Отдел продаж «под ключ». Проект, организация, управление

Сотникова Татьяна Владимировна

Формализация процессов продаж повышает эффективность работы сотрудников и увеличивает стабильность и независимость от конкурентов.

Технология продаж может быть описана в отдельном положении либо включена в сбытовую политику или стандарты отдела продаж, в некоторых отделах выпускают специальные методички или «книги продаж».

Плюсы формализации технологии продаж:

• рациональность – возможность экономии средств, времени и ресурсов;

• обезличенность –

независимость от личных особенностей работника;

• тиражирование – возможность передачи, эффективность даже при полной смене персонала;

• упрощает протекание бизнес-процессов, снимает напряжение и конфликтность.

Факторы, необходимые для формализации технологии продаж:

• цели – для чего осуществляется действие;

• условия деятельности (ресурсы, компетенции);

• описание действий и работ;

• правила их выполнения;

• связи между сотрудниками и клиентами;

• описание результата, который должен быть получен.

Организационно-функциональная структура отдела распределение бизнес-процессов отдела между должностями (рабочими местами) с учетом их задач и иерархии.

Формализация организационной структуры отдела включает в себя:

• разработку стандартов организационно-функциональной структуры компании;

• разработку рекомендаций по оптимальному распределению функций между подразделениями и сотрудниками отдела;

• анализ оптимизации методов реализации функций;

• определение «функциональных портретов» должностей и требований к ним.

Система должностных инструкций система описаний рабочих мест: задач, подчиненности, правил и обязанностей, выполняемых функций, методов реализации функций, процедур отчетности и работы с документами.

Должностные инструкции являются важной и неотъемлемой частью системы управления. Они содержат набор функций (должностных обязанностей) и точные указания каждому сотруднику по организации их выполнения.

Для повышения эффективности деятельности в отделе продаж рекомендуется разрабатывать, формализовывать и по возможности автоматизировать следующие документы:

1. Управленческие документы:

положение об отделе продаж;

должностные инструкции сотрудников;

положение об оплате труда персонала;

положение об оценке (аттестации) персонала;

положение об обучении персонала;

положение о коммерческой информации;

стандарты оформления документов по продажам;

регламенты заполнения баз данных;

регламенты по взаимодействию.

2. Коммерческие документы:

технология (система) продаж;

персонализированные документы для целевых групп клиентов;

документы по продукту и его продвижению;

стандарты обслуживания клиентов;

типовые договора;

положение о сегментировании целевых групп клиентов;

положение о постановке и контроле исполнения задач: с какой группой клиентов, с каким предложением и в какой момент времени необходимо взаимодействовать;

положение о сборе и обработке маркетинговой информации: досье и истории контактов с клиентами и поставщиками, информация о товарах, ценах и конкурентах.

Ловушки формализации процессов и разработки документооборота:

• все силы бросают на подготовку документов в ущерб более острым и срочным задачам;

• начинают документирование, не проработав ни маркетинговую стратегию, ни систему продаж;

• в качестве ориентира дают цели всей компании, не поставив цели и задачи отдела;

• жесткая регламентация (жизнь отдела не стоит на месте, каждый день возникают новые проблемы, и решать их надо быстро).

Заключительные вопросы

Какой совет вы можете дать начинающему начальнику отдела продаж, от каких ловушек предостеречь?

Евгений: Если вы начинающий начальник из числа «вчерашних» менеджеров, то основная трудность – начать руководить своими коллегами, создать такую атмосферу в ОП, чтобы коллеги стали воспринимать вас как начальника, чьи распоряжения необходимо исполнять.

Совет один – надо быть готовым избавиться от синдрома «менеджера-игрока».

Владислав: Основная ловушка начинающего руководителя продаж – правильно себя позиционировать и лучше не вступать в дружеские отношения с подчиненными.

Совет: быть терпимее к людям, тщательно «взвешивать» свои решения и поступки. Любить свою работу.

Марианна: Совет один: ваша задача – вызвать эмоциональный подъем у менеджеров, чтобы они желали победы, успеха. Людьми нужно руководить!!! Поддерживайте их, обучайте, советуйте. Станьте лидером!

Удачных продаж в эффективно работающем отделе продаж!!!

Приложение 1

Положение об отделе продаж

1. Общие положения

1.1. Отдел продаж является самостоятельным структурным подразделением коммерческой службы и подчиняется начальнику отдела продаж.

1.2. Деятельность отдела продаж направлена на проведение эффективной деятельности в целях сбыта продукции, формирования оптимальной структуры продаж и взаимовыгодного взаимодействия с постоянными клиентами.