Как управлять собой

Шейнов Виктор Павлович

6. Пытаюсь по возможности оградить себя от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний.

7. Дневную загрузку стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности.

8. В моем распределении времени есть «окна», позволяющие реагировать на внезапно возникающие актуальные проблемы.

9. Пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих жизненно важных проблемах.

10. Умею говорить «нет», когда на мое время пытаются претендовать другие, в то время как мне необходимо

выполнить более важные дела.

Оценка результатов

Если теперь вы суммируете баллы, набранные вами при оценке вашего стиля управления временем, то получите следующие результаты.

0–15 баллов. Вы не управляете своим временем и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей вы достигаете, если составляете список приоритетных дел и придерживаетесь его.

16–20 баллов. Вы пытаетесь овладеть своим временем, но не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех.

21–25 баллов. Вы неплохо распоряжаетесь своим временем.

26–30 баллов. Вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время. Позвольте окружающим вас людям приобщиться к вашему опыту.

1.2. Главные приемы управления временем. Что дадут рекомендации

Средний человек озабочен тем, как бы ему убить время, человек же талантливый стремится его использовать.

А. Шопенгауэр

Итак, первое, с чего следует начать, – это сильное желание изменить принцип распределения своего времени. Без такого желания ничего не получится – из-за естественного нежелания менять устоявшиеся, привычные методы работы.

Предлагаемые приемы помогут вам ежедневно выигрывать в среднем два часа времени. Я знаю людей, которые стали успевать в течение дня делать вдвое больше дел (и не только на работе). Но это, конечно, исключение, хотя и приятное. А выигрывание двух часов времени является совершенно реальным (и наиболее вероятным) для любого человека. Разумеется, при условии систематического применения рекомендуемых правил. Так показывают результаты опросов тех, кто их использует.

Данные приемы полезны руководителю, специалисту и вообще любому человеку, обеспокоенному нехваткой времени, – от министра до домашней хозяйки, как на работе, так и в быту.

Эффективные правила организованного человека

Правило 1. Составьте перечень дел в порядке их важности.

Это первое существенное звено в рациональной организации времени.

Один из парадоксов состоит в том, что, тратя время на его планирование, мы его же потом и выигрываем.

В памятке-правилах «Как надо работать», составленной А.К. Гастевым, первые два абзаца звучат так: «Прежде чем браться за работу, надо всю ее продумать, продумать так, чтобы в голове окончательно сложилась модель готовой работы и весь порядок трудовых приемов. Если до конца продумать нельзя, то продумать

главные вехи, а первые части работы продумать досконально. Большинство работ не удается потому, что они с самого начала не были хорошо продуманы». Выделенное мной много раз повторяющееся слово «продумать» наиболее точно отражает главное в планировании.

Составление плана работы на день лучше всего проводить следующим образом. Сначала записать дела в специальном блокноте (ежедневнике, органайзере) в порядке приоритетности.

1. Важнейшие дела (в порядке их важности).

2. Срочные дела (в порядке срочности).

3. Текущие, несрочные дела (в порядке важности).

4. «Пока не спросят».

Планирование – это определение приоритетности, а не простое составление перечня задач. Планируя накануне, не пытайтесь составлять список сразу в порядке приоритетности дел. Вписывайте в него пункты по мере того, как они приходят на ум, а выяснение их приоритетности – это следующий шаг.

Но предположим, что список дел необъятен или что внезапный приток дел заставляет вас схватиться за голову. Если не удается достаточно быстро рассортировать навалившуюся работу, ситуация чревата стрессом.

Не паникуйте. Разложите дела по степени срочности исполнения. Скажем, по следующим признакам:

• срочно;

• в течение нескольких дней;

• к следующей неделе;

• к началу месяца.

От важности и срочности дел зависит оптимальная реакция на них, представленная в следующей таблице. Относительно дел неважных и несрочных обычно исполнение на «удовлетворительно» – это все, что нужно. Если же какой-то пункт переходит из списка в список в течение многих недель, напрашивается вопрос: есть ли необходимость выполнять его вообще?

Небольшие усилия помогут превратить ваш ежедневник в источник ценной информации для анализа расходования времени:

• сделав дело и зачеркивая запись, отметьте (хотя бы ориентировочно) потраченное на него время;

• если дело сделано полностью, зачеркните эту запись, например, прямой сплошной чертой, если не полностью – волнистой; если это дело на поверку оказалось не вашим – пунктирной линией (каждый для себя сам может выработать подобные знаки, несущие дополнительную информацию).

Просмотр записей выявит особенности вашего делового стиля и использования времени.

План лучше составлять с утра. Если вы составили его в конце предыдущего дня, то утром проверьте себя (утро вечера мудренее): за ночь треволнения предшествующего дня улягутся, мелочи отфильтруются и станет более объективным понимание степени важности тех или иных дел.

Правило 2. Беритесь прежде всего за самые важные и срочные дела.

Управление временем – это вопрос не только о нем самом, но и о решаемых задачах. Обычно 80 % времени отнимают дела маловажные, приносящие в копилку результативности дня не более 20 %. И наоборот, из десяти дел всегда найдутся два-три, сделав которые вы уже будете довольны этим днем.