Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Аллен Дэвид

Вероятно, чтобы перенести содержимое своего сознания на отдельные листки бумаги, вам понадобится от двадцати до тридцати минут (разумеется, после того, как все остальное уже собрано). Мысли будут приходить вам в голову в произвольном порядке: существенные, несущественные, частного либо профессионального характера — идеи будут хаотично возникать в вашем сознании.

В данном случае следует думать о количестве идей. Лучше перестараться в процессе сбора идей, чем что-то упустить. Позднее вы

всегда сможете отбросить всякую чепуху. Вашей первой мыслью может быть «спасение озонового слоя», следующая идея будет более приземленной: «нужно купить кошачьего корма!» Хватайтесь за каждую идею. Не удивляйтесь, если в ходе этой процедуры в корзине образуется изрядная стопка бумаги.

Список «спусковых крючков»

Для того чтобы быстрее освободить свое сознание, просмотрите следующий список «спусковых крючков», пункт за пунктом, и проверьте, не забыли ли вы о чем-нибудь. Часто, чтобы обнаружить мысль, затаившуюся в закоулках сознания, нужен только небольшой толчок. Не забывайте, вспомнив о чем-то, записывать эту идею на листке бумаги и класть его в корзину.

Незавершенные дела: список «спусковых крючков»

— Профессиональная деятельность

Начатые, но не завершенные проекты

Проекты, осуществление которых нужно начать

Обещания и обязательства перед другими людьми:

• Начальником/партнерами

• Коллегами

• Подчиненными

• Другими представителями организации

• «Посторонними» людьми:

• Клиентами

• Другими организациями

• Специалистами

Информация, которую необходимо получить/передать:

• Внешняя/внутренняя

Совершить (отослать, передать) или ответить на:

• Телефонные звонки

• Голосовые сообщения

• Электронные сообщения

• Сообщения на пейджере

• Факсы

• Письма

• Служебные записки

Другие документы, которые нужно оформить и подать:

• Доклады

• Заключения/отзывы

• Предложения

• Статьи

• Рекламные материалы

• Инструкции/указания

• Откорректированные и отредактированные документы

Встречи, которые следует назначить, и деловые визиты, о которых стоит попросить

Кого следует ознакомить с теми или иными решениями?

Существенные материалы, которые вы читали или просматривали:

а) Финансы

• Денежный поток

• Статистические данные

• Бюджеты

• Прогнозы/перспективные оценки

• Прибыли и убытки

• Балансовый отчет

• Кредитная линия

б) Планирование/организация

• Формальное планирование (цели, задачи, желаемые результаты)

• Текущие проекты (следующие

шаги)

• Грядущие проекты

• Бизнес-планы и планы маркетинга

• Организационные замыслы

• Предстоящие мероприятия

• Встречи Презентации

• Организационная структура

• Изменения условий труда

• Установка новых систем/оборудования

• Поездки

в) Банковская сфера

• Дебиторская задолженность

• Счета к оплате

• Мелкие расходы

г) Административная сфера

• Юридические аспекты

• Страховка

• Персонал

• Стратегии/процедуры

д) Клиенты

• Внутренние

• Внешни

е) Маркетинг

ж) Продвижение продукции

з) Продажи

• Обслуживание клиентов

и) Системы

• Телефоны

• Компьютеры

• Офисная техника

• Другая аппаратура

• Коммунальные услуги

• Упорядочение данных

к) Хранение

• Товарных запасов

л) Ресурсы

м) Офис/рабочее место

• Организация офиса

• Мебель

• Обстановка

Ожидания:

• Информация

• Задания и проекты, которые нужно передать кому-то

• Важнейшие мероприятия в рамках осуществления проектов

• Ответы на:

— Письма

— Служебные записки

— Звонки

— Предложения

— Требования

— Возмещение затрат

— Средства на мелкие расходы

— Страховые взносы

— Заказы

— Починка оборудования

— Билеты

— Решения других людей

Профессиональный рост

• Обучение/семинары

• Чему стоит научиться

• Ориентиры

• Навыки, которыми необходимо овладеть, особенно в сфере:

— Программных продуктов

• Аудио- и видеокурсы

• Резюме

Внешнее развитие

Исследования — нужно узнать о…

Профессиональный гардероб

Частная жизнь

Начатые, но не завершенные проекты

Проекты, осуществление которых нужно начать

Обещания и обязательства перед другими людьми:

• Женой/мужем

• Детьми

• Семьей

• Друзьями

• Коллегами

Предметы, которые вы взяли во временное пользование

Проекты: другие организации

• Сфера обслуживания

• Общественные

• Добровольные

Информация, которую нужно получить или передать:

• Семья

• Друзья

• Коллеги

Совершить (отослать) или ответить на:

• Телефонные звонки

• Письма

• Открытки

Предстоящие события:

• Торжества

• Дни рождения

• Годовщины