Компьютер на 100 %. Начинаем с Windows Vista
Шрифт:
Для чего используется область переходов?
Какой из объектов базы данных является наиболее важным?
Для чего используются запросы, формы и отчеты?
Вы получили основные сведения о базах данных. В следующем уроке будут рассмотрены приемы работы с готовой базой данных, в качестве которой будет использована уже рассмотренная база данных Борей.
Урок 7.2. Основные приемы работы с данными
Просмотр
Для открытия любой таблицы базы данных для просмотра или редактирования найдите ее в области переходов и дважды щелкните кнопкой мыши на ее значке. Для просмотра содержимого таблицы используйте линейки прокрутки, клавиши управления курсором или панель перехода по записям, которая расположена в нижней части таблицы (рис. 7.7).
Для редактирования данных в таблице можно применять приемы, известные по программе Excel. Например, для изменения значения поля щелкните на нем кнопкой мыши, введите новое значение и нажмите одну из клавиш перемещения курсора – Tab или Enter. Для добавления новой записи нажмите соответствующую кнопку на панели перехода по данным – курсор переместится в конец таблицы, где будет создана новая запись, и вы сможете заполнить ее данными.
Рис. 7.7.Панель перехода по записям
Для удаления записи можно щелкнуть правой кнопкой мыши на нужной записи в области заголовков строк, выполнить в контекстном меню команду Удалить запись иподтвердить действие в появившемся окне.
Для работы с записями также можно использовать группу команд Записи на вкладке Главная. Эти команды имеют следующее назначение.
Обновить все. Если с базой данных работают несколько пользователей, то с помощью этой кнопки можно увидеть изменения, внесенные другими пользователями.
Создать. Добавление новой записи.
Сохранить. Запись изменений в редактируемой записи. При переходе к следующей записи изменения в текущей сохраняются автоматически.
Удалить. Удаление значения текущего поля. С помощью стрелки в правой части кнопки можно выполнить команды для удаления поля или записи целиком.
Итоги. Включение строки с итоговыми данными в нижней части таблицы. Для вычисления итогов щелкните кнопкой мыши на нужном поле в строке Итоги ииз раскрывающегося списка выберите итоговую функцию.
Орфография. Запуск процедуры проверки орфографии для текстовых полей.
Дополнительно. Отображение меню дополнительных команд для работы с таблицей.
СОВЕТ
Удерживая нажатой клавишу Ctrl, вы можете быстро добавить новую запись, нажав клавишу +, или удалить запись, нажав -.
При просмотре и редактировании данных обратите внимание на следующие особенности:
порядок
поле с типом данных Счетчик всегда заполняется автоматически;
на панели быстрого доступа имеется кнопка Отменить, но можно отменить изменения только в последней записи, которую вы редактировали; для оперативной отмены редактирования можно также использовать клавишу Esс;
после редактирования данных в таблице нет необходимости выполнять команду Сохранить, данные сохраняются автоматически при переходе к следующей записи;
в первом столбце некоторых таблиц могут отображаться маленькие квадраты со знаком + внутри; щелкнув на этом знаке кнопкой мыши, можно просмотреть связанные данные из подчиненных таблиц (подробнее о связанных таблицах будет рассказано в уроке 7.4).
Работа с формами
Для редактирования таблиц, состоящих из большого количества полей, лучше использовать формы, которые отображают на экране только одну выбранную запись в виде карточки (рис. 7.8). При использовании в области переходов категории Таблицыи связанные представления формы нужно искать в тех группах, где находятся соответствующие им таблицы. При переключении на категорию Тип объекта все формы будут собраны в одной группе Формы.
Возможности работы с данными при использовании форм не очень отличаются от рассмотренных выше приемов редактирования таблиц:
для смены текущей записи используйте панель перехода по записям (см. рис. 7.7), которая обычно присутствует в нижней части каждой формы;
для перехода по полям можно использовать кнопку мыши и клавиши Tab или Enter;
для работы с записями используйте кнопки в группе Записи вкладки Главная или быстрые клавиши.
Разработчики баз данных могут добавлять на формы дополнительные элементы управления, повышающие удобство работы пользователей, например ссылки для быстрого перехода к связанным объектам базы данных.
Рис. 7.8. Форма для редактирования таблицы Сотрудники базы данных Борей
Поиск и замена данных
По современным меркам таблица с несколькими тысячами записей считается небольшой, но даже в такой таблице ручной поиск или отбор нужной информации может занять продолжительное время. С помощью средств поиска, сортировки и фильтрации нужные данные можно найти за несколько секунд.