500 советов секретарю
Шрифт:
Необходимо добавить, что на выбор формы обращения заметное влияние оказывает такие факторы, как степень важности обсуждаемого вопроса и значимость предполагаемой реакции адресата. Чем существеннее проблема, чем больше зависит от будущих действий получателя письма, тем более подчеркнутой должна быть вежливость обращения.
В то же время необходимо помнить, что претенциозность и вычурность стиля неуместны в деловой коммуникации и могут вызвать у получателя текста подозрения в неискренности адресанта. Поэтому последнее, но весьма существенное условие успешного обращения –
Типология обращений
Крайне важно правильно определить характер письма и отношение к адресату. Характер письма определяется его целью. Отношение к адресату определяет стилистику его изложения, характер этического наполнения. Если адресат – это более высокопоставленный, более сильный, мощный и независимый представитель структур управления, то это должно быть отражено в письме. Если адресат менее влиятелен, чем ваша фирма, то это также неизбежно должно найти отражение в письме. При этом тот, кто готовит письмо, должен решить, какое впечатление необходимо оставить о вашей организации у адресата. Может быть, необходимо убедить его в растущей силе вашей фирмы, ее надежности и тому подобном, может быть, необходимо сетование на недостаток средств и возможностей по развитию вашей фирмы и т. п.
С учетом изложенного составляется план письма. Обычно это этическое вступление, знакомство с фирмой, основные вопросы и просьбы, пожелания и заключение. Аргументация в письме должна быть не столько исчерпывающей, сколько достаточной. Деловые письма пишутся в нейтральном тоне изложения, в них не допускаются эмоционально-экспрессивная окраска и нелитературные обороты, даже если между сторонами существует серьезная конфликтная ситуация. Украшением делового письма является изысканная этическая его составляющая. Затем с использованием типовых речевых оборотов (языковых формул) создаются необходимые фразы для различных частей письма. При этом необходимо помнить, что типовые речевые обороты служат только основой и примером для реально создаваемых речевых фраз.
Письмо конкретному лицу должно исходить от конкретного лица. Не следует увлекаться терминологией, сокращениями и аббревиатурами. Текст делового письма не должен быть многозначным.
СОВЕТ: деловые письма составляются, за редким исключением, по одному вопросу. Формат письма А5 свидетельствует о скупости или бедности автора.
При составлении делового письма, когда уже определено и сформулировано его содержание, важно найти и правильно использовать языковые формулы для окончательной отработки подготавливаемого документа.
Приведем примеры некоторых из них:
Благодарим Вас за письмо…
Считаем целесообразным, обратить Ваше внимание…
Пользуясь предоставленной возможностью…
Обращаемся к Вам с убедительной просьбой…
Приносим
Направляем Вам…
К сожалению, мы вынуждены отказаться…
Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма…
В ответ на Ваше письмо напоминаем…
Согласно контракту…
В соответствии с…
В порядке оказания методической (консультативной, технической, научной, технологической, проектной и т. п.) помощи просим Вас…
Настоящим сообщаем, что….
Мы сделаем все возможное, чтобы…
Сообщите, пожалуйста, если Вам потребуется дальнейшая информация или помощь…
Мы очень надеемся, что Вы придете к положительному решению относительно…
Пожалуйста, сообщите…
Благодарим за приглашение посетить офис Вашей фирмы и за возможность познакомиться с ее персоналом…
Мы выражаем свои искренние и глубокие соболезнования в связи с …
Оплату гарантируем по получении счета.
Мы рады предложить Вам…
Фирма оставляет за собой право…
Приносим извинения за…
К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по причине…
Мы были бы очень признательны, если бы Вы прислали нам…
Приглашаем Вас…
С наилучшими пожеланиями…
Кроме традиционных языковых формул, в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул.
СОВЕТ: имейте в виду, что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего их партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя.
Entrenous (редко en) – между нами, т. е. просьба не разглашать содержание послания (пример: Оставляю все это entre nous).
Cito – срочно, пишется либо в конце распоряжения, либо в начале текста, отдельным абзацем.
Dixit – окончательное решение (аналогично фразе – «судья сказал»). Пишется отдельным абзацем перед текстом решения.
Notabene (NB) – очень важно. Пишется либо на полях у абзаца, где изложен важный материал, либо перед ним отдельным абзацем.
Nota nota bene (NNB) – весьма важно. Пишется аналогично.
Status quo (редко SQ, произносится «статус кво») – существующее на настоящий момент состояние дел (пример: Мы хотим сохранить status quo наших отношениях).
Postscriptum (PS) – после написанного. Пишется отдельным абзацем перед дописываемым текстом.
Postpostscriptum (PPS) – после, после написанного. Пишется только после текста PS таким же порядком. В современной переписке употребляется крайне редко.
О\'кеу (ОК, произносится «О кей») – соответствует понятиям: «да», «хорошо», «согласен». Американизм. Может использоваться в публичных выступлениях, в разговоре. Употребление в текстах документов неприемлемо и считается дурным тоном, хотя и встречается на практике.