Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса
Шрифт:
Списками можно управлять самым старомодным способом: хранить листы бумаги в папке (например, заметки или напоминания о каждом человеке, которому нужно позвонить, можно хранить в папке «Звонки») или придерживаться «среднего уровня автоматизации», записывая сведения в отрывные блокноты или памятные книжки (страница, озаглавленная «Звонки», на которую выписаны имена). Наконец, можно вести электронные версии бумажных списков (категория «Звонки» в разделе «Задач» персонального цифрового секретаря или в разделе «Задания» Microsoft Outlook).
Помимо хранения кратких ссылочных данных (т. е. телефонов и адресов), большинство блокнотов предназначено для управления списками. (Ваш календарь тоже является формой списка —
Один из самых лучших фокусов, позволяющих повысить индивидуальную производительность, — это применение организационных инструментов, которыми вам нравится пользоваться.
Как поступить: внедрить описанную в книге процедуру в нынешний арсенал средств или прибегнуть к каким-то новым инструментам? Ответ таков: выбирайте ту программу действий, которая поможет вам приспособить свое поведение к применению накопленного инструментария. В данном случае следует также учитывать факторы эффективности. Вы имеете дело с большим объемом цифровой информации, которую легче отслеживать с помощью соответствующих средств? Вам нужен бумажный ежедневник, позволяющий организовывать деловые встречи, которые можно назначать и отменять на ходу? Вам нужны напоминания о том, кому и когда необходимо позвонить, в ситуациях, когда неудобно носить с собой папки? И так далее… Не следует забывать также о факторах эстетики и морального удовлетворения. Я выстроил некоторые из самых стройных планов и упорядочил определенные сведения самым лучшим образом, просто найдя в этом повод воспользоваться (а, точнее, поиграть) со своим электронным секретарем Palm, когда сидел в ресторане в ожидании ужина!
Когда задумаетесь над тем, стоит ли покупать блокнот, и если да, то какой именно, помните, что все, что вам на самом деле придется делать — это вести списки. Вы должны иметь возможность составить список на ходу и легко к нему обращаться с требуемой периодичностью. Когда вы уясните, что следует включать в списки и как ими пользоваться, характер носителя уже не будет так важен. Руководствуйтесь соображениями простоты, быстроты и морального удовлетворения.
Если ваша система упорядочения документов не обеспечивает быстрой и эффективной работы и не приносит морального удовлетворения, то весь процесс будет вызывать у вас чувство неприятия.
Простая и функциональная индивидуальная система организации справочных материалов имеет критическое значение в процессе внедрения методики. Система организации материалов, имеющаяся под рукой, — это первое, на что я обращаю внимание перед тем, как начинать координировать рабочий процесс в любом офисе. Как уже отмечалось в главе 2, отсутствие четкой организации справочных сведений является одной из наиболее серьезных преград на пути внедрения системы управления деятельностью, и для большинства работников, которых я тренировал лично, организация материалов представляет одну из величайших возможностей самосовершенствования. Много раз я заезжал с клиентом в местный магазин товаров для офиса, где мы покупали картотечный шкаф, массу папок и машинку для наклейки ярлыков, чтобы организовать подходящее место, куда бы можно было переложить две трети материалов, находящихся на столе, в выдвижных ящиках и даже на полу офиса.
Далее речь пойдет в основном об общих системах справочной информации, а не об отдельных картотеках, посвященных
Если у вас есть надежный секретарь или помощник, который ведет вашу картотеку, можете просто наклеить табличку «Определить в категорию X» и передать папку ему или ей, это будет замечательно. И все же еще раз спросите себя, нет ли еще каких-нибудь интересных или конфиденциальных материалов, которые должны быть доступны в любой момент, даже если вашего помощника нет поблизости. В таком случае вам все равно понадобится собственная система организации данных.
Я категорически рекомендую вам наладить вашу собственную систему хранения, которая будет всегда под рукой. У вас должно уходить не более минуты на то, чтобы извлечь материал из корзины «Входящие» или распечатать его из электронного сообщения, принять решение о том, что он не требует от вас активных действий, но может пригодиться в будущем, и поместить его в систему организации ссылочных данных. Если вся последовательность указанных действий занимает более минуты, существует реальная возможность ускорить процесс: вы не определяете новый документ в картотеку, а вместо этого просто кладете его на стопку бумаг или запихиваете куда-нибудь. Кроме обеспечения высокой скорости упорядочения данных, система должна приносить радость, быть простой в использовании, современной и полной. В противном случае у вас возникнет подсознательное нежелание освобождать корзину «Входящие», поскольку там будет находиться материал, который нужно включить в картотеку, и поверьте, вам не захочется даже смотреть на документы. Не отчаивайтесь: я видел, как люди, которые терпеть не могли процесс сортировки документов, начинали наслаждаться этим процессом после того, как была создана и отлажена индивидуальная система организации данных.
Вы должны одинаково спокойно относиться к предоставлению отдельного места в картотеке отдельному листку бумаги по новой теме — даже если это просто рукописная заметка — и к упорядочению более формальных и объемных документов. Поскольку для создания и упорядочения папок нужно потратить столько сил, люди либо не делают этого, либо держат забитые до отказа шкафы и ящики, полные разнообразных документов, таких как меню местного кафе с доставкой блюд на дом или расписание движения поездов.
Каких бы действий не требовало от вас приведение системы организации ссылочных материалов в соответствие с высокими стандартами, это необходимо сделать. Моя система прекрасно работает на меня и на других людей, решивших ею воспользоваться, и я настоятельно рекомендую вам подумать о внедрении следующих правил, которые позволят довести процесс упорядочения информации до автоматизма.
Держите в пределах досягаемости папки со справочной информацией общего характера. Процесс сортировки должен быть простым и быстрым. Если приходится каждый раз вставать, чтобы добавить в картотеку какой-нибудь уникальный клочок бумаги, у вас появится склонность к накоплению материалов, а не к их упорядочению, и, скорее всего, вы начнете ненавидеть всю работу с корзиной «Входящие» (поскольку будете знать, что там заведомо есть данные, требующие сортировки). Многие профессионалы, которых я тренировал, перепланировали свои офисы, чтобы четыре шкафа со справочными данными находились буквально у них «под рукой» а не на другом конце комнаты.