500 советов секретарю
Шрифт:
Allright – (произносится «олл райт») – соответствует понятиям «все хорошо», «все нормально». Американизм английского происхождения. Допустим только в устной речи и в частной переписке.
Подводя итоги: для секретаря умение и талант написания делового текста, точного и убедительного и вместе с тем краткого и емкого является важнейшим профессиональным качеством.
3.4. Особенности оформления сообщений, передаваемых по электронным средствам связи
Правила
В древности сообщения на большие расстояния передавали барабанным боем, дымовыми сигналами и другими столь же примитивными средствами. Посылая сообщение, человек был вынужден полагаться на гонцов – пеших, конных или переправляющихся на судах. Связь эта была медленной и ненадежной. Так продолжалось до конца XVIII в., когда был изобретен первый телеграф.
Секретарю, несмотря на появление факса и электронной почты, достаточно часто приходится отправлять телеграммы, так как корреспондент, которому нужно что-то срочно сообщить, может не иметь факсимильного аппарата или электронной почты. Кроме того, факс – это лишь факсимильная копия документа, и он так же, как и электронный документ, без электронно-цифровой подписи юридической силы не имеет.
Составление текста телеграммы, а также ее отправку руководитель часто поручает секретарю. Поэтому секретарь должен хорошо знать общий порядок составления, оформления и отправки этого вида документов.
Под телеграммой понимается вид документа, определяемый способами передачи информации по каналам телеграфной связи. Подавляющая часть телеграмм относится к информационно-справочной документации с перепиской, содержащей срочную информацию для принятия решения, передача которой по почте не обеспечивала своевременность ее получения.
Требования к составлению и оформлению телеграмм, передаваемых для отправки, установлены «Правилами предоставления услуг телеграфной связи», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации 14.01.2002 г. № 12. В этих правилах телеграмма определена как «краткое текстовое сообщение, передаваемое, переданное или предназначенное для передачи средствами телеграфной связи».
В зависимости от местонахождения автора телеграммы и адресата телеграммы делятся на телеграммы внутренние и международные.
Правила гарантируют пользователям право на тайну телеграфных сообщений. В правилах оговаривается язык взаимодействия работников телеграфной связи и подающих телеграммы. На территории Российской Федерации – это русский язык и дополнительно, по усмотрению оператора связи, родные языки народов Российской Федерации.
Телеграммы делятся на категории и виды. Возможна подача телеграмм следующих категорий срочности (в порядке уменьшения срока прохождения телеграммы):
1) «телеграмма-письмо» (с отметкой «телеграмма-письмо»);
2) «обыкновенная» (без отметки);
3) «срочная» (с отметкой «срочная»).
В большинстве организаций применяются обыкновенная (простая)
По видам различают телеграммы:
1) с уведомлением о вручении телеграфом и с уведомлением о вручении телеграфом срочное (с отметками «уведомление телеграфом» или «уведомление телеграфом срочное» соответственно);
2) с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой «вручить (дата)»);
3) с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой «почтой заказное»);
4) с доставкой на художественном бланке «люкс» (с отметкой «люкс»);
5) заверенная оператором связи (с отметкой «заверенная»).
Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между столицами республик, краевыми, областными центрами, а также внутри любого населенного пункта, имеющего телеграфную связь, должны составлять:
1) для телеграмм категории «срочная» – не более 3 ч;
2) для телеграмм категории «обыкновенная» – не более 6 ч.
Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между любыми населенными пунктами, имеющими телеграфную связь, должны составлять:
1) для телеграмм категории «срочная» – не более 5 ч;
2) для телеграмм категории «обыкновенная» – не более 10 ч;
3) для телеграмм категории «телеграмма-письмо» – не более 24 ч.
Телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в передаваемую телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.
Передаваемая телеграмма должна содержать адрес (т. е. куда) и наименование адресата (т. е. кому) (если адресатом является гражданин – фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы адресата; если адресатом является должностное лицо – наименование организации, должность, фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы должностного лица; если адресатом является организация – наименование организации), текст телеграммы, подпись отправителя (по его желанию), отметки (если имеются) о категории и виде передаваемой телеграммы.
Составляется телеграмма в следующей последовательности:
1) отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается);
2) отметка о виде телеграммы;
3) адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата;
4) текст телеграммы;
5) подпись отправителя (по желанию отправителя).
Адрес телеграммы должен содержать все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения ее доставки по адресу без розыска и наведения справок.