Чтобы читали и не ворчали
Шрифт:
– Да.
– Как часто?
– Каждый месяц.
Внезапно мой собеседник начинает широко улыбаться. На мой вопросительный взгляд он отвечает:
– Дело в том, что год назад мы поставили пароль на этот файл. Пока никто не спросил…
Не секрет, что в компаниях генерируются сотни бесполезных отчетов, которые никому давно не интересны. Бюрократия – суровая реальность крупных организаций. Но качество и размер подобных отчетов часто сами провоцируют такое к ним отношение.
Не последнюю роль в раздувании объема документов играет информационный мусор – попросту информация, не добавляющая ценности. Если
30 % – слишком абстрактная цифра, чтобы вызывать какие-либо эмоции. Много это или мало? Представьте себе типичного менеджера, который в среднем обрабатывает 600 страниц информации в месяц. Из этих шестисот 200 столь же информативны, как книга на незнакомом языке. И тем не менее руководители ежедневно тратят свое время на чтение подобной «литературы».
В ТЕМУ
Эту книгу лучше использовать не только как «учебник», но и как «задачник». Я рекомендую все разбираемые примеры сначала прорабатывать самим, пытаться найти ответ самостоятельно, и только затем смотреть на предлагаемое решение. Так вы лучше усвоите материал, и пользы от книги будет больше.
Что такое информационный мусор, проще всего объяснить на примере. Взгляните на предложение ниже.
В последние годы крупные российские компании существенно сократили сроки подготовки консолидированной финансовой отчетности в соответствии с МСФО, что может быть использовано как инструмент, помогающий укрепить доверие инвесторов к компании, в том числе за счет более быстрой публикации финансовых результатов на рынке.
Этот отрывок взят из коммерческого предложения одной консалтинговой компании. Консультанты пытаются продать проект по «быстрому закрытию», то есть сокращению сроков подготовки финансовой отчетности. Коммерческое предложение – достаточно важный документ и перед отправкой тщательно вычитывается. Но даже в этой окончательной редакции полно информационного мусора, проще говоря, лишних слов.
Ниже я выделил «мусор» цветом:
В последние годы крупные российские компании существенно сократили сроки подготовки консолидированной финансовой отчетности в соответствии с МСФО, что может быть использовано как инструмент, помогающий укрепить доверие инвесторов к компании, в том числе за счет более быстрой публикации финансовых результатов на рынке.
Посмотрим теперь на каждый мусорный элемент в отдельности:
• В последние годы – слишком общая конструкция, которая не добавляет реальной информации читателю. В зависимости от контекста может означать 50 лет, 20 лет или 3 года. Никакого способа определить, какой именно временной горизонт скрывается за этой уклончивой формулировкой, нет.
• Существенно – похожая проблема. Слово, которое никак не способствует пониманию реальной картины. «Существенно» – это сколько? 10, 20, 30 дней? Не имея точных данных, трудно делать какие-то выводы и примерять подобное утверждение к опыту своей организации.
• В соответствии с МСФО – слишком тяжеловесно, то же самое можно сказать проще. Например – «по МСФО».
• Что может быть использовано
• К компании – дублирование информации. Из контекста и так понятно, что в этом предложении речь идет о доверии к компании, а не к кому-то/чему-то еще. Нехитрым преобразованием предложения от этого слова можно избавиться.
• В том числе – чистый «мусор», смысл использования этого оборота в данном предложении непонятен.
• Более – лишнее слово, можно обойтись без него.
• На рынке – тавтология: финансовые результаты нигде, кроме как «на рынке», опубликовать невозможно.
Переботанная версия выглядит так:
Крупные российские компании сократили сроки подготовки консолидированной финансовой отчетности по МСФО, укрепив доверие инвесторов за счет быстрой публикации финансовых результатов.
Заметьте, после того как мы очистили предложение от информационного мусора, оно стало вдвое короче, но при этом совершенно не пострадало информационно. Наоборот, смысл фразы кристаллизировался, поскольку теперь не приходится тратить внимание на мусорные элементы.
ПРЕДСТАВЬТЕ СЕБЕ ТИПИЧНОГО МЕНЕДЖЕРА, КОТОРЫЙ В СРЕДНЕМ ОБРАБАТЫВАЕТ 60 °CТРАНИЦ ИНФОРМАЦИИ В МЕСЯЦ. ИЗ ЭТИХ ШЕСТИСОТ 20 °CТОЛЬ ЖЕ ИНФОРМАТИВНЫ, КАК КНИГА НА НЕЗНАКОМОМ ЯЗЫКЕ.
Перед тем как двигаться дальше, хотелось бы сделать одно замечание. Анализ, который мы с вами проделали в предыдущей главе, – по существу, работа литературного редактора. Она, безусловно, отнимает время и требует дополнительных усилий. При этом сложнее всего вам будет в самом начале, пока навык не использовать мусорные слова не станет автоматическим. Резонный вопрос – ради чего делать эту дополнительную работу? Оправдывает ли цель средства?
По моему мнению, более чем оправдывает. Дело не только в экономии времени читателя на работу с вашими письмами (просто за счет сокращения их размеров). Гораздо важнее качественное отличие «замусоренного» контента от «незамусоренного» – второй вызывает гораздо больше доверия и характеризует вас как профессионала. Обилие «мусора» всегда возбуждает подозрения, что вы имеете дело с дилетантом, который не ценит ваше время и не может отличить важное от второстепенного, практическое от спекулятивного.
Слова – это сила, но пустые слова – это слабость. Очередной эксперимент продемонстрирует это со всей убедительностью.
Ученые из университета Висконсин проанализировали рекламные объявления о продаже домов. Их интересовало, встречалось ли конкретное слово в рекламном объявлении и как это повлияло на результат. Для каждого объявления было известно, продали ли дом, и если да, то по какой цене. В результате удалось построить регрессионную модель, которая предсказывала влияние конкретной характеристики в объявлении на стоимость недвижимости при прочих равных условиях (метраж, район и т. п.).