреждения, предприятия в лице действующих от их имени руководителей и других должностных лиц;
2) характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;
3) предметом делового общения является деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;
4) управленческие документы в подавляющем большинстве случаев ориентированы на конкретного получателя;
5) большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относится к повторяющимся, однотипным ситуациям.
Для делового стиля, жанром которого является деловая корреспонденция, в целом характерны:
1) нейтральный тон изложения;
2) констатирующе-предписывающий характер изложения;
3) точность и ясность изложения;
4) лаконичность (краткость) текста;
5) использование языковых формул;
6) использование терминов;
7) применение лексических и графических сокращений;
8) ограниченная сочетаемость слов;
9) преобладание страдательных конструкций над действительными;
10) использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже;
11) употребление словосочетаний с отглагольным существительным;
12) преобладание простых распространенных предложений;
13) употребление сложных рубрицированных перечислений.
СОВЕТ: придерживайтесь нейтрального тона в деловой корреспонденции: не допускайте изъявления чрезмерной любезности, равно как и небрежения,
3.3. Этика делового письма
Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима с точки зрения как ближайших, так и перспективных целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений.
В официально-деловой речи, где выбор обращения осуществляется из небольшого числа типовых вариантов, его функция оказывается в первую очередь регулятивной: обращение не содержит информации об адресате, но передает отношение к нему автора текста и определяет стиль общения.
Следование правилам речевого этикета предполагает внимательное отношение к социальной позиции адресата, в частности недопустимость занижения его статуса и завышения собственного, а также непревышение степени близости. В частности, традиционное русское обращение по имени-отчеству, безусловно, вежливо, но не всегда оказывается оптимальным. В нем наряду с информацией об уважительности содержится оттенок доверительности. Следовательно, отправителю сообщения, заинтересованному в том, чтобы подчеркнуть официальный характер отношений, следует предпочесть обращение по фамилии или должности в сочетании с дополнительным этикетным речевым средством (господин Сидоров, господин директор).
Составитель текста обязан руководствоваться не только личным вкусом, но и сложившейся в языковом коллективе этикетной традицией. Так, в современной русской деловой речи невозможно обращение «сударь» или «милостивый государь», что обусловлено не лингвистическими, а культурно-историческими факторами.
СОВЕТ: деловое письмо должно быть вежливым, строгим и позитивным.
Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Русская пунктуация предусматривает возможность постановки запятой, если обращение включено в состав предложения, и восклицательного знака – при изолированном обращении, несущем особую экспрессивную нагрузку. Однако в настоящий момент российская деловая переписка ориентируется преимущественно на англоязычные образцы, в которых восклицательный знак после обращения практически не используется. Отмечается тенденция к сокращению употребления восклицательных знаков при обращении и в отечественной документации. Тем не менее восклицательный знак остается уместным в письмах не вполне официального характера, когда важно подчеркнуть эмоциональную приподнятость и призывность тона (приглашение на праздник, письмо-реклама и т. п.).
Принципы выбора формы обращения при создании современного делового письма. Составитель текста должен обязательно принять во внимание следующие факторы:
1) общественную позицию адресата в соотнесении с собственной;
2) степень знакомства, характер отношений;
3) официальность / неофициальность ситуации общения;
4) этикетные разрешения / запрещения, действующие в данном речевом коллективе;
5) ассоциативный ореол, оценочность, стилистическую окраску каждого конкретного обращения.