Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Демин Юрий

2) при выдаче бланков: наименование вида бланка; количество экземпляров; серия и номера бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя бланков; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т. д.).

Хранение бланков организации следует производить

в приспособленных для этой цели помещениях (хранилищах) в надежно запираемых и опечатываемых сейфах (шкафах, столах). Уничтожение бланков организации следует осуществлять по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме. Приказом руководителя организации назначаются должностные лица, несущие персональную ответственность за учет, хранение и использование по назначению бланков.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков организации, как правило, возлагают на соответствующее структурное подразделение службы ДОУ. Проверки наличия, хранения и использования бланков организации следует проводить не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. О произведенных проверках делаются соответствующие отметки в учетно-регистрационных формах (после последней записи). В случае обнаружения нарушений установленного в организации порядка и правил изготовления, учета, хранения и использования бланков комиссия обязана провести служебное расследование, результаты которого оформляются актом. Акт представляется на рассмотрение руководителя организации для принятия решения.

Отдельного рассмотрения в рамках настоящего пособия заслуживает порядок оформления и ведения документов по персоналу, важнейшими из которых, как известно, являются трудовой договор и трудовая книжка. Повышенный интерес к освещению данного вопроса обусловлен произошедшими в течение 2002–2003 гг. изменениями в трудовом законодательстве РФ.

Рис. 3.4. Пример общего бланка организации

Рис. 3.5. Пример

продольного бланка письма организации

Рис. 3.6. Пример углового бланка письма организации

Рис. 3.7. Пример бланка структурного подразделения организации

Рис. 3.8. Пример бланка должностного лица организации

Рис. 3.9. Пример бланка конкретного вида документа организации

Прежде всего имеется в виду принятие и введение в действие с 1 февраля 2002 г. Трудового кодекса РФ[60] (далее – ТК РФ), раздел III которого (за исключением главы 14) целиком посвящен регламентации порядка заключения, изменения и прекращения действия трудового договора. Во-вторых, существенным с правовой точки зрения является принятие в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. Правил ведения и хранения трудовых книжек.[61] Кроме того, в соответствии с указанным постановлением с 1 января 2004 г. в действие введены и новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее.[62]

В-третьих, постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. утверждена и введена в действие Инструкция по заполнению трудовых книжек. Этот документ уточняет порядок заполнения трудовых книжек и, кроме того, устанавливает конкретные требования к совершению в них необходимых записей.

В связи с вышеизложенным рассмотрим в главе 4 настоящего пособия правовые аспекты заключения, изменения и прекращения действия трудового договора в свете положений ТК РФ, а в главе 5 – правила ведения трудовых книжек, в полной мере учитывающие изменения, вызванные принятием упомянутого постановления. В указанных главах содержатся также необходимые примеры и образцы документов, позволяющие более глубоко усвоить излагаемый в них материал.