Чтение онлайн

на главную - закладки

Жанры

Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства
Шрифт:

В разделе, посвящённом составу реквизитов документов, расписаны данные по группам: первая группа реквизитов 01-08 содержит в себе герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, название подразделения организации, должности авторов документа, данные организации справочного характера. Вторая группа реквизитов 09-16 включает: наименование, дату, ссылку на регистрационный номер, место составления, уровень доступа, адресата, гриф подтверждения утверждения. В третьей группе реквизитов документа 17-18 описываются характеристики и требования к заголовкам текста документа и самого текста. Четвёртая группа реквизитов 19-30

отведена под разъяснение вопросов оформления визирования, наложения резолюций, проставления согласований и отметок, подписывания документов, внесение данных об исполнителях.

По поводу бланков также существуют утверждённые государство требования. ГОСТ определяет форматы для простых документов, для резолюций, мест для печатей, указывает размеры для полей, места расположения реквизитов, виды используемой бумаги.

В приложениях к ГОСТу приводятся схемы расположения реквизитов документа на титульном листе, образцы фирменных бланков документов организации с расположением на них реквизитов.

Самое важное в оформление документа это его: шрифты, наличие герба, реквизиты (ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, справочные данные документа), отметка об ограничении доступа к содержащейся в документе информации, обращение к адресату, печать организации (если таковая используется в документообороте организации), подпись.

Специалисту по кадровому делопроизводству необходимо знать, что такое оформление документа и как оно осуществляется. Что руководствоваться в данном процессе следует ГОСТ Р №7.0.97-2016, который является обязательным документом федерального уровня. Что на основе этого документа разрабатываются все внутренние локальные акты имеющие отношение к документообороту в компании. И, что за ошибки в оформлении документов может наступить ответственность не только перед непосредственным начальником.

Ведение документов по персоналу – это неотъемлемая часть кадрового делопроизводства. В кадровое делопроизводство входят вопросы разработки и ведения документации в отношении управления персоналом, движения кадров и кадрового учёта, учёта рабочего времени, расчёта с персоналом.

Кадровый учёт завязан на формировании правовых отношений работодателя и работника в оформлении различных документов, предназначенных отражать информацию по работнику или по всей организации, создание внутренних правил регулирующих работу в компании более конкретно по сравнению с общими обязательными регламентами.

Ведение кадровых документов в рамках кадрового учёта, это:

формирование личных дел сотрудников;

расчёт и начисление заработной платы, премий и иных выплат;

составление расписания штата;

учёт рабочего времени;

оформление справок, заявлений и больничных листов;

сдачу периодической отчётности в органы налоговой инспекции, статистики и ПФР;

составление графика отпусков и контроль за их исполнением;

подготовку кадровых приказов;

ведение документации по найму новых работников;

аттестацию и оценку сотрудников;

соблюдение правила защиты личных данных работников;

ведение

воинского учёта.

В зависимости от масштабов организации каждый из пунктов может быть представлен целым отделом с несколькими работниками в каждом, а может весь список быть исполняться единственным работником. Часто в маленьких фирмах, кадровым учётом занимается главный бухгалтер, так как обладает необходимыми знаниями по ведению первичной документации. От количества работников и сложности бизнес-процессов зависит объём обрабатываемых документов, так как существует два их вида: обязательные документы в организации и необязательные.

Само ведение документа – это работа с ним на протяжении всего его «жизненного цикла»: от создания (получения) документа, до его списания в архив (уничтожение по завершению срока хранения). С одними документами срок работы достаточно короткий, например приказ разрабатывается, согласовывается, утверждается, доводится до сведения, списывается в архив. А у других фаза активного взаимодействия с кадровиком достаточно интенсивна и продолжительна. К таким документам относятся, в том числе, всевозможные журналы и книги учёта, контроля и тому подобные:

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности;

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу сроком хранения 75 лет;

Журнал учёта листков сообщений и корешков к ним;

Книга по учёту бланков специального воинского учёта;

Книга учёта передачи бланков специального воинского учёта, военных билетов и личных карточек;

Журнал регистрации работников, выбывающих в командировку;

Журнал регистрации уведомлений;

Журнал регистрации заявлений;

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу сроком хранения 5 лет;

Журнал регистрации записок, представлений;

Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек;

Книга учёта движения трудовых книжек;

Журнал регистрации актов;

Журнал регистрации справок;

Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;

Журнал проверок состояния воинского учёта и бронирования граждан, пребывающих в запасе;

Журнал регистрации направлений на медосмотр.

Количество журналов учёта и регистраций чего-либо может быть неограниченное количество. Не всегда на первый взгляд бюрократия в организации отвечает принципу целесообразности. Но если рассмотреть ситуацию пристальнее, становятся понятны мотивы руководства введение в документооборот какого-то журнала. Обычно это сигнализирует о некачественной формализации и отработке бизнес-процессов в компании, следствием чего и является введение дополнительной промежуточной точки контроля. Грамотное переформатирование трудовых функций позволяет устранить избыточные процедуры и повысить эффективность бизнес-процессов в целом.

Поделиться:
Популярные книги

Неудержимый. Книга XIII

Боярский Андрей
13. Неудержимый
Фантастика:
фэнтези
попаданцы
аниме
5.00
рейтинг книги
Неудержимый. Книга XIII

Гримуар темного лорда IV

Грехов Тимофей
4. Гримуар темного лорда
Фантастика:
фэнтези
боевая фантастика
попаданцы
аниме
5.00
рейтинг книги
Гримуар темного лорда IV

На границе империй. Том 8

INDIGO
12. Фортуна дама переменчивая
Фантастика:
космическая фантастика
попаданцы
5.00
рейтинг книги
На границе империй. Том 8

Отряд

Валериев Игорь
5. Ермак
Фантастика:
альтернативная история
5.25
рейтинг книги
Отряд

Песец всегда прав

Видум Инди
6. Под знаком Песца
Фантастика:
альтернативная история
аниме
5.00
рейтинг книги
Песец всегда прав

Под знаком Песца

Видум Инди
1. Под знаком Песца
Фантастика:
альтернативная история
аниме
5.00
рейтинг книги
Под знаком Песца

Компас желаний

Кас Маркус
8. Артефактор
Фантастика:
городское фэнтези
аниме
фэнтези
5.00
рейтинг книги
Компас желаний

Герцог. Книга 1. Формула геноцида

Юллем Евгений
1. Псевдоним "Испанец" - 2
Фантастика:
фэнтези
попаданцы
аниме
5.00
рейтинг книги
Герцог. Книга 1. Формула геноцида

Последний реанорец. Том I и Том II

Павлов Вел
1. Высшая Речь
Фантастика:
фэнтези
7.62
рейтинг книги
Последний реанорец. Том I и Том II

Страж Кодекса

Романов Илья Николаевич
1. КО: Страж Кодекса
Фантастика:
фэнтези
попаданцы
аниме
5.00
рейтинг книги
Страж Кодекса

Вперед в прошлое!

Ратманов Денис
1. Вперед в прошлое
Фантастика:
попаданцы
5.00
рейтинг книги
Вперед в прошлое!

Прометей: Неандерталец

Рави Ивар
4. Прометей
Фантастика:
героическая фантастика
альтернативная история
7.88
рейтинг книги
Прометей: Неандерталец

Архил...? Книга 2

Кожевников Павел
2. Архил...?
Фантастика:
попаданцы
альтернативная история
5.00
рейтинг книги
Архил...? Книга 2

Я снова не князь! Книга XVII

Дрейк Сириус
17. Дорогой барон!
Фантастика:
юмористическое фэнтези
попаданцы
аниме
5.00
рейтинг книги
Я снова не князь! Книга XVII