Новые принципы делового общения. Как сфокусироваться на главном в эпоху коммуникативной перегрузки
Шрифт:
В 2016 году я выступал в качестве члена комиссии на одном из бизнес-мероприятий. В эту комиссию также входил предприниматель из Нью-Йорка, занимавшийся технологиями, которого звали Деннис Мортенсен. Позже мы разговорились, и оказалось, что Деннис — генеральный директор стартапа, который находится в процессе перехода от скрытого режима к бета-тестированию. Сервис назывался x.ai, а речь шла об ультрасовременной технологии на основе искусственного интеллекта, которая позволяла решать самые прозаические задачи: организовывать встречи.
Согласно первоначальной задумке, сервис предусматривал использование виртуального помощника по имени Эми. Когда вам нужно назначить с кем-то встречу, вы пишете ему электронное письмо и ставите в копию специальный электронный адрес, чтобы к процессу подключилась Эми. Затем прямо в тексте письма вы просите помощника помочь с организацией встречи. Например, вы можете написать так: «Эми, организуешь мне встречу с Бобом
149
Более подробную информацию о привлечении инвестиций компанией x.ai вы найдете в статье: Kyle Wiggers, “X.ai’s AI Meeting Scheduler Now Costs $8 per Month,” VentureBeat, October 10, 2018,Конкретная цифра в 26 миллионов долларов всплыла в моей персональной беседе с Мортенсеном. В статье упоминается интересный момент. Мортенсен в результате понял, что по большому счету не так важно, чтобы речь Эми была естественной. В последней версии продукта представлен более структурированный интерфейс для планирования встреч.
Компании вроде x.ai, занимающиеся разработкой программного обеспечения для организации встреч, не случайно привлекают пристальное внимание инвесторов. Даже самые ярые сторонники гиперактивного коллективного разума не могут отрицать, что большое количество времени тратится неэффективно, когда белые воротнички пытаются решить эту все чаще возникающую проблему. Я называю стандартную процедуру организации встреч «электронным пинг-понгом с минимальными энергозатратами». В определенный момент переписки становится понятно, что необходима встреча. Поскольку задача неинтересная и несрочная, участники переписки начинают играть в своеобразную игру. Ее негласное правило — быстренько переложить ответственность за назначение встречи на кого-то другого, пусть даже и временно:
«Нам нужно встретиться. Напиши, когда тебе удобно».
«Может быть, на следующей неделе?»
«Звучит неплохо. Для меня оптимальные дни — вторник или среда».
«В эти дни у меня завал. Может, в пятницу?»
«Давай. Во сколько?»
«Утром?»
«Может, в 11? Не слишком поздно?»
«К этому времени я уже уеду на другую встречу. А как насчет следующей недели?»
И так далее…
Когнитивные затраты при использовании такого протокола высоки, поскольку каждое очередное письмо вынуждает вас тратить время на почтовый ящик. Хуже всего то, что когда вы в процессе обсуждения встречи, то вынуждены чаще проверять почту в ожидании ответа собеседника. Ведь невежливо будет пропасть на несколько часов в разгар такого оживленного псевдосинхронного общения.
И ладно бы вам нужно было договориться только об одной встрече. Но на самом деле большинство белых воротничков одновременно пытаются организовать несколько встреч сразу. Как утверждается в статье с мелодраматичным заголовком «Остановите это безумие», опубликованной в журнале Harvard Business Review в 2017 году, «сегодня руководители в среднем проводят 23 часа в неделю на встречах» [150] . Огромное количество встреч и, соответственно, необходимость в их планировании становятся главным двигателем гиперактивной проверки почты, что влечет за собой колоссальные затраты когнитивных ресурсов. Когда вы постоянно обращаетесь к своему почтовому ящику, чтобы стимулировать одно из многочисленных обсуждений об организации встречи, ваша способность к продуктивной интеллектуальной работе значительно снижается. Именно поэтому инвесторы и готовы потратить 40 миллионов долларов, чтобы проверить, сможет ли искусственный интеллект существенно сократить подобные когнитивные затраты. Это невысокая цена за огромные запасы продуктивности, которые высвободятся, если белые воротнички перестанут играть в электронный пинг-понг с минимальными энергозатратами.
150
Leslie A. Perlow, Constance Noonan Hadley, and Eunice Eun, “Stop the Meeting Madness,” Harvard Business Review, July — August 2017, https://hbr.org/2017/07/stop-the-meeting-madness.
Если говорить о протоколах организации встреч, существует несколько способов, которые в среднем куда менее затратны, чем бессистемная переписка. Один из них — самый радикальный — нанять настоящего ассистента из плоти и крови, который будет иметь доступ к вашему календарю и планировать за вас встречи. Было время, когда этот вариант считался невероятно
151
Хочу добавить пояснение насчет удаленно работающих ассистентов. В настоящее время у меня нет постоянного помощника. Я предпочитаю нанимать временных сотрудников, которые помогали бы мне в периоды наибольшей загруженности, например перед выходом книги. До появления электронных платформ, предлагающих работу с частичной занятостью, такая схема была бы невозможна.
Хотя ставки ассистентов варьируются в зависимости от их опыта, принимая во внимание, сколько времени вы тратите на планирование, несложно доверить эту массу работы кому-то другому в среднем за 40 долларов в неделю. Разумеется, лишние 160 долларов в месяц — это вовсе не ничтожная сумма. Судя по моему опыту, в наукоемкой сфере на такой шаг чаще всего идут предприниматели, которые привыкли тратить время на себя и свой бизнес, чтобы обеспечивать его дальнейшее развитие. Но тем сотрудникам, которые работают на крупные организации, идея отдавать свои деньги в обмен на продуктивность чужда. А попытка привлечь к работе стороннего ассистента, который будет общаться с вашими коллегами, может быть встречена с подозрением, если не с открытой враждебностью. Именно поэтому я в своей работе пользуюсь услугами помощника, который занимается планированием многочисленных встреч и интервью, связанных с моей писательской деятельностью, но не привлекаю его к выполнению поручений, которые имеют отношение к моей работе преподавателя.
Чтобы удаленный сотрудник мог успешно заниматься планированием вашего времени, необходимо соблюсти два условия. У него должен быть доступ к вашему рабочему графику и возможность добавлять события в календарь. Существует множество инструментов, которые позволят это сделать. Я использую онлайн-планировщик под названием Acuity. В начале каждого семестра (если я нанимаю помощника) я вручную обозначаю в календаре даты и время, когда я свободен для встреч. Когда моему помощнику нужно запланировать встречу, она использует сервис, чтобы выбрать один из моих свободных дней. Преимущество Acuity заключается в том, что его можно синхронизировать с календарем Google. Когда ассистент создает в системе встречу, информация о ней автоматически появляется в моем Google-календаре. Не менее важно и то, что если я занимаю какое-то время в календаре, то Acuity автоматически помечает, что в это время я занят.
Возникает резонный вопрос: почему я просто не использую систему Acuity для планирования встреч? Если кто-то хочет пообщаться со мной, зачем этим вопросом занимается ассистент, в то время как я могу просто дать человеку доступ к моему календарю, чтобы он забронировал удобное для нас обоих время? Я не выбираю эту простую и более дешевую опцию, потому что общаюсь с разными людьми и не все встречи организовываются одинаковым образом. Например, если встреча должна состояться в моем кабинете в Джорджтауне, я хочу, чтобы она была запланирована на то время, когда я в университете. Если у меня по плану интервью для создания подкаста, я, наоборот, выделяю то время, когда работаю дома, чтобы воспользоваться своей домашней студией. Какие-то встречи срочные, поэтому приходится искать время, когда я доступен в ближайшие дни. Другие могут подождать, и я предпочитаю отложить их на те периоды, когда я менее загружен. По этой причине я не могу выслать тому, кто хочет со мной встретиться, список всех возможных дат. Вместо этого я предоставляю ассистенту управлять этими запросами.
Но для большинства белых воротничков особенности, о которых я рассказал выше, не имеют значения. У них стандартная рабочая неделя, и вы помечаете, какие блоки зарезервировать для непрерывной работы, а какое время можно оставить для встреч и совещаний. Если дело обстоит именно так, вам действительно не нужен реальный помощник, чтобы составить рабочее расписание. Такие инструменты, как Acuity, ScheduleOnce, Calendly и, разумеется, x.ai (и это далеко не полный список), помогут другим людям легко понять, когда вы свободны, и зарезервировать это время для встречи. Когда кто-то хочет вас увидеть, вы просто отправляете ему ссылку на свой электронный планировщик и предоставляете возможность выбрать удобный день и время. Электронный пинг-понг с минимальными энергозатратами, продолжающийся целыми днями, превращается в одно-единственное письмо и несколько кликов в системе планирования.