Этикет жены бизнесмена. Манеры. Имидж. Стиль

Бостико Мэри

Повестка дня обычно составляется по строго соблюдаемой форме, вроде следующей:

Протокол последнего заседания.

• Вопросы, возникающие по протоколу.

• Корреспонденция (она часто состоит из писем с извинениями от членов, которые не смогли присутствовать).

• Отчеты.

• Выбор чиновников на следующий год (если это происходит).

• Прочее.

Ясно, что при подготовке повестки дня секретарю следует упомянуть, какие отчеты должны быть представлены и какую важную тему предстоит обсудить, объединив текущие дела под рубрикой «Прочее».

Когда

наступит день заседания, секретарь прежде всего проверит, позаботились ли об организации приема и удобстве всех членов, и затем займет свое место на трибуне рядом с председателем. С этого момента и далее он будет действовать как правая рука председателя, держа наготове документы для него, если таковые потребуются. Он также будет пристально следить за ходом заседания и запишет все принятые решения, отметит ход заседания в целом. Эти заметки окажут ему неоценимую помощь, когда он перейдет к записи протокола заседания.

В начале заседания председатель попросит секретаря зачитать повестку дня, а затем снова зачитать протокол предыдущего заседания, равно как любую поступившую корреспонденцию.

Протокол заседания следует вести очень внимательно, если в нем должно быть точно отмечено то, что происходило на собрании. Протоколы клуба и общественных заседаний часто записывают весьма небрежно и включают только принятые решения. Однако протоколы заседания совета директоров должны соответствовать положениям акта о компаниях 1948 года и включать назначения чиновников, сделанные директорами, имена присутствующих директоров, все резолюции и работу комиссии.

Разумно принять образец протокола, так как при этом его намного легче и записывать, и читать.

• Место, дата и время начала заседания.

• Имя председателя.

• Имена других присутствующих — в случае, если это небольшая организация, или их число — в случае более многолюдных собраний.

• Ссылка на формальности, одобренные перед нынешним заседанием, то есть чтение извещения о заседании и протокола предыдущего заседания и так далее.

• Суть дела, о котором ведутся переговоры, и принятых решений.

• Дата, установленная для следующего заседания, если применимо.

• Время, когда заседание закрывается.

Протоколы записывают в журнале для протоколов и обычно там также держат постоянные документы, на которые часто ссылаются.

ПРОВЕДЕНИЕ ЗАСЕДАНИЯ

То заседание, которое мы обсуждаем, обычно проходит в похожих, но не идентичных условиях с парламентским. Его иногда называют «народной процедурой», здесь обширное поле для обсуждения, и эта тема выходит за пределы содержания книги по этикету, но если очень коротко, то происходит следующее: как только заканчиваются отмеченные выше формальности, начинается заседание с рассмотрения предложения, выдвинутого перед этим.

Второстепенные правила многих обществ оговаривают, что все предложения следует представлять в письменном виде секретарю за семь, десять или даже за двадцать один день до назначенного заседания.

Секретарь заносит их в повестку дня, и их ставят на рассмотрение в хронологическом порядке. Бывают, однако, случаи, когда их не представляют в письменном виде; официальные предложения — одно из таких исключений.

Предложение всегда должно быть составлено в утвердительной форме и должно начинаться со слова «это».

Перед заседанием предложение кладут перед тем, кто его выдвигает, человек поднимается и излагает свое дело и затем заканчивает повторением действительных слов своего предложения, начиная: «Это то, что, так или иначе, следует сделать.»

Хотя по закону не обязательно, чтобы каждое предложение кто-то поддерживал, постоянные порядки или правила большинства обществ настоятельно требуют этого. Изложив свою часть и закончив или начав повторением точных слов своего предложения, тот, кто его выдвинул, садится, и, если повезет, кто-то встанет и выступит в поддержку его предложения, или просто скажет: «Я поддерживаю предложение», или произнесет короткую речь в пользу предложения.

Однако, если никто не хочет поддержать предложение, председатель подождет немного и затем объявит, что оно провалилось, так как ему не хватает поддержки. Вопрос затем закрыт, и то же самое предложение, в своем первоначальном виде или в другой форме, нельзя выдвигать снова на том же заседании.

Примем, однако, что предложение было представлено и поддержано. Теперь оно открыто для обсуждения, и каждый может встать и говорить о нем. Никому не положено говорить больше одного раза по одному и тому же вопросу, за исключением того, кто выдвинул свою инициативу, он обязан отвечать на критику или давать объяснения и дополнения. Его ответ, однако, должен закрыть дебаты по этому вопросу.

Неизбежно возникнут возражения. Помимо тех, которые в целом против, будут и те, что считают, что предложение слишком расплывчатое, и те, что, напротив, считают, что оно недостаточно дальновидное. Другие посчитают, что его следовало бы сформулировать более ясно или более убедительно или что оно должно в большей мере совпадать с их собственным суждением по этому вопросу, и захотят затем внести изменения в предложение. Эти изменения называют поправками.

Поправки также имеют соответствующую форму. Они должны исключать слова; добавлять слова; заменять какие-то слова другими.

Это не означает, конечно, что слово «не» можно вставить в самое важное место, чтобы отвергнуть все предложение. Другими словами, если выдвинута идея «построить в городке новую игровую площадку», ее нельзя поправить так, чтобы читалось «не строить новой игровой площадки.». Столь полное неодобрение выражают во время голосования.

Подобно предложениям, поправки должны быть утвердительными. Их может сделать любой, за исключением того, кто выдвинул предложение, и того, кто поддерживал его. По закону поправки не нуждаются в поддержке, но почти всегда требуется, чтобы это было сделано, и, действительно, правила, действующие приказы или другие нормы многих учреждений требуют этого.