Как разобраться с делами

Аллен Дэвид

Сегодня большинство менеджеров свои календарные системы наладили. Системы эти очень разные: карманные блокнотики с возможностью обзора недели целиком; блокноты, из которых можно вырывать листки с планом на день, неделю, месяц или год; индивидуальные ежедневники в наладоннике; большие доступные группе людей электронные ежедневники, которые используются всей компанией, например, Outlook или Lotus Notes.

Ежедневник нередко является основным инструментом самоорганизации. И это на самом деле жизненно необходимый элемент управления некоторыми видами данных и напоминаниями о событиях. Скажем, у вас много напоминания и

несколько дат, которые вы хотели бы внести в ваш ежедневник. Не стоит на этом останавливаться: надо объединить ваш ежедневник с другими инструментами организации информации в более полную гибкую систему, которая слаженно заработает, как только вы начнете применять наш метод.

Вам наверняка захочется выяснить, какой ежедневник будет оптимальным именно для вас, я расскажу об этом подробнее в следующей главе. А сейчас просто продолжайте использовать тот, который у вас уже есть. Как только вы выработаете ваш индивидуальный системный подход, у вас будет больше оснований для выбора более подходящего инструмента организации.

Корзина для ненужных бумаг / Мусорка

Весьма вероятно, что вам придется выкидывать гораздо больше, чем вы думаете, так что запаситесь большой корзиной для ненужных бумаг. Некоторые менеджеры, с которыми я работал, находили чрезвычайно удобным — поставить большой мусорный бак прямо за дверями офиса!

Нужен ли вам органайзер?

Нужен вам органайзер или нет, зависит от нескольких факторов. Вы уже привыкли им пользоваться? Как вы хотели бы видеть ваши напоминания о событиях, повестках дня и проектах? Где и как часто вам надо будет пересматривать их? Ваша голова — это не склад для хранения напоминаний об обязанностях, поэтому вам, очевидно, надо будет как-то управлять ими внешним образом. Можно наладить бумажную систему: хранить листы в папках; можно использовать блокнот или планировщик или же электронную версию этих инструментов. Либо же вы можете как-то это все скомбинировать.

Когда вы уже решили, как обрабатывать свои материалы и что именно надо организовать, то все, что вам осталось сделать — это составить списки.

Все вышеперечисленные инструменты можно использовать для сбора, обработки и организации, например, простые листы и лоток под них. Пока вы работаете со своей корзинкой информации, вам придется выполнять множество мелких дел, требующих меньше двух минут, для них-то вам и понадобятся стэплер, желтые клейкие листки и скрепки.

Журналы, статьи и объемные заметки отправятся в другие лотки. Возможно, эти лотки будут служить только для хранения — а уж хранить-то вам придется много чего. Что ещё не учтено: установки проектного реестра, вычитывание записей, повесток дня и напоминаний в ежедневнике и отслеживания и отметки дел, выполнения которых вы ожидаете — все это потребует списков в некоторой форме.

Работать со списками можно напрямую — просто пересматривать листы в папке (например, отдельные листы с именами людей, которым надо позвонить, в папке «Телефонные звонки»); либо можно использовать какие-то инструменты, например, блокноты, из которых можно вырывать листки, планировщики (страница «Телефонные звонки» со списком имен); или же их электронные версии (например, категория «Телефонные звонки» в разделе «To Do»

в наладоннике или в разделе «Задания» в Microsoft Outlook).

Кроме хранения информации о связи (я имею виду телефонную и адресную книгу), органайзеры приспособлены ещё и для того, чтобы составлять списки. (Ваш ежедневник — это в сущности список с определенными по времени и по дням делами, расположенными в хронологическом порядке). С 1980-х годов на рынке были представлены тысячи моделей органайзеров, от раннего карманного Day-Timers до сегодняшних новомодных и технически оснащенных наладонников и компьютерных программ вроде Microsoft Outlook и Lotus Notes.

Станете ли вы работать над повышением своей эффективности, используя те инструменты, которые вы используете сейчас, или заведете новые? Ответ: что, на самом деле поможет вам изменить свое поведение — то и используйте. Фактор эффективности здесь критичен. Получаете ли вы много электронной информации, которую было бы легче обрабатывать и отслеживать специально заточенными под это дело программами? Нужно ли вам записывать все ваши встречи в бумажный ежедневник? Нужны ли вам напоминания о телефонных звонках, при том, что вам неудобно таскаться с папками и блокнотами?

И так далее. Есть также эстетический фактор и фактор комфорта. Я не редко делаю важные пометки и просматриваю дела тогда, когда случается просто крутить наладонник в руках, например, в ожидании заказа в ресторане.

Когда вы решаете приобретать ли и использовать ли органайзер, и если так, то какой, помните, что все, что вам придется делать — это работать со списками. Когда вы узнаете, что вносить в списки и как эти списки потом использовать, инструмент становится уже не важен. При выборе оного исходите из соображений простоты, скорости и удовольствия.

Один из лучших способов улучшения продуктивности организации — это использование инструментов, которые вам нравятся. Если ваша система хранения не является быстрой, функциональной и классной, она будет тормозить весь процесс.

Жизненно важным является наличие простой и функциональной персональной системы хранения информации общей направленности. Прежде, чем начать работать в каком бы то ни было офисе, я оцениваю систему хранения. Как я говорил во 2й главе, отсутствие хорошей системы документов общей направленности может стать одной из самых крупных трудностей при создании личной системы менеджмента, и многим менеджерам, которых я тренировал лично, в этом направлении ещё работать и работать. Частенько я ездил с клиентом в канцелярский магазин и покупал ящики и лотки для хранения, папки, аппараты для наклеивания этикеток, чтобы мы могли организовать достойную систему, в которую можно поместить две трети хлама, валяющегося на столе, на полках и даже на полу.

Итак, цель данного этапа — создать систему ссылок общей направленности — отдельно от других систем, посвященных контрактам, финансовой информации и другим категориям данных, которым нужно выделить особое места и проиндексировать. Материалы общей направленности могут содержать статьи, брошюры, листки, записки, заметки, распечатки, факсы — все, что вы хотите сохранить, потому что это интересно или полезно, и то, что не вписывается в вашу специализированную систему хранения, но и не должно валяться на полке просто так.