От "конторы" до "компани"
Шрифт:
Переходя к следующему шагу – разработке положений о дирекциях и структурных подразделениях, - я провел предметные беседы со всеми руководителями, чтобы окончательно определить конкретные точки пересечения и взаимодействия в повседневной практике между отделами головного офиса и филиалами, и соответственно отразить их в нормативных актах. Здесь я не буду приводить всеположения, их более десяти, лишь для примера включу по одному из уровней – дирекции (Приложение 2.9) и линейного отдела (Приложение 2.10).
внеплановая инвентаризация
«Доверяй, да проверяй», - любил говаривать покойный
Все действия членов инвентаризационной комиссии-сотрудников головного офиса компании должны происходить в строгом соответствии с принятым Регламентом, в котором, однако, не прописаны, но логически вытекают из текста следующие постулаты:
– цельюлюбой внеплановой проверки, прежде всего, является получение исключительно объективного представления и понимания происходящих процессов в реальном измерении в удаленно контролируемых подразделениях компании. Для этого необходимо обеспечить полную неожиданность для проверяемой стороны, чтобы процесс получился максимально естественным и в повседневных условиях. При этом соблюдение конфиденциальности имеет решающую роль;
– решение о проведении инвентаризации и, соответственно, необходимости выезда в командировку члены комиссии могут получить от председателя комиссии или генерального директора менее чем за сутки до часа отправления;
– члены комиссии не вправе обсуждать и комментировать цели своей командировки в компании ни с кем, кроме как с председателем инвентаризационной комиссии и генеральным директором, которые, со своей стороны, также не вправе раскрывать информацию о других членах комиссии;
– вопросы по организации бронирования мест в гостинице в городе пребывания и приобретения проездных документов решает в оперативном порядке председатель комиссии. При необходимости командируемый самостоятельно выкупает проездные билеты после получения командировочных средств;
– командировочное удостоверение и задание готовятся председателем комиссии, выдаются на руки членам комиссии только по прибытию в место проведения проверки – для отметки и регистрации;
– по прибытию в город назначения члены комиссии самостоятельно добираются до гостиницы, регистрируются, размещаются и также самостоятельно (без привлечения ресурсов филиала) приезжают по адресу расположения филиала;
– все члены комиссии обязаны сохранять приветливость, корректность и демонстрировать искреннюю лояльность при общении со всеми сотрудниками филиала;
– если на момент прибытия в филиал на складе запланирована разгрузка вновь прибывшего и непроведенного в учетной программе филиала товара, при условии соразмеримо больших остатков для инвентаризации на складе, то председатель комиссии даёт распоряжение перенести выгрузку/приёмку нового товара до момента окончания инвентаризации, руководствуясь принципом экономической целесообразности;
– крайне желательно воздержаться от неформального общения с сотрудниками филиала не только до тех пор, пока проверка не будет завершена, но и пока не будут подписаны и надёжно упакованы в личные вещи всенеобходимые
– при сведении данных пересчета ТМЦ в электронном файле крайне желательно данную операцию производить на съемном носителе (флэш-карте), постоянно сохраняя данные. Электронная версия итогового акта с данными учетных (из программы 1С, например) и фактических (пересчитанных комиссионно) остатков ТМЦ обязательно предоставляется в головной офис, равно как и подписанные официальные, а также черновые рабочие копии документов и любые другие, имеющие отношение к инвентаризации;
– в случае очевидной невозможности закончить инвентаризацию в спланированные сроки председатель комиссии принимает решение либо о продлении её сроков (при этом решает вопрос по обратным проездным документам, проживанию и общим затратам), либо отказывается от инвентаризации какой-либо выделенной в учете группы ТМЦ;
– внесение в инвентаризационную ведомость подлежат только те ТМЦ, которые фактически посчитаны в натуральном виде на складе в момент инвентаризации. Никакие «отданные на реализацию в магазин» или «старому доброму клиенту под расписку» или «под честное слово» ТМЦ внесению в ведомость не подлежат;
– из чистового Акта инвентаризационной ведомости, подлежащего подписанию, при пожелании любого из членов комиссии, могут быть исключены данные учетной программы о зафиксированных в 1С на момент начала инвентаризации остатках и фактическом их расхождении с реальными (пересчитанными) на складах остатками ТМЦ, т.е. члены комиссии подписывают только цифры фактически пересчитанного по-позиционно товара;
– на все вопросы о дальнейших планах после отъезда из филиала члены комиссии должны уверенно сообщать, что направляются обратно в головной офис, независимо от того – правда это или нет, выглядит ли это так или нет;
– никогда и ни при каких обстоятельствах не разглашать никому в компании или за её пределами информацию по ходу и деталям проведенной проверки, независимо от того – были они отражены в итоговом решении и приказе или нет.
Соблюдение этих простых рекомендаций непременно будет способствовать не только эффективному управлению дисциплиной в отношении имущества компании, но и уважению к вам со стороны материально ответственного персонала, наблюдающего – будьте уверены! – за каждым вашим движением на их территории.
представительские расходы
В процессе коммерческой активности у любой организации возникает потребность в представительских расходах. Опытный главный бухгалтер знает, что не следует «прятать» такие расходы, достаточно верно их отразить в учете.
Так, согласно ПБУ, денежные средства, затраченные на представительскую активность, отражаются в полном объеме – независимо от того, было ли это питание, сопровождающий эскорт или боулинг, но в налоговом учете есть ограничения: подпункт 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ гласит, что в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются, в том числе, представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. Указанные расходы учитываются для целей налогообложения в порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 264 НК, в соответствии с которым, к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.