Как разобраться с делами

Аллен Дэвид

Это и есть фокус «Положить вещь напротив входа, у двери». Для нас «дверь» — дверь нашего сознания, а вовсе не дверь вашего дома.

Откройте ежедневник и просмотрите записи на ближайшие две недели — вам на глаза попадется хотя бы одно «О! Точно! Надо же сделать __». Если вы поставите себе где-то постоянно всплывающее напоминание, вам уже станет лучше, сознание уже немного прояснится. Это не китайская грамота — это просто нехитрый трюк.

Если вы достанете чистый лист бумаги и ручку, и усевшись с ним, сконцентрируетесь на проекте, который в основном занимает ваши мысли, то вы наверняка сможете припомнить и выписать не одно «О! Точно! Надо же решить насчет ___». Запишите это и положите на видное место. Вы не станете умнее, чем 10 минут назад,

но вы сделаете что-то полезное для работы и для жизни.

Вы существенно повышаете личную продуктивность, когда обдумываете нужные дела в нужное время и постоянно имеете под рукой инструменты, чтобы свои идеи зафиксировать.

Основная идея, как достигнуть высококлассного уровня управления рабочим процессом, заключается в том, чтобы держать под рукой необходимые инструменты и двигаться так, чтобы мышление автоматизировалось — так гораздо легче втянуться в игру. Последующие предложения по поводу времени, пространства и инструментов — все это надежные методы для решения задач на качественно новом уровне.

Если вы серьезно настроены на преодоление главного препятствия на пути к вашей личной системе управления, я советую вам обратить особое внимание на детали и следовать указаниям, приведенным ниже. Целое — это лучше, чем совокупность частей. Вы также обнаружите, что выполнение этой программы окажет реальное влияние на реальные вещи, которые происходят в вашей жизни прямо сейчас. Многое из того, что вы хотите сделать, мы сделаем новыми эффективными способами, которые вас несомненно удивят.

Оставьте время в покое

Я рекомендую вам выделить особое время только на то, чтобы подготовить полигон с необходимым пространством, мебелью и инструментами. Если ваше пространство организовано разумно, это уменьшит подсознательное нежелание взаимодействовать с вашим персоналом и даже сделает для вас разруливание задач привлекательным. Для большинства людей оптимальным является отрезок в два дня. (Не переживайте, если вы не сможете выделить столько времени. Все эти действия полезны в любом случае, как бы мало ни было время, которое вы можете им уделить каждому из них. Два дня — это не требование для этих техник, просто через два дня они начнут приносить видимый результат). Внедрение всего процесса может занять шесть часов, а обработка и принятие решений по поводу всей информации, которую вы хотели бы использовать в вашей системе — ещё часов восемь. Вы, конечно, можете собирать информацию большими порциями, но будет гораздо проще, если вы сможете организовать эту порцию в один присест.

Самое лучшее время для такой работы — это выходные или отпуск потому, что в это время вероятность того, что вас потревожат, резко уменьшается. Если вы собрались заниматься этим в обычный будний день, стоит убедиться, что не назначено никаких встреч или заседаний, исключение составляют лишь внезапно возникшие экстренные дела; на телефонные звонки пусть отвечает автоответчик или секретарь. Я не рекомендую задерживаться на работе для таких дел. К концу дня вы уже порядочно устали и рискуете попать в «заячий капкан» [4] .

4

После работы можно переделать несложные дела, которые вы скорее всего не будете делать в течение рабочего дня, например: распределить большую кипу бумаг, разложить фотографии по папкам, посмотреть в Интернете турпоездки для предстоящего отпуска или обработать чеки.

Для большинства людей, которых я консультирую, заставить мир подождать два дня — это задача весьма непростая — сложно избавиться от необходимости быть постоянно доступным для встреч и переговоров, когда вы в офисе. Если же вы работаете в общей комнате, то выделить несколько часов в день для такой

работы будет ещё сложнее.

Выделите процессу организации рабочего места два дня и они потом сто раз окупятся возросшей продуктивностью и спокойствием.

Сама по себе процедура организации не является «сакральным знанием», просто для того, чтобы собрать и обработать огромное количество «разного», надо много сил и времени, особенно, если это «разное» было не закончено, не перепоручено или застопорилось. Прерывания и отвлечения могут увеличить требующееся время вдвое. Если в каком-то деле вы смогли добраться до полного его завершения за один присест, у вас появляется прочное чувство контроля, спокойствия и море новой, невесть откуда взявшейся, творческой энергии. Позже вы сможете налаживать вашу систему в более короткие сроки, рывками, выбирая время между делами в течение рабочего дня.

Организация пространства

Вам понадобится физическое пространство, которое будет служить центральным контрольным пунктом. Если у вас уже есть свой стол или даже кабинет, это будет лучшей стартовой площадкой. Если вы работаете дома, тогда это будет вашим полигоном. Если вы совмещаете работу в офисе и фриланс, вы захотите установить идентичные взаимодополняющие системы в обоих местах.

Основой создания рабочего пространства являются письменный стол и место, куда можно собирать входную информацию. Некоторым людям, таким как менеджер торгового зала в магазине автомобилей, или медсестра, или приходящая няня, этого будет вполне достаточно. Для людей, много занимающихся письменной работой, рабочее место это ещё и компьютер, телефон, лотки для клейких листочков, ящики для рабочих бумаг, полки для папок с документами. Некоторым может понадобиться факс, принтер или оборудование для мультимедийных конференций.

Наличие функционального рабочего места критично. Если у вас такового ещё нет, так заведите. Это относится и к студентам, и к фрилансерам, и к пенсионерам. У каждого должен быть физический пункт контроля, из которого можно разруливать все остальное. Если бы мне надо было соорудить рабочее место за 2 секунды, я купил бы дверь, водрузил её на две тумбочки в качестве столешницы, поставил бы на неё три лотка для бумаг и положил бы ручку. И это была бы моя база. Если бы у меня ещё было время, чтобы присесть, я бы и стул купил. Поверьте, я частенько бывал в офисах, где и такая-то функциональность рабочих мест не обеспечена.

Даже если вы работаете в офисе, дома вам все равно нужно рабочее место

Не пренебрегайте рабочим местом дома. Как вы впоследствии поймете, важно, чтобы дома было хотя бы спутниковое офисному рабочее место. Многие из тех, с кем мне случалось работать, были совершенно обезоружены степенью беспорядка у них дома, по сравнению с офисом. И обещание самим себе наладить такой же порядок дома было для них весьма полезно.

Если у вас схожие проблемы, то, посвятите выходные, организации вашего рабочего места дома, и вы увидите — это произведет маленькую революцию в вашей самоорганизации.

Переносной офис

Если по работе вам приходится много ездить или вы просто ведете мобильный образ жизни, вам все равно было бы не лишне организовать передвижной мини-офис. Скорее всего, это будет портфель, чемоданчик или рюкзак с необходимыми отделениями и папками.

Часто возможность работать продуктивно теряется только, потому что большинство людей не имеет с собой необходимых рабочих принадлежностей и не могут с пользой использовать временные дыры, нередко случающиеся, если вы находитесь в пути. Хороший стиль работы, правильные инструменты и хорошая связующая система домашнего и офисного рабочих мест могут сделать путешествие весьма продуктивным в смысле выполнения определенных видов дел.