Основы менеджмента: учебник для вузов

коллектив авторов 1

• учитывать требования к уровню качества обслуживания потребителей и времени выполнения договоров, которые стали слишком высокими для традиционных производственных систем и механизмов принятия управленческих решений;

• учитывать изменение структуры издержек производства;

• принимать во внимание необходимость учета неопределенности внешней среды.

Различные нововведения проявляют себя на предприятиях в форме организационного совершенствования системы управления, что требует уточнения отдельных связей, параметров системы, применения более эффективных

способов их реализации, повышения уровня надежности и т. д. Организационное совершенствование системы (ее подсистем или элементов) затрагивает уже не только отдельные связи, но и структуру управления в целом.

Совершенствование структуры управления предприятием базируется на тщательном и глубоком знании деятельности организации, что требует проведения анализа системы управления.

Ранее были приведены основные принципы системности исследования организационных структур и сформулированои содержание системного анализа. На базе указанных принципов можно выделить совокупность процедур исследования систем управления, обычно называемых этапами проведения анализа системы.

Анализ такого рода проводится в начале работы по формированию (реорганизации) структуры и содержит шесть этапов.

На первом этапе производится обследование организации управления. Изучается вся документация, регламентирующая процесс управления, должностные инструкции, в которых в общем виде представлены сведения о работах, выполня-емых в каждом подразделении, изучается существующая система управления подразделениями, производится сопоставление этих подразделений с функциями, изложенными в должностных инструкциях и положениях. На этом этапе также необходимо выявить и зафиксировать документооборот,существующий в каждом подразделении.

Второй этап – разработка организационных процедур принятия управленческих решений. На этом этапе составляется схема каждой организационной процедуры, дается ее описание, формируется перечень документов, используемых в этой процедуре. При построении схемы организационной процедуры необходимо зафиксировать документы, действующие в процедуре, указать входящие и исходящие.

Третий этап – выяснение взаимосвязей между процедурами принятия решений и построение блок-схемы принятия решений.

На четвертом этапе составляется схема принятия решений конкретных подразделений организации, в которой фиксируются уровни иерархии управления, схемы действующих процедур принятия решений.

На пятом этапе работы на основе логики и здравого смысла предусматриваются все управленческие процедуры, выполняемые в подразделении, документация, необходимая для выполнения каждой организационной операции и хранящаяся на определенном уровне управления. Логический анализ схемы принятия решений позволяет судить об эффективности организации управления.

Шестой этап – непосредственная разработка всей документации, которая регламентирует деятельность управленческого аппарата отдельного подразделения организации.

Для проведения анализа существующей структуры управления существуют специальные методы исследования.

В качестве адекватных методов анализа структур

обычно выбирают такие способы, и приемы проведения исследований, которые способствуют получению достоверных и полных результатов исследования возникших в организации проблем. Выбор методов исследования, интеграция различных методов проведения исследований определяется знаниями, опытом и интуицией специалистов, проводящих их. Всю совокупность используемых методов можно разделить на три большие группы: эвристические методы, формализованные методы и специфические методы.

Показатели эффективности организационных систем

Обычно для оценки эффективности организационной структуры используются показатели, характеризующие выполнение основных этапов процедуры управления экономическим объектом.

Для удобства анализа показатели группируются в несколько классов, выделяемых в соответствии с этапами процесса управления (табл. 2.13).

Показатели, характеризующие эффективность элементов системы управления

1.1. Показатели оценки персонала управления.

При исследовании кадров управления используются показатели:

Таблица 2.13

Классификация показателей эффективности организационных структур

Занятость персонала в аппарате управления (К_з), где АУП – численность аппарата управления; ППП – численность промышленно-производственного персонала:

Соотношение численности линейного и функционального персонала (Кс), где АУП_л – численность руководителей среднего звена в ОСУ; АУП_ф – численность работников всех функциональных служб:

Удельный вес численности функциональных управляющих (Р), где Р_фу – численность работников по функциям управления (чел.); Р_о – общая численность работников аппарата управления:

Степень формализации труда работников (К_ф), где АУП_н – численность работников, труд которых организован на основе нормативной документации; АУП – общее число работников в ОСУ:

1.2. Показатели оценки степени использования информации.

Коэффициент абсолютного использования информации (К_аи), где I_исп – общее количество случаев использования документа (показателя); I_вход – общее количество имеющихся документов (показателя):

Коэффициент эффективного использования информации (К_эи), где I_э.исп– количество случаев эффективного использования документа (показателя):

Коэффициент непрерывности информационных потоков (К_нип),

где t_{у нор}, t_{у факт} – длительность управленческого цикла, рассчитанного по сроку прохождения документа, нормативная и фактическая: