Как управлять собой

Шейнов Виктор Павлович

Это одно из проявлений принципа Парето (правила «80/20»): 20 % дел дают 80 % результата.

Не количество выполненных дел, а их важность – вот что определяет результативность дня!

Некоторые управленцы, заваленные делами, в попытках избавиться от их обилия начинают с мелких, чтобы, быстро переделав их, сократить общее количество дел и уже затем сосредоточиться на важных. Но практика показывает, что чаще всего до важных дел руки так и не доходят.

Как

прозорливо заметил в свое время вождь мирового пролетариата, «кто берется за частные вопросы без предварительного решения общих, принципиальных, тот неминуемо будет на каждом шагу натыкаться на эти нерешенные вопросы». Правда, необходимо проявить немалую волю и выдержку, чтобы не быть затянутыми пресловутой текучкой мелких вопросов, большинство из которых к концу дня уже можем и не припомнить.

Применительно к плану дня это выглядит так: не давайте обстоятельствам сталкивать себя с намеченного пути. Переходите к менее важным и менее срочным делам, только убедившись, что по делам более приоритетным сделано все необходимое.

Итак, следует начинать с самой важной задачи. Если же ожидаемые конечные результаты равнозначны по ценности, сначала займитесь самыми легкими задачами или такими, которые требуют наименьшего количества времени. Таким способом вы зададите темп. После этого можно сконцентрироваться на более трудных задачах, поскольку вы отделаетесь от нескольких важных задач, довлевших над вами.

Когда работа срочная и ужасная – делайте ее в первую очередь! Освободитесь от нее как можно быстрее, и она не будет портить вам весь день.

Если удастся справиться со сложной проблемой в начале дня, то оставшиеся дела вы будете делать в хорошем настроении. Установите систему вознаграждения за выполнение трудной работы – сделайте перерыв или угоститесь чаем, кофе.

Получите удовольствие, отметив в своем ежедневнике, что задача выполнена!

Итак, ключевой элемент эффективного управления временем – оценка по результату, а не по выполненным действиям. Управляйте своим временем, ориентируясь на получение самого лучшего результата! Если решать только вопросы, которые «хватают за горло», то столкнешься с лавинообразным их нарастанием. Если же вопросы решаются «в зародыше», то тратится меньше времени.

Правило 3. Спрячьтесь от текучки, уединитесь хотя бы на час.

Количество обращений в сфере управления так велико, что средний интервал между ними – не более 8 минут. Однако если учесть, что значительная часть времени уходит на совещания, ходьбу по кабинетам, отлучки и т. д., то в остальное время эти интервалы значительно меньше. Поэтому не приходится надеяться на вдумчивое (без помех) рассмотрение важнейших дел, требующих, как правило, значительного времени.

Если у вас есть секретарь или подходящий помощник, то они могут оградить вас от многих мелких вопросов. (Хороший секретарь экономит руководителю до 30 % рабочего времени!)

Практика «закрытых дверей» является единственно приемлемой при написании серьезного документа, решении важного вопроса. Для этого необходимо запереться, включить автоответчик, а если его нет – попросту отключить телефон!

Если запереться нет возможности, можно уединиться там, где вас без подсказки (в случае крайней необходимости) не найти: в чьем-то временно свободном кабинете, в библиотеке, в конференц-зале или другом свободном помещении. (Один из знакомых мне руководителей приспособился уединяться в своем автомобиле, припаркованном недалеко от офиса.)

Попробуйте приходить на работу утром примерно на час раньше, скажем, в течение недели и выполнять какую-то часть

дневной работы. Вы удивитесь тому, как много вам удастся сделать до 9 часов утра, когда рабочий день только начинается. Обговорите с коллегами, когда лучше всего устроить «тихий час». Иногда целые отделы договариваются об этом часе (обычно с утра), когда все работают, не мешая другим.

При этом, как показывает опыт, за время уединения удается сделать то, что является наиболее важным и необходимым на данный момент. Именно за этот час вы и получите наибольшие результаты, которые создают удовлетворенность рабочим днем, ощущение исполненного долга, осознание собственной силы воли.

Иных столь же эффективных способов уйти от текучки мировая практика не выработала.

Правило 4. Занимайтесь в каждый момент только одним делом.

Уподобьте себя песочным часам: они в каждый момент пропускают через свое горлышко только одну песчинку и потому могут служить долго, не теряя точности. Пропускайте через свое сознание в каждый момент только один вопрос – важнейший на данный момент – и не переходите к другому, не закончив предыдущего.

Перескакивание с одного вопроса на другой – это расточительство времени, поскольку вновь вникать в вопрос – значит тратить на него дополнительное время.

К тому же такое перескакивание, как показывают исследования, отрицательно сказывается на нервной системе: быстро нарастает утомление, ухудшается качество работы, увеличивается количество ошибочных действий и решений.

К сожалению, нередко приходится наблюдать, как во время разговора руководителя с подчиненным входит другой подчиненный и после приветствия обращается прямо к хозяину кабинета со своим делом, не обращая внимания на то, что до него уже шел деловой разговор. А потом заходит следующий… и т. д. Кроме невоспитанности посетителей, руководитель тем самым поощряет и разбазаривание собственного времени, как, впрочем, и времени своих сотрудников. Ибо ему приходится возвращаться к одним и тем же вопросам. Кроме того, вопросы в присутствии других всегда решаются дольше, чем с глазу на глаз.

Так иногда происходит и во время пребывания в кабинете стороннего посетителя. Поэтому хозяин кабинета не должен позволять вошедшему сотруднику прерывать начатый до него разговор. Если же он не пресекает вклинивания, то это может сделать его собеседник. Мой опыт показывает, что если попросить продолжить начатый разговор, то хозяин кабинета обычно это поддерживает.

Перескакивание с вопроса на вопрос имеет место и всякий раз, когда мы отвлекаемся от беседы с посетителем, чтобы ответить на телефонный звонок. «Телефон для меня как икона», – говорится в одной из песен Владимира Высоцкого. Мы действительно поклоняемся телефону, когда по звонку отвлекаемся от серьезного разговора. Это неуважение к собеседнику и к тому же неразумное расходование своего времени, ведь после каждого телефонного разговора необходимо вновь входить в суть разговора с присутствующим: «Так на чем мы остановились?» Это свидетельствует о том, что содержание беседы вылетело из головы.

Более рационально действовать так: если разговор заканчивается, скажите позвонившему: «Одну минутку», положите смартфон на стол и, закончив разговор, приступайте к беседе с абонентом.

Если же до конца разговора далеко, спросите у посетителя, сколько еще нужно времени, и предложите перезвонить через n минут, назвав время с большим запасом (если запаса не создавать, то указанного времени может оказаться недостаточно, вас опять отвлечет тот же абонент и вы окажетесь в неловком положении).