Бухгалтерское дело. Учебное пособие
Шрифт:
Все работы подготовительного порядка к составлению отчетности – изготовление бланков, предварительные подсчеты и другие подобные работы – планируются только на учетный период. На отчетный период относятся операции, совершающиеся за последние один-два дня месяца, и работа, связанная непосредственно с составлением отчетности.
К таким работам относится окончание оформления расчетных ведомостей и свода заработной платы, составление отчета по производству, составление заключительных статей и их запись в счета (за последние дни), окончательный подсчет учетных регистров, составление баланса и приложений к нему. Таким образом, вся учетная работа строится с расчетом, чтобы
Учетная работа на каждом предприятии не может протекать произвольно, самотеком. Следует планировать, каким работником, в какие сроки и каким способом должна выполняться та или иная учетная работа; кто и от каких работников, в какие сроки и для чего принимает документы и отчеты; каким работником и кому, в какие сроки передается выполненная работа и т. д. Таким образом, планирование учетной работы должно обеспечить правильное разграничение функций внутри учетного аппарата предприятия, ясное и четкое определение ответственности и обязанностей каждого учетного работника.
В основе планирования учетного процесса должен лежать объем учетной и отчетной работы.
Всю учетную и отчетную работу каждый руководитель учета обязан распределить между группами аппарата, а внутри каждой группы – между отдельными исполнителями и установить для них конкретные задания.
Многие предприятия объем работы, служебные обязанности и функции учетных работников представляют в должностных картах, инструкциях.
Должностные карты по своему содержанию можно подразделить на два вида. Карты первого вида содержат только перечень обязанностей без указания объема работы и сроков исполнения ее. Приведем выполняемую бухгалтером работу по учету заработной платы, оформленную должностной картой первого вида (табл. 31).
Таблица 31. Образец должностной карты первого вида бухгалтера по учету заработной платы
В должностной карте второго вида работа, выполняемая бухгалтером подотдела учета материалов, представлена в следующей форме (табл. 32).
Таблица 32. Образец должностной карты второго вида бухгалтера по учету материалов
Такое планирование (распределение) работы нельзя признать удовлетворительным. Оно не позволяет установить всей выполняемой каждый исполнителем работы и равномерность его загрузки в течение месяца.
Распределение работы между исполнителями по картам первого вида предусматривает лишь перечень выполняемой работы без указания, когда и какая работа исполняется. Эти карты не
Распределение работы по документам второго вида предусматривает лишь конечные сроки исполнения работы. В должностных картах второго вида работа планируется в отчетном периоде, а работа, выполняемая в учетном периоде, не предусматривается. Такое планирование работы не ориентирует учетных работников на ритмичную работу. В результате на протяжении учетного периода у многих работников рабочий день может оказаться незагруженным, а в отчетном периоде эти работники вынуждены прибегать к «штурмовщине» – этому наиболее нерациональному и порочному методу организации учетного труда.
На некоторых предприятиях план работы исполнителя подменяется многословной инструкцией, полезной лишь как руководящее пособие. Практически же план работы должен ориентировать работника на выполнение своих функций ежедневно, ежечасно. Отсутствие индивидуальных планов работ для каждого исполнителя и наличие не на все работы может привести к несоблюдению сроков выполнения учетных и отчетных работ, к обезличке, безответственности и бесконтрольности.
Наиболее эффективным и правильным способом распределения работы между учетными работниками является детальная разработка индивидуальных заданий, предусматривающих, в какие сроки (дни, часы) должны быть выполнены те или иные работы, какая из них в первую очередь, во вторую и т. п. Удачной формой такого задания в учетной работе является график.
Применяемые в учетной работе графики по своему содержанию, объему и назначению бывают индивидуальные, структурные и сводные.
Индивидуальные графики содержат перечень учетных и отчетных работ и функций каждого исполнителя с указанием порядка и сроков их выполнения. Индивидуальные графики являются планом учетной и отчетной работы каждого исполнителя, связанного с оформлением первичными документами хозяйственных операций, учетом и отчетностью.
Структурные графики, в отличие от индивидуальных, отражают в себе учетные и отчетные работы, осуществляемые всеми исполнителями цеха, отдела и другого звена предприятия. Например, график учетных работ цеха, график работ какой-либо группы, главной бухгалтерии и т. д.
Сводный график охватывает основные учетные и отчетные работы в целом по предприятию с указанием цехов, отделов и отдельных исполнителей и сроков окончания работ.
По структурным и сводным графикам руководители наблюдают ход работы и несут ответственность за осуществление в установленный срок работ каждым исполнителем подразделения и предприятия. Таким образом, индивидуальные, структурные и сводные графики представляют собой детально обоснованное планирование всего учетного процесса от составления первичных документов и до представления отчетности. Графиками охватывается работа не только учетных, но и всех других работников, связанных с документацией, учетом и отчетностью.
Графиками строго регламентируется движение отдельных документов по исполнителям, оформляющим их, и по этапам обработки, ими также определяются сроки выполнения работ и передачи от одного исполнителя к другому. Этим самым устанавливается ответственность каждого исполнителя за работу и обеспечивается ответственность каждого исполнителя за работу, повседневный автоматический контроль за соблюдением сроков, предупреждающий образование «прорывов» на отдельных участках и нарушение ритма учетной работы.