Компьютер на 100 %. Начинаем с Windows Vista

Зозуля Юрий

в правом углу строки заголовков вкладок.

Для некоторых баз данных использование вкладок может быть отключено; чтобы задействовать их, нажмите Кнопку «Office», затем кнопку Парамеры Access, в появившемся окне выберите категорию Текущая база данных и установите переключатель Параметрыокна

документа в положение вкладки.

Объекты базы данных

База данных состоит из отдельных объектов, находящихся в области переходов. Объекты базы данных имеют следующее назначение.

Таблицы. Используются для хранения данных и являются основным объектом Access. Все остальные объекты используют данные, которые хранятся в таблицах. Таблицы базы данных имеют внешнее сходство с таблицами Excel (см. рис. 7.1).

Запросы. Используются для отбора данных из одной или нескольких таблиц. В запросах можно задавать условия отбора данных, производить вычисления (в том числе и групповые) и другие операции с данными. Результат выполнения запроса отображается в виде таблицы, однако запрос не хранит никакой информации, а только показывает то, что находится в таблицах. Существуют также специальные типы запросов, которые выполняют добавление, изменение или удаление сразу большого количества записей.

Формы. Основное назначение форм – облегчение ввода, просмотра и редактирования записей. Формы обычно отображают одну запись из таблицы и имеют кнопки для перехода от одной записи к другой. Формы могут использоваться для других целей, различные виды форм можно найти в учебной базе данных Борей.

Отчеты. Позволяют отобрать данные из таблиц или запросов для просмотра и вывода на печать. В отчетах можно использовать различные приемы форматирования и оформления документов.

Макросы. Макрос – это последовательность специальных макрокоманд для выполнения определенных операций. Макросы обычно связываются с кнопками, реже – с другими элементами форм. После нажатия кнопки записанные в макросе команды выполняются автоматически.

Модули. Модуль – это программа на языке Visual Basic для приложений (VBA), состоящая из процедур и функций. Модули и макросы позволяют значительно расширить возможности базы данных, но их создание требует определенной квалификации.

С объектами базы данных можно выполнять различные операции, например создавать, изменять или удалять. Для этого можно использовать соответствующие кнопки на ленте или другие элементы, например контекстное меню. Об особенностях работы с объектами базы данных вы узнаете из следующих уроков.

Практическая работа 53. Запуск Access. Работа с объектами базы данных

Задание. Ознакомиться с окном программы Access. Запустить и рассмотреть учебную базу данных.

ВНИМАНИЕ

При

выполнении задания помните, что все внесенные в базу данных изменения записываются немедленно и их невозможно отменить. Работа с базой данных требует большей аккуратности, чем с текстами или таблицами.

Последовательность выполнения

1. Запустите программу Access и откройте учебную базу данных Борей.

2. Ознакомьтесь с окном программы и его элементами (см. рис. 7.5).

3. Если область переходов не отображается на экране, включите ее с помощью клавиши F11 или кнопки Область переходов у левой границы окна.

4. Щелкните кнопкой мыши на заголовке области переходов и в появившемся меню выполните команду Таблицы и связанные представления.

5. В области переходов найдите группу Заказы и разверните ее, щелкнув кнопкой мыши на заголовке группы.

6. Найдите таблицу Заказы и откройте ее двойным щелчком кнопки мыши.

7. Ознакомьтесь с содержимым таблицы. Для просмотра всей имеющейся информации используйте линейки прокрутки.

8. Аналогично найдите в группе Сотрудники таблицу Сотрудники и откройте ее.

9. Переключитесь между открытыми таблицами с помощью вкладок.

10. Щелкните кнопкой мыши на заголовке области переходов и в появившемся меню выполните команду Тип объекта.

11. В области переходов разверните категорию Формы и откройте форму Сведения о Сотрудниках.

12. Просмотрите сведения обо всех сотрудниках, используя для перехода от одной записи к другой кнопки в нижней части формы или клавиши Page Up/Page Down, затем закройте форму Сведения о Сотрудниках.

13. В группе Отчеты найдите и просмотрите отчет Адресная книга Сотрудников.

14. Закройте все открытые вкладки с помощью кнопки в правом углу строки заголовков вкладок.

15. С помощью меню области переходов верните режим группировки Таблицы и связанные представления.

16. Самостоятельно откройте форму Сведения о Сотрудниках и отчет Адресная книга Сотрудников.

17. Выполните команду Работа с базами данных Показать или скрыть Схема данных. В появившемся окне можно увидеть и проанализировать связи между таблицами.

18. Закройте открытые вкладки и завершите работу с программой Access.

Подведение итогов

Вопросы для проверки

Чем отличается база данных от СУБД?

Что такое таблица, поле, запись?

Для чего используются связи между таблицами базы данных?

Какие преимущества имеет СУБД в сравнении с электронными таблицами?

Почему при открытии базы данных некоторые ее функции могут быть отключены?