GTD. Практический курс. Самоучитель по тайм-менеджменту.
Шрифт:
• Взять документы (и положить в портфель)
Неправильно:
• Согласовать (что-либо)
• Подготовить презентацию
• Подготовиться к встрече партнеров
• Провести совещание
• Оформить документацию
• Закрыть сделку
• Осуществить продажу
На них стоит обратить внимание, потому что есть много хорошо знакомых дел, которые кажутся элементарными. Когда сто раз занимались организацией конференции, она не выглядит, как бином Ньютона.
Да, будут дела, к которым фрагментация до «написать» и «позвонить» не подходит. Например, сделать презентацию или создать договор, или написать обучающий материал, как я делаю это сейчас. Для них есть своя хитрость.
Формально можно разбить все на части и относить в список дел задачи «Написать план презентации», а потом, когда план сделан, «написать введение», «написать первый раздел», «… второй» и т.д. Это не так хорошо работает, как хотелось бы.
Над планом нужно подумать. Чаще всего, это получается, когда гуляешь, едешь на работу или сидишь в бездействии, то есть, можешь сосредоточиться на предмете и генерировать ассоциации. Так что ставить себе задачу «Открыть документ и придумать план» не практично. Равно, как и задачу «подумать над предложением Васи». Нельзя просто так взять и подумать по команде. Для этого должен быть настрой.
Лучше всего работает такой подход. Поставьте задачу перечитать, пересмотреть что-то, что может «разогнать» воображение. Составляете договор, — поставьте задачу «открыть и перечитать проект договора»; готовите презентацию — пишем «открыть и прочесть главу такую-то» из книги по этой теме.
Делайте так и мысли «попрут» так, что только успевай записывать!
Задание 4.Переформулируйте все задачи в элементарные действия.
То, что я называю категориями («Today», «Tomorrow», «Next», «Scheduled», «Someday», «Waiting») по сути — метки, которыми мы маркируем задачу по отношению ко времени. Задаче нельзя присвоить одновременно две временные метки, потому что она не может быть и важной и не важной одновременно (как не может быть сделана одновременно и завтра и через неделю).
Зато, помимо временных, можно присваивать и другие метки, отмечая ими принадлежность к цели или проекту.
Вторая по важности группа меток или, как они называются в некоторых таск-менеджерах, тегов, это проекты.
Мозг хранит информацию с помощью тегов 12 , присваивая безымянным объектам качественные признаки. Здесь — похоже. Задача может иметь сколько угодно (лишь бы было удобно) меток, за исключением правила, которое касается принадлежности ко времени.
12
Tag (тег) — метка.
Под меткой проекта группируются задачи, выполняемые
Дополнить алгоритм очень просто. Достаточно дописать вопросы. Например, «К какому проекту относится это действие?».
Проекты рекомендуются потому, что без них сложно сделать обзор задач по целям. Поэтому, если вы можете сгруппировать дела не только по времени исполнения, но и по целям, сделайте это.
Проекты могут быть любого уровня. Мелкие, крупные, важные, второстепенные — любые. Лишь бы они давали представление о том, что происходит в данный момент, показывая только те задачи, что к ним относятся.
Группировка по временным меткам — необходимый уровень, без него система не работает. Объединение проектов под тегами — шаг, востребованность которого каждый определяет сам. Как я уже сказал, цель этого — показать все дела одной цели. Это нужно для планирования, речь о котором пойдет в параграфе «Обзоры и планирование».
Системой можно пользоваться и не используя проекты. В этом случае, она ненамного отличается от структурированного хранилища напоминалок, которые сформулированы для легкого считывания. Тем не менее, это вполне рабочий уровень, которого хватает большинству исполнителей.
Для руководителей его обычно уже мало. Группировка задач по проектам и другим тегам становится необходимой, без нее сложно планировать и трудно получить представление о том, что происходит на данный момент.
Если вы используете систему без обзора задач по проектам, то вы только реагируете. Вы хорошо справляетесь с большим потоком данных, проворачиваете много работы, но и только. Для тех, кто хочет взять жизнь в свои руки, нужно регулярное планирование, которое невозможно без обзора дел по проектам.
Вы можете не пользоваться никакими тегами (категориями), кроме временных и проектных, потому что они отвечают за 99 % вашей эффективности. Остальное — фишки.
Задание 5
1. Создайте теги с названиями открытых проектов. Используйте названия БОЛЬШИМИ БУКВАМИ. Это удобно и бросается в глаза.
2. Пройдите задачам и разнесите их по проектам.
Следующий шаг, который рекомендуется в GTD — создание контекстных категорий (меток). Как понятно из названия, они объединяют все дела, касающиеся какого-то контекста. Например, метка «Дома» содержит все, что запланировано сделать дома, а метка «В машине» то, что можно сделать за рулем 13 .
2
В лекциях Дмитрия Шаменкова теория функциональных систем изложена гораздо профессиональнее и полнее, вместе с тем, очень просто и доступно.