Акционерное Общество - методические материалы, положения и инструкции (Выпуски 1-3, 5, 6, 9)
Шрифт:
Если в Обществе предусмотрена должность Секретаря Совета директоров, должно быть оговорено, кто может исполнять его функции в Положении о Совете директоров Общества. Регламентации подлежит тот факт, будет ли Секретарь назначаться из членов Совета директоров, и тогда на него могут быть возложены все обязанности Совета директоров по подготовке и проведению Общего собрания акционеров; или же Секретарь будет назначаться из персонала Общества, и, следовательно, он может выполнять только координационную работу, а обязанности Совета директоров по созыву и проведению Собрания акционеров должны быть возложены специальным
Обязанности Секретаря Совета директоров при организации и проведении Общего собрания акционеров определяются в Положении об Общем собрании акционеров.
Секретариат формируется из работников Отдела по работе с ценными бумагами и других отделов Общества по представлению Секретаря Совета директоров. Последний определяет объем работ и регламентирует обязанности каждого работника Секретариата. Члены Секретариата могут осуществлять свои обязанности постоянно или временно с отрывом или без от основной работы.
В состав Секретариата включаются и члены Счетной комиссии.
О графике своей работы Секретариат сообщает членам Ревизионной комиссии Общества, которая контролирует его деятельность, если это предусмотрено внутренними документами Общества.
[18] РЕГИСТРАЦИЯ УЧАСТНИКОВ ОБЩЕГО СОБРАНИЯ АКЦИОНЕРОВ ПРИ ОЧНОЙ ФОРМЕ ЕГО ПРОВЕДЕНИЯ
Для того, чтобы то или иное лицо было допущено до участия в Общем собрании акционеров, проводимой в очной форме, оно должно зарегистрироваться и получить мандат (свидетельство на право участия) и бюллетени для голосования.
Сроки регистрации
Время, выделяемое на регистрацию, зависит от численности акционеров Общества.
Регистрация может начинаться:
– в день проведения Собрания за 1-2 часа до назначенного времени, но не менее чем за полчаса до начала Собрания;
– иной день, указанный в уведомлении (за 1-2 суток до дня проведения Собрания), что может быть удобным для акционерных обществ с высокой численностью акционеров.
Организация места проведения
Регистрация организуется по месту проведения Собрания и ее процедура во многом зависит от конкретных условий, сложившихся на момент Собрания в Обществе. В обществах с высокой численностью акционеров для удобства регистрации Журнал регистрации участников Собрания может быть разбит на несколько частей (например, по буквам алфавита) для регистрации групп акционеров в разных местах (у разных столов). Регистрацию каждой группы акционеров проводят 1-2 человека.
У регистратора находится комплект, состоящий из мандатов, именных бюллетеней и, если это предусмотрено Положение об Общем собрании акционеров, табличек для голосования, информационных материалов, если предусмотрена раздача данных документов, на каждого акционера, который будет регистрироваться в данном месте согласно списку.
Выдаче мандатов и бюллетеней
Мандаты и бюллетени могут быть:
– подготовлены заранее;
– выписаны на готовых бланках в присутствии участника Собрания.
Поскольку количество участников Собрания всегда меньше, чем лиц, имеющих право участвовать в нем, мандаты рекомендуется выписывать по факту регистрации на зарегистрировавшееся лицо.
Они могут быть заполнены на каждого акционера, имеющего право участвовать в Собрании, по соответствующему списку акционеров,
– в первом случае вручаются документы, заполненные на каждого акционера, выдавшего доверенность;
– во втором - ему выписывается один документ, в котором указывается общее количество голосов, принадлежащее в совокупности всем доверителям.
Возможно несколько вариантов выдачи бюллетеней:
1. Весь комплект бюллетеней может выдаваться вместе с мандатом при регистрации.
2. При регистрации выдаются только бюллетени для голосования без указания вопроса повестки дня; остальные - после окончания регистрации или перед голосованием.
3. Если регистрация проводится за несколько дней до Собрания, акционеру выдается только мандат. Бюллетени участник Собрания в этом случае получает по мандату в день Собрания или перед началом голосования.
При принятии решения о порядке и сроках выдачи бюллетеней необходимо помнить, что предварительная выдача бюллетеней может сопровождаться их потерей или заменой в случае, если Собрание будет отложено или перенесено.
Процедура регистрация
При регистрации участник Собрания:
– предъявляет паспорт или другое удостоверение для идентификации его личности. Если в Положение об Общем собрании акционеров Общества не предусмотрено предварительное представление доверенностей в Общество, участник Собрания-доверенное лицо предъявляет доверенность при регистрации;
– получает мандат и бюллетени на голосование;
– удостоверяет факт их получения своей подписью в Журнале регистрации.
Регистрация проводится отдельно для акционеров и доверенных лиц по журналам, форма которых описана выше. Не позднее чем за день до проведения Собрания группа регистрации должна подготовить Список акционеров, имеющих право участвовать в Собрании, с учетом данных Журнала регистрации доверенностей и Журнала регистрации возвращенных в Общество бюллетеней. В нем в графе "отметка о выданной доверенности или возврате бюллетеней" напротив фамилии акционера, представившего доверенность, ставится ее номер, напротив фамилии акционера, возвратившего бюллетени, учитывающиеся при подсчете кворума и подведении итогов голосования, - отметка об этом, например, "бюлл". Если акционер выдал доверенность на его принадлежащих ему акций, а по остальным собирается присутствовать сам, сведения об этом одновременно заносятся и в Журнал регистрации акционеров и в Журнал регистрации доверенных лиц.
Любой акционер, независимо от того, представляет ли он на Собрании других акционеров, при условии, что он предварительно не выдал доверенность на представительство на Собрании другому лицу, регистрируется в Журнале регистрации акционеров Общества, имеющих право участвовать в Собрании, и получает выписанные на себя мандат и именные бюллетени для голосования в порядке, установленном Советом директоров Общества.
Например, если акционер В.В. является представителем группы акционеров согласно Журналу регистрации доверенных лиц, сначала он должен зарегистрироваться как акционер в Журнале регистрации акционеров и получить свои бюллетени для голосования.