Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010
Шрифт:
размышления – когда для принятия решения вам требуется некоторое время;
постановки на контроль – вам необходимо через некоторое время вспомнить об этом письме, чтобы проверить состояние вопроса;
принятия к исполнению – когда в письме содержится некая задача для вас.
Начнем с писем «К исполнению» как самых важных, требующих от вас большого количества действий. Для работы с такими письмами в Outlook есть специальный инструмент – флаг «К исполнению». Он устанавливается справа от темы письма в специальном столбце.
Поставив
Бывает, что на письмо нужно отреагировать в какой-то точно определенный момент. Например, в письме содержится просьба «Позвоните мне, пожалуйста, во второй половине дня в четверг». В таком случае стоит установить время оповещения. В нужный момент, например в 15.00 в четверг, прозвучит сигнал и в окне оповещений появится это письмо.
Отметить письмо «к исполнению» и поставить на него оповещение можно следующим образом.
1. Кликните на письме правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Выбрать категорию», а в подменю – «Все категории».
2. Присвойте категорию «1День», если содержащуюся в письме задачу нужно выполнить в течение дня; «1Неделя» – если в течение недели.
3. Присвойте письму и контекстные категории, если это необходимо (например «Клиенты», если оно потребуется в момент общения с клиентами).
4. Опять кликните на письме правой кнопкой мыши и в контекстном меню в пункте «К исполнению» выберите подходящий флажок.
5. Если необходимо оповещение о письме – в том же контекстном меню выберите пункт «Добавить напоминание». В появившемся окошке введите время напоминания и текст, который появится в окне напоминаний. Например: «Нужно позвонить!» или «Необходима встреча».
Иногда есть смысл не превращать письмо в задачу с помощью флажка «К исполнению», а просто перетащить его мышкой в раздел «Задачи». Тогда создастся новая задача, в которой в поле заметок будет продублировано содержание письма. Аналогично можно создать встречу, перетащив письмо в раздел «Календарь».
Письма на контроле
Предположим, пришедшее вам письмо не содержит задачи, которую необходимо исполнять. Но оно требует от вас ответа, либо размышления, либо сохранения вопроса на контроле.
Обычно такое письмо оставляют в папке «Входящие», чтобы потом оно напомнило о себе. Как правило, в папке «Входящие» у современного менеджера находится от нескольких десятков до нескольких тысяч сообщений. Между тем психологи утверждают, что мы не можем одновременно контролировать более 7±2 объектов. Отсюда вывод: при захламленных «Входящих» велик риск забыть нужное письмо, не отреагировать на него вовремя.
Выход – разделить все письма по трем уровням
Первый уровень – нахождение письма в папке «Входящие». Это высшая честь, которая может быть оказана письму: во «Входящих» вы гарантированно увидите его несколько раз за день. Такой чести можно удостоить только самые важные и срочные вопросы. Чтобы ничего не потерять и не забыть, во «Входящих» должно быть не больше 7–10 сообщений.
Второй уровень – письмо переносится в специальную подпапку «1-Контроль», в которой может находиться 20–30 писем. Эта папка просматривается один раз в день, вечером; с находящимися в ней письмами можно осуществить следующее:
ответить и отправить письмо в архив;
принять наконец решение (для которого раньше не хватало информации или уверенности), ответить на письмо и отправить его в архив;
убедиться, что вопрос уже можно снимать с контроля (например, проблема решена), и отправить письмо в архив;
оставить письмо в папке «1-Контроль» до следующего ее просмотра;
перенести письмо в папку «7-Контроль», если вопрос стал менее срочным и не требует вспоминания о себе каждый вечер.
Третий уровень – нахождение письма в папке «7-Контроль», в которой может быть до 50–100 писем. Эта папка просматривается еженедельно. Действия с письмом те же, что и при просмотре папки «1-Контроль»: либо решить вопрос и ответить на письмо, либо снять вопрос с контроля, либо оставить его пока на контроле.
Вот, например, структура папок Штирлица: «Входящие», две контрольные папки («Ежедневный контроль» и «Еженедельный контроль»), архивные папки («Восточный фронт» и «Контакты с союзниками»), а также папки поиска.
Если сейчас у вас достаточно много писем во «Входящих» (от нескольких сотен), можно перейти к новой системе так. Сообщения с 1-го по 10-е по давности оставьте во «Входящих». С 10-го по 30-е – перенесите в «1-Контроль» (чтобы перенести несколько сообщений, выделите их мышкой при нажатой клавише Shift и перетащите в нужную папку). С 30-го по 100-е сообщения перенесите в «7-Контроль». Для остальных создайте специальную папку «Архив – старые «Входящие». К ней вы всегда сможете обратиться, «если что». (Практика показывает, что обращаться не приходится. Вопросы, находящиеся у вас во входящих в сотых по счету письмах от сегодняшнего дня, либо уже «умерли», либо вам о них напомнят.)
Архивные папки и папки поиска
Папки «Входящие», «1-Контроль» и «7-Контроль» содержат письма, требующие какой-то реакции. Архивные папки служат для хранения писем, которые реакции уже не требуют, но могут пригодиться в будущем. Поскольку никогда не знаешь, какое именно письмо в будущем пригодится, лучше сохранять все письма.
В архиве стоит создавать не более 7–10 папок (удобнее по «родам» дел). Например, «Проекты», но не по отдельной папке на каждый проект. Тогда структура архива будет достаточно простой и удобной.
Иногда используют правила автоматической фильтрации почты для разбрасывания писем по таким архивным папкам. Например, все письма от определенных отправителей автоматически поступают в папку «Клиенты» и т. п. Этот способ опасен: вы видите папку «Клиенты» с тремя непрочтенными сообщениями, папку «Поставщики» с семью непрочтенными сообщениями и т. д. Нет полного обзора новых писем, нет понимания, за что хвататься в первую очередь. Поэтому лучше раскладывать письма по архивным папкам вручную, после того как письма отлежались в системе «Входящие – 1-Контроль – 7-Контроль».