Компьютер на 100 %. Начинаем с Windows Vista
Шрифт:
3. Для каждого поля установите тип данных и другие свойства с помощью элементов группы Форматирование и тип данных вкладки Режим таблицы.
4. Для сохранения структуры таблицы нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа и в появившемся окне введите имя таблицы.
5. При необходимости настроить дополнительные свойства полей переключитесь в режим конструктора с помощью кнопки Режим. В режиме конструктора выберите в списке нужное поле и установите для него желаемые свойства в нижней части окна.
ПРИМЕЧАНИЕ
В
После создания таблицы может возникнуть необходимость изменить ее структуру, например добавить новые поля или удалить существующие. Для добавления поля в конец таблицы отредактируйте заголовок Добавить поле, для вставки нового поля перед текущим нажмите кнопку Вставить в группе Поля и столбцы вкладки Режим таблицы. Для удаления поля щелкните кнопкой мыши на его заголовке, нажмите кнопку Удалить в группе Поля и столбцы и подтвердите действие в появившемся окне.
ВНИМАНИЕ
При удалении поля содержащиеся в нем данные будут безвозвратно потеряны. Вы также можете потерять или исказить данные при изменении формата существующего поля, о чем будете проинформированы в диалоговых окнах.
Сохранение базы данных
При работе с данными нет необходимости выполнять команду Сохранить – введенные данные сохраняются автоматически при переходе к следующей записи, а изменения в структуре таблиц и других объектов сохраняются при их закрытии. Автоматическое сохранение позволяет сразу нескольким пользователям работать с данными в режиме реального времени.
Автоматическое сохранение имеет и негативную сторону: большинство изменений в базе данных невозможно отменить, то есть существует опасность повредить данные при невнимательном выполнении тех или иных действий. Большие неприятности может принести повреждение базы данных с большим объемом введенной информации, поскольку для ее восстановления может понадобиться значительное время.
Во избежание потери данных следует периодически создавать резервную копию базы данных с помощью команды Кнопка «Office» Управление Резервная копия базы данных. Резервную копию рекомендуется также создавать перед каждым изменением структуры таблиц и связей.
Практическая работа 55. Создание таблицы и ввод данных в нее
Задание. Создать новую учебную базу данных с именем Taxi2008, в которой создать таблицу Клиенты для хранения сведений о клиентах службы такси. Ввести несколько записей в созданную таблицу. Проект нужной таблицы приведен в табл. 7.2. В именах полей принято не использовать пробелы, хотя это необязательное требование.
Таблица 7.2. Проект таблицы Клиенты
Последовательность
1. Запустите программу Access и создайте новую базу данных с именем Taxi2008.
2. В новой таблице Access автоматически создаст ключевое поле под названием Код. По проекту данной таблицы его следует исправить на НомерКарточки. Для этого дважды щелкните кнопкой мыши на заголовке поля Код, измените текст на НомерКарточки и нажмите клавишу Enter.
3. Введите заголовок второго поля. Для этого дважды щелкните кнопкой мыши на заголовке Добавить поле, введите имя поля и нажмите клавишу Enter.
4. Аналогично создайте поля ДомашнийАдрес и Телефон.
5. Для установки типа данных и других свойств полей сделайте следующее:
1) выделите поле щелчком кнопки мыши на его заголовке;
2) откройте на ленте вкладку Режим таблицы;
3) из раскрывающегося списка Тип данных в группе Форматирование и тип данных установитедля поля нужный тип (см. табл. 7.2);
4) если поле является обязательным, установите для него флажок Обязательное.
6. Сохраните структуру созданной таблицы, нажав кнопку Сохранить на панели быстрого доступа. В появившемся окне введите имя таблицы – Клиенты.
7. Введите в созданную таблицу несколько записей о клиентах.
8. Для установки нужного размера полей (см. табл. 7.2) переключитесь в режим конструктора с помощью кнопки Режим (она находится в левой части вкладки Главнаяи также имеется на контекстных вкладках при работе с объектами базы данных).
9. В конструкторе щелкните кнопкой мыши на названии поля ФамилияИмя, найдите в списке свойств поля параметр Размер поля и установите для него значение 50.
10. Аналогично установите размеры других текстовых полей и проверьте размер поля НомерКарточки.
11. Сохраните изменения в структуре таблицы. При этом вы получите предупреждение, что некоторые данные могут быть потеряны, поскольку вы уменьшили размер полей.
12. Снова переключитесь в режим таблицы, введите в нее еще несколько записей, после чего закройте таблицу и выйдите из программы Access.
Задание для самостоятельного выполнения
Внесите следующие изменения в структуру таблицы Клиенты:
измените имя поля Телефон на ДомашнийТелефон и добавьте новое поле МобильныйТелефон; в режиме таблицы добавьте новые данные в созданное поле;
для поля НомерКарточки поставьте условие <10 000 и создайте свое сообщение об ошибке; в режиме таблицы проверьте действие ограничения.