Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие

Волгин Владислав Васильевич

Можно быстро и легко создавать заказы на продажу и выставлять счета, перенося строки из имеющихся ценовых листов и каталогов производителей, объединяя отдельные заказы для осуществления комбинированных отгрузок, или же выставляя счета на частичные отгрузки. При необходимости счета и отгрузки могут оформляться и регистрироваться независимо друг от друга. Это позволяет делать частичные отгрузки с немедленным или отложенным выставлением счета, что обеспечивает полную свободу действий.

Часто случается, что некоторые позиции резервируются для целей продаж. В системе резервирование осуществляется на основании любого выбранного документа продажи. Резервирование может распространяться на заказ на закупку, имеющиеся складские запасы или на товары, которых в данный момент нет в наличии – в этом случае процесс резервирования просто сводится к оформлению бланка заявки. Программа автоматически закрепляет заказанные позиции за заказом на закупку.

Когда изготовители заменяют выпускаемые позиции на новые в других системах это приводит к большому объему дополнительной работы, но в системе замена товаров может быть сделана автоматически, на основании данных изготовителя: оператор утверждает требуемые замены и программа выполняет их, создавая архив замен и указывая все замененные позиции. Если товар, подлежащий замене, будет внесен

в документ закупки или продажи, то при этом автоматически будет выведена информация о замене.

При необходимости все замененные позиции можно просматривать вместе с данными об их текущих остатках. Это позволяет получить полную картину текущего состояния дел и направить усилия на продажу замененных компонентов, чтобы освободить место для новых.

Система выполняет инвентаризацию быстро и без ошибок. При вводе позиций, которые должны быть записаны в инвентаризационную ведомость, система автоматически регистрирует все отклонения и обновляет содержимое ведомости. По выявленным расхождениям программа проводит автоматическое списание недостач и оприходование излишков. При этом доступно множество способов анализа данных, а результаты инвентаризации отражаются в модуле «Главная книга».

В системе есть специальная функция, позволяющая задать пределы колебаний цен: если они выходят за установленные рамки (например, больше 3–5%), система выводит соответствующее сообщение на экран руководителя.

В системе удобно реализован учет бракованной продукции: товар легко перевести в категорию брака, учесть как бракованный и проанализировать по поставщикам.

Статистика товародвижения по позиции показывает, например, что за ноябрь было продано 10 единиц товара за 3 дня. Потом 6 дней был перерыв – товара не было в продаже. Потом он появился опять, за 2 дня продано 10 штук, т. е. для анализа имеются точные параметры. Менеджер понимает, что на месяц и ему надо заказать не 10, а 50 штук.

Если приход не сходится с заказом, остается второй документ по недополученным товарам от поставщика. Если такое происходит по

2-3 закупкам от одного поставщика, можно отказаться с ним работать.

Некоторые возможности:

♦ гибкая настройка расчета цен закупок и продажи;

♦ хранение истории документов куплипродажи;

♦ хранение прайслистов производителей;

♦ связь с каталогами производителей;

♦ простота в управлении внешнеторговыми сделками;

♦ сезонная корректировка отпускных цен;

♦ показ наличия товара;

♦ возможность продажи товара, отсутствующего на складе (дополнительно);

♦ управление не складируемыми товарами;

♦ замена товара с показом истории замен;

♦ резервирование товара и создание требований на закупку при отсутствии товара на складе;

♦ расчет объема запасов при закупках и продажах;

♦ хранение заявок на продажу для выявления неудовлетворенного спроса;

♦ выдача предупреждений о недопоставках и не выставленных счетах;

♦ запрет продаж, осуществляемых с превышением максимально допустимого размера скидки, или с наценкой ниже минимального уровня (устанавливается в зависимости от статуса сотрудников фирмы);

♦ отслеживание состояния документа – для анализа и контроля бизнесопераций;

♦ хранение фотографического изображения товара.

Склад организован с выделением зон хранения каждому отделу. Товар со склада отпускается на основании накладных на перемещение в соответствующий отдел. При этом накладную создает начальник склада, а подписывает представитель отдела. И, соответственно, приход товара на склад осуществляется на основании накладной на перемещение от менеджера на склад. Порядок оформления тот же.

Продажа в розницу

Реализация товара производится с прилавка, т. к. каждый отдел на территории своего торгового пространства имеет запас товаров минимум на три дня торговли и только крупногабаритные детали продаются непосредственно со склада. Данная форма продажи товаров зарекомендовала себя положительно, если продавцы хорошо подготовлены, знают номенклатуру своих товаров не менее чем на 70 %, потребительские свойства и варианты замены, умеют грамотно пользоваться каталогами производителей и имеют минимальные навыки применения товаров Данная схема работы предусматривает необходимость полноценной подготовки продавцов внутри предприятия, как с технической точки зрения, так и с точки зрения квалифицированного обслуживания клиентов предприятия.

Продавец обязан предложить на выбор товары разных производителей, в разных ценовых группах, объяснить их потребительские свойства, условия гарантии и после согласия покупателя диктует данные этого товара кассиру-операционисту (называет имя поиска по базе данных на каждую единицу товара и его количество). Кассир находит данный товар в базе данных, проставляет количество, выбивает чек и производит расчет с покупателем. При этом предусмотрен ряд скидок в зависимости от суммы чека приобретаемого товара. После обязательной проверки соответствия чека набранному товару, продавец производит отпуск товара.

Возврат товара производится в строгом соответствии с законом «О защите прав потребителей» через кассу торгового зала. Для кассира основанием для оформления возврата служит подпись на покупном чеке менеджера соответствующего отдела или дежурного менеджера.

Во избежание проблем, связанных с блокировкой кассы из-за не вовремя снятого Z-отчета, Z-отчет снимается дважды в день.

Главным и однозначным идентификатором товара для закупщиков, продавцов и кассиров является описание поиска. Ответственным за правильность и уникальность ведения имен поиска является руководитель направления (менеджер) как человек, лучше всех знающий свою номенклатуру.

На каждую продажу фиксируется не только дата, но и время отпуска. Кассиры обязательно обучаются друг у друга, периодически должна производиться переэкзаменовка на знание программы. Z-отчеты снимаются два раза в день, чтобы предотвратить блокировку кассы после суток работы. Во время второго снятия отчета снимаются розничные продажи и загружаются в центральную базу данных. Одновременно со снятием отчета загружаются новые товары и цены. Для более точной синхронизации номенклатурных справочников перед загрузкой все товары блокируются в системе, а при самой загрузке также загружается и флаг блокировки. Таким образом пробиваются товары, разрешенные к продаже и только они доступны и на кассах.

Продажа по безналичному расчету

Ответственность за правильное оформление накладных несет менеджер по безналичному расчету, а ответственность за правильность набора номенклатуры по имеющейся накладной несет продавец отдела. Продажа по безналичному расчету производится после заключения договоров с клиентами на

основе их заявок с предоплатой или с отсрочкой платежа. На каждого клиента ведется учетная карточка, которая содержит все данные о клиенте, его баланс и имеет возможность перехода с карточки на любой документ, связанный с данным клиентом. Накладная на отгрузку товара оформляется менеджером на основании выставленного счета и заявки клиента. Отпуск товара из отдела производится на основании имеющейся накладной в присутствии менеджера и под роспись продавца отдела. Копии накладных сдаются на склад и в бухгалтерию.

При продаже по безналичному расчету «минус-контроль» отключен. Это дает возможность продавать товары под заказ. В карточке товара есть поле, отражающее количество товаров в заказе продажи, тем самым менеджер по закупке имеет возможность видеть, что нужно привезти под заказ.

Инвентаризация

Инвентаризация является важнейшим процессом в деятельности предприятия, т. к. все продавцы и менеджеры являются материально ответственными лицами и в случае недостачи в своем отделе полностью возмещают ущерб, нанесенной предприятию.

Инвентаризация может проводиться как с остановкой торгового процесса, так и в текущем режиме работы. При этом учитываются продажи товаров, подлежащих пересчету с учетом времени продаж в торговом зале, если таковые имеются. После сравнения базы данных с инвентаризационными ведомостями определяются расхождения (которые учитываются после дополнительной проверки) и формируются обновленные товарные остатки в численном и денежном выражении. Если обнаружены излишки, они приходуются, если недостачи – они подлежат возмещению персоналом отдела в полном объеме.

Инвентаризационные ведомости формируются на день подсчета наличия и результаты вводятся в действие на следующий день. Ответственность за формирование ведомостей, ввод результатов с учетом продаж и последующий учет инвентаризационных ведомостей лежит на операторах.

Акты инвентаризации формируются сроком на один день и результаты инвентаризации заносятся на следующий день. При формировании актов в них заносятся не только те позиции, которые имеют ненулевой остаток, но и позиции, имеющие нулевой остаток, но когда-либо закупавшиеся.

В процессе занесения результатов поверяются отгрузки за предыдущий день. При подсчете на бумажном документе фиксируется время подсчета, а при занесении результатов при расхождении остатка в компьютере и фактически подсчитанного, последняя цифра корректируется в соответствии с продажами до времени подсчета.

В случае, когда часть позиций не успевают подсчитать до конца дня, эти позиции удаляются из акта и на следующий день по ним формируется новый акт.

Касса предприятия

Касса предприятия выполняет:

♦ объединение результатов Zothctob касс торгового зала;

♦ приема наличности для ее последующей инкассации;

♦ работу с подотчетными лицами товарной и хозяйственной группы сотрудников;

♦ прием денег от клиентов при оплате наличными за товар согласно правилам торговли.

Сборка – разборка товара

Для некоторых товаров возможно учесть их составные части. В случае, когда необходимо разобрать товар и продать его по частям, товар списывается, а его комплектующие в соответствующих количествах приходуются. В случае необходимости сформировать для продажи комплектный товар производится обратная операция. Себестоимость списания – оприходования задается менеджером продажи на момент формирования перечня состава.

При расчете себестоимости в операциях сборки-разборки цена должна браться по последней закупочной цене товара, равномерно распределяясь с учетом соотношения цен заданных менеджером в составе товара.

Двойные карточки

При необходимости удаления из перечня номенклатуры задвоенных позиций на каждую такую операцию производятся записи в журнале двойных карточек. Процедура удаления двойных карточек товара производится только операторами.

Для фиксации удаления двойных карточек заводится специальная тетрадь, разграфленная по следующей схеме:

Заполняются все записи в строке тетради, без подписей оператора и менеджера дальнейших действий не производится. Порядок заполнения:

Затем в системе производится соответствующая корректировка остатков с учетов остатков на складах.

При появлении в перечне номенклатуры двойных карточек товара с соответствующих складов списывается один товар, приходуется другой. При этом запись о списываемом товаре блокируется для дальнейшего использования. Удаление такого товара возможно только в случае, если по нему не было никаких движений.

Подотчетные деньги

Все подотчетники на предприятии заведены как поставщики, которые получают деньги под отчет («оплата поставщикам»), а затем либо отчитываются документами (чеки на бензин, на закупленные товары и т. п.), либо возвращают деньги обратно в кассу («возврат денег от поставщика»).

В случае, когда подотчетник-менеджер по продажам берет деньги, а затем покупает товар не на рынке, а у юридического лица с предоставлением документов, создаются две проводки: возврат денег от поставщика-подотчетника оплата поставщику, на которого предоставлены документы.

Выдача и прием денег осуществляется на основании приходных и расходный кассовых ордеров.

Режим локальной работы касс

Рабочие места кассиров организованы локально, независимо от сервера. Торговля осуществляется «в минус» на нулевых остатках. Перечень номенклатуры и цены обновляются с сервера с периодичностью, определяемой исходя из скорости протекания бизнес процессов. Закачка данных на сервер производится один раз в день. Во время снятия последнего за день Z-отчета с касс выгружаются данные продажах, которые затем загружаются на сервер.

Такая концепция позволяет решить следующие проблемы:

♦ защищенность касс от сбоев в работе сервера;

♦ защищенность базы сервера от внешнего воздействия (кассы – единственные компьютеры на территории, доступной всем, а не только сотрудникам компании);

♦ защищенность базы сервера от ошибок слабо квалифицированных пользователей, коими являются кассиры – операционисты; в случае блокировки работы кассы по причине ошибки или сбоя, продажи на других кассах и в офисе будут продолжаться;