Бухгалтерское дело. Учебное пособие

Бортник Николай Николаевич

Изучение объема и содержания учетной и отчетной работы существующей организации учетного процесса значительно облегчается при наличии предварительных схем документооборота по каждому участку учетной работы или отдельным видам операций.

Названные схемы служат контрольным документом при размещении и распределении учетной работы и используются для разработки документооборота. Схемы облегчают выявление и устранение ненужной работы, а также обеспечивают возможность исключить возвратные и лишние движения документов, проверить целесообразность течения учетного процесса и разумно использовать технику учета и труд учетных и других работников, принимающих участие в учетном процессе.

Изучение

учетного процесса и объема работы по этим схемам, а в отдельных случаях и ознакомление с работой исполнителей на месте позволяет более правильно установить и оценить содержание и объем работы каждого учетного работника, его загрузку, условия и сроки выполнения работы. Кроме того, по этим материалам изучается равномерность распределения работы во времени, зависимость одних исполнителей от других и применяемые ими приемы выполнения работы.

На основании данных такого изучения разрабатываются мероприятия по устранению обнаруженных недостатков в организации труда учетных работников и намечаются более целесообразные способы организации и планирования учетной работы.

Все замечания, соображения и предложения должны получать отражение на полях описей, схем документооборота или в отдельных записках. Эти материалы затем используются при разработке графиков работ.

Важнейшим вопросом при планировании учетной работы является правильное и равномерное распределение ее по срокам выполнения. Нецелесообразное и неравномерное распределение работы во времени относится к числу основных причин неритмичности в учетной работе, отсталости в учете и запоздалой отчетности.

Учетный процесс складывается из работ по учету и контролю хозяйственных операций в текущем порядке (текущий учет) и работ, выполняемых по окончании месяца, квартала и года.

В текущем порядке исполняются в течение месяца работы по приему, контролю и обработке поступающих от материально-ответственных и других работников первичных документов и отчетов, а также по записи из них данных в журналы-ордера, группировочные, накопительные и другие регистры. В том же порядке выполняются работы по производству расчетов с покупателями, поставщиками и прочими предприятиями, организациями, учреждениями, рабочими и служащими и составлению документов, связанных с этими расчетами.

По окончании месяца заканчиваются журналы-ордера и другие группировочные и накопительные ведомости; производится начисление амортизации основных средств, подготавливаются данные о выпуске продукции, об оказанных услугах и выявляется экономия или перерасход, полученные по производству; определяется результат от реализации продукции и материальных ценностей и выполняются другие работы, связанные с окончанием месячного цикла учета. Кроме того, производятся записи данных из журналов-ордеров в главную книгу, в аналитические счета и выполняются работы по составлению баланса и отчетных таблиц.

Завершение квартального цикла учета отличается от месячного не только своим объемом, но и рядом дополнительных работ, обусловливаемых обязательным уточнением расчетов, выявлением финансовых результатов, составлением отчетности и выполнением других работ, а также заключением (закрытием) учетных регистров за истекший год и подготовкой (открытием) регистров на новый операционный год.

Выполнение учетных работ в течение месяца предполагает определенную цикличность. Цикличность состоит из двух периодов, один из которых представляет учетный, второй – отчетный период. Учетный период включает в себя те дни календарного месяца, в течение которых протекает текущий

учет и контроль хозяйственных операций. Отчетный период представляет собой те дни, в которые выполняются работы, связанные с окончанием месяца и учетом и контролем текущих операций за эти дни.

Устранение неравномерности в распределении учетной и отчетной работы во времени возможно лишь при правильном планировании учетного процесса, при строго и хорошо продуманном размещении его как в учетном и отчетном периодах, так и внутри рабочего дня.

При планировании учетной и отчетной работы во времени необходимо предусматривать время для учетного периода в пределах 20–25 дней, а на отчетный период – 10–15 дней с расчетом выполнения в этот же период работы по учету и контролю операций текущего месяца.

При планировании в распределении учетной и отчетной работы во времени важным является также равномерное распределение ее внутри рабочего дня. При распределении работы внутри рабочего дня необходимо исходить из его полного и эффективного использования. Совершенно недопустимо, когда на протяжении учетного периода у многих работников рабочий день не уплотнен, а в отчетном периоде эти работники вынуждены работать с большой перегрузкой.

В целях наиболее правильного распределения работы в течение месяца каждая выполненная хозяйственная операция должна находить отражение в текущем порядке в короткие сроки. Такие операции, как приход материальных ценностей, отгрузка и отпуск продукции, кассовые, банковские, расчетные и другие операции, должны находить отражение в учетных регистрах в тот же день.

В целом ряде предприятий производится предварительная группировка записей. В зависимости от характера операций и установленных требований оперативного руководства записи в накопительные журналы могут производиться частными суммами ежедневно и пятидневками, декадными и месячными итогами. Степень группировки здесь будет зависеть от того, как и для чего в дальнейшем учетный материал будет использован. Например, для контроля за движением материалов по складам при журнально-ордерной форме учета группировка материалов производится: по приходу за один-два дня, по расходу за декаду.

Периодическая группировка данных особенно полезна при разработке вручную документов по приходу и расходу материалов, начислению и распределению заработной платы, реализации продукции. Однако при небольшом количестве материальных требований или сдельных нарядов, сменных рапортов и других документов группировка данных и записи их в учетные регистры делаются непосредственно по этим документам, без составления предварительных ведомостей.

Наоборот, при наличии большого количества документов, в частности, по начислению заработной платы рабочим-сдельщикам гораздо лучше группировать и накапливать суммы в специальной карте рабочего, периодически их подсчитывая. В этих случаях подсчеты рекомендуется производить по пятидневкам, декадам или полумесяцам с расчетом, чтобы их было меньше в отчетном периоде. Здесь вопрос решается не количеством операций или записей на протяжении месяца, а количеством часов, которые не будут затрачены на эти работы в период составления отчета. В этом особенность условия работы учетного аппарата, для которого правило «все, что можно сделать сегодня, не откладывая на завтра» является решающей гарантией успеха. Если учесть, что накопительные регистры при журнально-ордерной форме учета охватывают почти 100 %, а при других формах на многих предприятиях – до 80–90 % всех операций, то нетрудно оценить значение ежедневной записи в накопительные ведомости и журналы-ордера и их предварительный подсчет.