Как подготовиться к переговорам, или всегда ли побеждает сильнейший?
Шрифт:
– фиксирование результатов деятельности конкретных исполнителей, отвечающих за то или иное направление и ее оценка;
– фиксирование результатов и оценка реализованных мероприятий. Руководитель делегации или руководитель организации должен своевременно на стадии контроля оценивать ситуацию и на стадии регулирования вносить необходимые коррективы. Функции контроля и регулирования реализуются постоянно, а временные характеристики их определяются выбранной системой контроля. Кроме этого выделяют три стадии контроля:
– предварительный контроль используется для определения потенциала организации;
–
– заключительный контроль осуществляется по поводу выполнения оговоренных действий.
Функция отвлечения внимания
Сущность функции отвлечения внимания заключается в том, что одна из сторон стремится выиграть время для анализа ситуации и наращивания собственного потенциала. Наиболее подходящим средством для этого является проведение презентации. В зависимости от преследуемых целей и темы, презентация может проводиться в одной или нескольких формах.
Устное сообщение.
Устное сообщение в форме выступления перед аудиторией или вербальная форма предоставления материала является простейшей формой презентации. По желанию выступающего устное сообщение может дополняться раздачей участникам текста своего выступления. Выступающему следует помнить, что даже демонстрация заранее подготовленных материалов должна дополняться устной речью. Устное сообщение может осуществляться в любом помещении и перед любым количеством слушателей. Однако при выступлении перед большой аудиторией может потребоваться микрофон. Несмотря на кажущуюся простоту, устные сообщения требуют тщательной подготовки, поскольку у каждого слушателя складывается собственное визуальное представление о предмете сообщения, порой отличное от действительного.
Презентация с использованием традиционных средств.
К традиционным средствам визуального дополнения устного сообщения относят доски, перекидные блокноты, плакаты. Они удобны для проведения презентаций в интерактивном режиме в присутствии небольшой аудитории, когда изображение должно быть составлено в результате обсуждения, а не подготавливаться заранее. Такие средства хорошо подходят для заседаний рабочих групп и круглых столов. Неудобство их использования составляет ограниченный объем информации, который может быть графически представлен. Плакаты чаще всего используются при докладах, но следует иметь ввиду, что внесение изменений в один плакат, может потребовать внесения изменений и в остальные. В связи с тем, что могут возникнуть сложности с развешиванием плакатов, они реже применяются для презентаций.
Презентации с использованием проецируемых демонстрационных материалов.
Данная форма наиболее распространена в настоящее время и предполагает использование специального проектора для проецирования пленок. Необходимые изображения изготавливаются в виде прозрачных слайдов (пленок или диапозитивов) и используются по мере необходимости в процессе презентации. Графические изображения также лучше нанести на пленку заранее.
Презентации с использованием демонстрационных
Использование демонстрационных материалов во время презентаций чаще всего используется на выставках. Демонстрация цветного изображения в черно-белом варианте или демонстрация без звука во время подобной презентации недопустимы
Презентация с помощью электронных средств.
Электронные средства используются для презентации информации в больших объемах. Подготовка высококачественной презентации с помощью электронных средств является дорогостоящей и требует привлечения специалистов. Расходы на подготовку окупаются при наличии большой аудитории.
Демонстрационные материалы
Главной целью применения демонстрационных материалов является повышение эффективности презентации. Человек лучше воспринимает то, что он видит, чем то, что он слышит. Как гласит русская народная пословица лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать.
Выступление должно быть обращено к аудитории так, как если бы это был один человек. Выступающие должны позаботиться и о том, чтобы аудитория увидела все, что она должна будет запомнить. Использование визуальных средств во время презентации помогает быстро и доходчиво изобразить вещи, которые трудно передать словами, экономит время, позволяет вызвать интерес и разнообразить презентацию. К наиболее часто применяемым средствам визуализации можно отнести следующие:
– плакаты, на которых все изображения и надписи должны читаться издалека;
– схемы – если рисуются во время презентации, то ровные линии или окружности можно заранее нарисовать простым карандашом, а потом их обвести маркером;
– слайды, эффективны если не могут быть поняты до тех пор, пока их не прокомментируют. На слайдах лучше избегать лишних слов и ограничиться изображениями, но если применение слов необходимо, то слов должно быть мало, они должны быть видны свеем присутствующим, располагаться строго по горизонтали, а не под различными углами, не демонстрироваться перевернутыми («вверх ногами»). Могут использоваться для фокусирования внимания аудитории на каком-либо важном аспекте презентации;
– белые доски;
– сборные визуальные средства – магнитные или булавочные доски, на которых можно создавать изображения, добавляя по ходу действия различные детали;
– видеоролики – сами по себе являются вариантом презентации;
– отдельные предметы, способные быть интересными для аудитории и которые превращают идею в конкретный физический объект и облегчают запоминание материала аудиторией;
– действующие модели, демонстрация которых может служить кульминацией презентации;
– графики могут использоваться для демонстрации тех или иных тенденций и связей между переменными;
– диаграммы используются для визуализации числовых данных;
– схемы удобны для визуализации связей, процессов и процедур.
Эффект демонстрации будет положительным если:
– не загораживать предметы во время демонстрации;
– не оставлять их на виду после того, как закончена работа сними;
– не отворачиваться от аудитории чаще, чем необходимо;
– не демонстрировать ничего без пояснений;