Медиарилейшнз на 100%. Искусство взаимодействия с прессой
Шрифт:
Пересылают информацию в редакции самым подходящим на конкретный момент путем:
– лично,
– по телефону,
– по факсу,
– курьером,
– обычной почтой,
– электронной почтой,
– с помощью информационных агентств,
– с помощью специальных компаний.
У каждого вида предоставления информация есть свои недостатки и преимущества. Но главное, на что нужно обращать внимание, это предпочтения конкретного журналиста, которому отправляется материал.
Как уже отмечалось, журналисты требуют внимания к своей персоне, к своим привычкам. Если идти работникам СМИ наперекор, то публикации придется ждать очень долго и есть
К моменту рассылки информации специалист по медиарилейшенз должен иметь не только списки нужных ему журналистов, но и указания на их предпочтения по каналам получения информации. Одни любят получать пресс-релизы по электронной почте, другие – курьером, третьи – обычной почтой и т. д. Соответственно тому, кто любит получать материалы по обычно почте, не стоит отправлять их по электронной и наоборот. Журналист по привычке может просто проигнорировать информацию, пришедшую по «нелюбимому» каналу.
Работники СМИ могут предпочитать виды доставки не только принципиально для всех материалов, но и по видам этих материалов. Например, один и тот же журналист, может предпочитать получать пресс-релизы по электронной почте, приглашения на конференции – по обычной почте и т. д.
Кроме предпочтений в области каналов доставки специалисту по медиарилейшнз хорошо бы знать, когда журналист обычно знакомится с входящей информацией и соответственно подгадать рассылку к этому времени.
Не стоит рассылать в одно СМИ, одному журналисты информацию сразу по всем каналам. Это будет раздражать работников редакции.
Лично
Никогда не стоит приходить в редакцию, не договорившись о встрече. Никакой журналист не захочет с бухты-барахты общаться с неизвестным человеком. Постороннего человека могут просто не пустить в здание. Ведь в редакцию каждый день пытаются проникнуть и недовольные какой-либо публикацией люди, и графоманы, и просто неадекватные люди и т. д.
Если же удалось договориться о встрече, то возможность пообщаться лично не стоит упускать – долго согласовывать или переносить. Следующего раза может и не быть, а личное общение – это шанс очень полно изложить информацию, аргументировать, ответить на вопросы, привести в качестве примера иллюстративные материалы. К тому же, первая встреча может стать прологом ко второй, и к третьей. Так могут завязаться долговременные неформальные отношения, существенно облегчающие работу специалиста по медирилейшнз.
Кроме встречи в редакции, можно договориться и о другом месте. Лучше предложить на выбор: кафе, клуб, ресторан. Пусть журналист выберет то, что ему больше нравится. В общении с журналистами специалист по медиарилейшнз всегда ориентируется на их вкус, а не на свой.
В неформальной обстановке общение будет проходить легче, чем в редакции, где по соседству может оказаться еще несколько коллег журналиста.
Неформальную встречу можно организовать и в обеденное время, и после работы.
Более тяжелые, серьезные темы стоит обсуждать в рабочее время в формальной обстановке. Неоднозначные – в более раскрепощенной. Послерабочее время лучше посвятить полупрофессиональному общению, ставящему целью более расслабление, чем напряженную работу. В одном случае журналист будет благодарен за помощь в работе, в другом – за понимание и за возможность расслабиться. И специалисты по медиарилейшнз, и журналисты – все мы люди…
При встрече в клубе или ресторане оплатить счет предлагает тот, кто пригласит на встречу – специалист по медиарилейшнз.
По телефону
С помощью телефона можно предоставить информацию и когда журналист позвонил в компанию, и когда из компании звонят журналисту.
Ответить по телефону на вопросы журналиста, разрабатывающего какую-либо тему, придется в том случае, когда он сам обратится в компанию с просьбой помочь со сбором или обработкой определенной информации. При таких обстоятельствах важно, чтобы никто из сотрудников, занятых своей работой, не отмахнулся, не попытался избавиться от лишней проблемы, а передал корреспондента представителю руководства. Управляющий будет более компетентным в разговоре, а также сможет обеспечить подготовку дополнительной информации, задействовав тех или иных сотрудников. Кроме того, журналисту будет приятно, что с ним говорит не простой сотрудник компании, а один из руководителей, отложивший в сторону весьма важную работу.
Никогда не стоит просить журналиста перезвонить через пару часиков, после обеда или завтра в связи с тем, что каких-то материалов или сотрудников сейчас нет. Новости делаются очень быстро, и если журналист не нашел информацию в одном месте, он будет вынужден тут же обратиться в другое.
Если в компании есть какие-либо полезные письменные материалы, то их лучше тут же переслать журналисту по электронной почте или по факсу.
Сотрудничество с фирмой, помогающей в подготовке материала, запомнится журналисту. Если в следующий раз ему потребуется подобная помощь, то он наверняка обратится туда, где ему уже помогали.
Хотя вероятность того, что журналист сам обратится в компанию за помощью, достаточно мала, полностью ее отвергать нельзя. Для того же, чтобы такую вероятность увеличить, специалисту по медиарилейшнз компании стоит оставить в редакции свои координаты и перечень тем, в которых он может помочь при подготовке соответствующих редакционных материалов.
Используя при публикации информацию, предоставленную компанией, журналист может сослаться на нее, упомянуть название. Воспользовавшись помощью, редакция также может поблагодарить помощников. Например, может напечатать под материалом «Редакция благодарит за помощь компанию «N».
Информационная помощь журналистам должна быть полноценной. Нет смысла начинать разговор, прерывая его на полуслове. Как показал один из опросов, «в жесткости ограничений на информацию и в нацеленности на продвижение «позитива» проявляется позиция менеджмента: 24,1 % гендиректоров в столицах и 35,4 % в регионах считают, что нужно сознательно ограничивать доступ журналистов к информации. Это приводит к тому, что не удовлетворенность контактами заставляет тех отказываться от обращения в компанию при подготовке публикаций и опираться на другие источники (в том числе на сведения от конкурентов…» [96]
96
Василий Кассинский. PR вместо пропаганды // Известия. – 30 сентября 2002.