Office 2007. Мультимедийный курс
Шрифт:
Работа с электронной почтой
Большинство пользователей Microsoft Outlook 2007 используют его в первую очередь именно в качестве почтового клиента и уже только потом – как органайзер и т. п. В данном разделе мы рассмотрим, каким образом можно работать с электронной почтой, используя средства данной программы.
Напомним, что для использования приложения в качестве почтового клиента необходимо выполнить настройку хотя бы одной учетной записи (каждая учетная запись соответствует отдельному почтовому ящику).
О том, как это делается, рассказано
МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС
Порядок работы с электронной почтой в программе Outlook 2007 подробно рассмотрен в видеолекциях раздела «Работа с электронной почтой».
Возможности Microsoft Outlook 2007 как почтовой программы
Используя программу Microsoft Outlook 2007 в качестве почтового клиента, вы можете решать следующие задачи:
• получение, чтение, создание, отправка и хранение электронной корреспонденции;
• использование нескольких учетных записей для работы с электронной корреспонденцией;
• ведение адресной книги, в которой хранятся адреса электронной почты;
• гибкая настройка пользовательского интерфейса и параметров работы программы в соответствии с потребностями конкретного пользователя;
• создание почтовых сообщений с использованием разнообразных бланков, выбрать которые можно как из предложенного программой перечня, так и из любого места на диске;
• настройка и использование антивирусной и антиспамовой защиты;
• импорт электронной корреспонденции из других популярных почтовых программ с помощью встроенного мастера импорта;
• импорт адресной книги из других популярных почтовых программ;
• экспорт электронной корреспонденции и адресной книги;
• вывод сообщений электронной почты на печать;
• сохранение электронного почтового сообщения в виде отдельного файла либо в качестве бланка;
• сохранение вложений почтового сообщения в виде отдельного файла.
С помощью программы можно решать и иные задачи, наличие которых обусловлено потребностями конкретного пользователя.
Чтобы перейти в режим работы с электронной почтой, нажмите в области переходов кнопку Почта, либо выполните команду главного меню Переход– > Почта, либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+1.
Интерфейс программы в режиме работы с электронной почтой показан на рис. 5.15.
Рис. 5.15. Microsoft Outlook 2007 – почтовый клиент
В области переходов отображается список папок с почтовыми сообщениями (Входящие, Отправленные и др.), в центральной части интерфейса – сообщения текущей папки. На рис. 5.15 показано содержимое папки Входящие, при этом все сообщения разделены по группам с зависимости от размера (Крошечные, Маленькие, Средние и Большие).
Создание и отправка почтового сообщения
Чтобы создать новое почтовое сообщение, выполните команду главного меню Файл– > Создать– > Сообщение или Действие– > Создать сообщение либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N. При выполнении любого из перечисленных действий открывается окно создания почтового сообщения, изображенное на рис. 5.16.
Рис. 5.16. Создание и редактирование почтового сообщения
В верхней части окна вы видите ленту с вкладками. Содержимое каждой вкладки предназначено для выполнения тех либо иных операций с данным сообщением (оформление, форматирование, создание вложений и др.). По умолчанию это окно открывается на вкладке Сообщение.
В поле Кому укажите адрес, по которому необходимо доставить данное сообщение. Вы можете ввести его как вручную, так и путем выбора из сформированного ранее списка контактов адресной книги. В последнем случае нажмите кнопку Кому, затем в открывшемся окне щелкните кнопкой мыши на требуемом адресе и нажмите кнопку ОК. При необходимости вы можете в данном поле указать несколько адресов, разделяя их точкой с запятой.
СОВЕТ
Помните, что при большом количестве адресатов ваше письмо может быть распознано как спам.
Аналогичным образом заполняется поле Копия – в нем вы можете указать адреса, по которым необходимо доставить копию данного сообщения. В отличие от поля Кому, поле Копия необязательно для заполнения.
В поле Тема с клавиатуры введите произвольную тему, отражающую суть сообщения. Данное поле необязательно для заполнения, но если руководствоваться правилами хорошего тона, то рекомендуется его заполнить. Например, если вы пишете о переносе собрания, то просто введите в данное поле слово Собрание и т. д.
Что касается текста сообщения, то он вводится в большое текстовое поле, расположенное внизу окна. Это можно делать как с клавиатуры, так и путем вставки из буфера обмена.
Если в программе зарегистрировано более одной учетной записи, то, нажав кнопку Учетная запись (она находится слева от поля Тема, см. рис. 5.16), вы откроете меню со списком учетных записей. В этом списке щелкните кнопкой мыши на учетной записи, от имени которой должно быть отправлено данное письмо.