Малый автосервис: Практическое пособие

Волгин Владислав Васильевич

– автор (корреспондент);

– название документа;

– дата документа;

– индекс документа;

– дата поступления документа (для входящих документов);

– регистрационный номер документа (входящего документа);

– заголовок документа или его краткое содержание;

– резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

– отметка о постановке на контроль;

– срок исполнения;

– отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа – ответа);

– номер дела

– исполнители;

– отметка о постановке на контроль;

– расписка исполнителя в получении документа;

– ход исполнения;

– приложения и др.

Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных карточках документов-запросов для контроля исполнения. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер.

Конверты

от поступающих по почте документов обязательно оставляйте в случаях:

– поступления заказных писем с коммерческими, финансовыми и другими важными документами – даты почтовых штемпелей необходимы для определения даты исполнения некоторых обязательств по договорам и соглашениям и служат аргументами в арбитражном суде;

– когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов.

Храните документы долго

Документы могут теряться и в учреждениях, и в налоговой инспекции, и в фирмах, поэтому для защиты своих прав лучше хранить все документы всю жизнь. Обязательно храните все счета, извещения, квитанции и любые бумажки, подтверждающие оплату любых расходов, налогов, получение денег и документов. Те документы, которые отдаете кому-либо, копируйте. Этим обеспечиваете дублирование информации и возможность обсуждать ее по телефону с тем, кому она передана, без личных встреч. Оплату налогов сверяйте с данными учета у бухгалтера и в налоговой инспекции. Если через 2~3 года инспектор вдруг заявит, что платеж не получен и потребует оплаты пени, вы предъявите копии, чтобы доказать своевременность платежей. Кстати, инспекция может высказать претензии только за 3 предшествующих года.

Финансовые операции

О бухгалтерском учете

Индивидуальному предпринимателю необходимо знать основные положения и требования бухгалтерского учета, чтобы не совершать ошибок, приводящих к убыткам или штрафным санкциям [59] . Особенно необходимы эти знания тем, кто намерен развивать свое дело. Объектами сплошного, непрерывного и документального бухгалтерского учета являются имущество предприятий, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности. Большое значение для правильной организации бухгалтерского учета имеет применение учетных измерителей, при помощи которых выявляются объем, количество, время и прочие показатели хозяйственной деятельности. Их три: натуральные, трудовые и денежные. Натуральные измерители необходимы при учете материальных ценностей, основных средств, готовой продукции. Единицами измерения могут быть: кг, м, шт., м2 и др. С помощью натуральных измерителей производится контроль за сохранностью собственности, объемом процесса заготовления, производства и реализации продукции. Трудовые измерители позволяют измерить затраченное время и труд. Для этого существуют следующие единицы измерения: минута, час, день, месяц и т. п. На их основе рассчитывается производительность труда и начисляется заработная плата. Денежный измеритель – универсальный, обобщающий и выражается в рублях и копейках, посредством которых суммируются произведенные затраты (расходы) предприятия, ранее выраженные в трудовых и натуральных измерителях. В бухгалтерском учете учитываются объекты, обеспечивающие хозяйственную деятельность и объекты, составляющие хозяйственную деятельность. К первой группе относятся хозяйственные средства и их источники, ко второй – хозяйственные процессы и их результаты. Хозяйственные средства предприятия состоят из следующих основных групп. Основные средства – здания, машины, оборудование, транспортные средства и др. Они действуют и используются в хозяйственной деятельности длительное время, изнашиваются постепенно, что позволяет их стоимость включать в расходы производства продукции частями, по мере износа, через амортизационные отчисления. Оборотные средства – сырье, материалы, топливо и другие используются в одном производственном цикле, поэтому вся их стоимость сразу относится в затраты предприятия. В состав данной группы включаются готовая продукция и незавершенное производство. Денежные средства – денежная наличность, находящаяся в кассе предприятия, а также свободные денежные средства в банке на его расчетном счете и прочих счетах, обеспечивающие возможность расчетов с рабочими и служащими по заработной плате, с бюджетом и с прочими кредиторами. Средства в расчетах – задолженность различных организаций и лиц перед предприятием (суммы, выданные в подотчет, авансовые перечисления и др.). Отвлеченные средства возникают в связи с получением и распределением дохода. Использованная часть дохода на целевые мероприятия называется отвлеченными средствами. Состав хозяйственных средств формируется за счет различных источников. Собственные источники: уставный фонд, амортизационный фонд, фонд развития предприятия, страховой фонд; фонд оплаты труда и другие. Заемные, временно привлеченные источники – кредиты банка, задолженность

поставщикам, задолженность работникам (невыплаченная заработная плата), задолженность бюджету, социальному страхованию и прочим организациям и лицам. Состав хозяйственных процессов: процесс заготовления, производства и реализации. Они совершаются одновременно и состоят из отдельных хозяйственных операций. Под хозяйственной операцией понимается каждый совершившийся в деятельности предприятия факт, оформленный документом. Результатом процесса заготовления и производства может быть экономия или перерасход, а в процессе реализации – доход (прибыль) или убыток. Совокупность способов и приемов, обеспечивающих бухгалтерскому учету контрольные функции, функции анализа и управления хозяйственной деятельностью предприятия, называется методом бухгалтерского учета. К элементам метода обычно относят следующие: документация, инвентаризация, счета, двойная запись, оценка, калькуляция, баланс и отчетность.

Основными задачами бухгалтерского учета являются:

– формирование полной и достоверной информации о деятельности предприятия и его имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности

– для руководителей, учредителей, участников и собственников имущества предприятий, а также для инвесторов, кредиторов и других пользователей бухгалтерской отчетности;

– обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении предприятием хозяйственных операций и определением их целесообразности, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

– предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности предприятия и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

В бухгалтерском учете используются следующие понятия:

– синтетический учет – учет обобщенных данных бухгалтерского учета о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета;

– аналитический учет – учет, который ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета;

– план счетов бухгалтерского учета – систематизированный перечень синтетических счетов бухгалтерского учета;

– бухгалтерская отчетность – единая система данных об имущественном и финансовом положении предприятия и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

Предприятия ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном налоговым законодательством Российской Федерации. Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители предприятий.

Предприниматели могут в зависимости от объема учетной работы:

– ввести в штат должность бухгалтера;

– передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной фирме или бухгалтеру-специалисту;

– вести бухгалтерский учет лично.

Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Бухгалтерский учет ведется предприятием непрерывно с момента ее регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством. Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий. Все хозяйственные операции, проводимые предприятием, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.