Делопроизводство. Подготовка служебных документов
Шрифт:
Справка подписывается руководителем предприятия и начальником структурного подразделения, в котором состоят на хранении документы, послужившие основанием для подготовки справки. Подписи указанных лиц скрепляются гербовой печатью предприятия.
Выявленные на основании документов сведения оформляются справкой установленного образца. Справка может быть получена заявителем лично, уполномоченным им лицом (по доверенности) или выслана по указанному им адресу письмом. Образцы справок по персоналу, оформленные в соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива,[50] приведены
Глава 3Оформление служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТа Р6.30-2003
3.1. Правовые основы регламентации вопросов оформления служебных документов. Краткая характеристика ГОСТа Р6.30-2003
Перейдем к рассмотрению порядка и правил оформления служебных документов. Особую актуальность данный вопрос обретает в связи с принятием и введением в действие с 1 июля 2003 г. нового государственного стандарта – ГОСТа Р6.30-2003.[51] В то же время следует напомнить уважаемым читателям, что, помимо указанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе:
а) иных государственных стандартов;[52]
б) отраслевых стандартов РФ;[53]
в) международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации (подробнее см. далее).
Тем не менее особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТа Р6.30-2003.[54]
Начнем с краткой характеристики данного документа. Прежде всего уточним, что указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТа Р6.30–97 (с изменениями от 2000 г.),[55] унаследовав от последнего не только структуру (за исключением раздела 5, см. далее), но и большинство положений. В то же время ГОСТ Р6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.
Во-первых, разделом 2 ГОСТа Р6.30-2003 устанавливается измененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТом Р6.30–97). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее – ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее – ИНН/КПП) (реквизит 06).[56]
Во-вторых, из содержания ГОСТа Р6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты «Подпись документа» и «Дата документа» сохранены, по сути, в неизменном виде.
В-третьих, новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации».
Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения,
В-четвертых, ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. К примеру, в соответствии с пп. 3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т. е. с первого по девятое число). Подпункт 3.21 ГОСТа Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов). Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп. 3.25–3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.
В-пятых, изменен порядок применения требований ГОСТа Р6.30-2003, что весьма существенно с правовой точки зрения. Как следует из раздела 1, требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований. С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД (см. ОКУД, класс 0200000) и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций (предприятий, учреждений и пр.).
Как было отмечено, ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает несколько иной состав реквизитов документа и уточняет порядок и правила оформления некоторых из них. В этой связи представляется целесообразным приступить к рассмотрению состава реквизитов документа, а также требований к их оформлению.
3.2. Требования к реквизитам служебных документов
В соответствии с разделом 2 ГОСТа Р6.30-2003 в состав реквизитов (реквизит – от лат. requisitum, т. е. требуемое, необходимое) документа входят следующие элементы.
1. Изображение Государственного герба РФ (01).[57]
2. Изображение герба субъекта РФ (02).
3. Изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания) (03).
4. Указание на код предприятия (04).
5. Указание на основной государственный регистрационный номер предприятия (05) (введен в состав реквизитов впервые).
6. Указание на индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06) (введен в состав реквизитов впервые).
7. Указание на код формы документа (07).
8. Наименование предприятия (08).
9. Справочные данные о предприятии (09).
10. Наименование вида документа (10).
11. Дата документа (11).
12. Регистрационный номер документа (12).
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13).
14. Указание на место составления или издания документа (14).
15. Сведения об адресате (15).
16. Указание на гриф утверждения документа (16).
17. Резолюция (17).