Переговоры. Организация. Протокол. Этикет

Давтян Олег

В первых двух программах указываются только сами мероприятия, время их начала и место проведения, а также фамилии и должности лиц, к которым запланированы визиты руководителя и членов делегации. Рабочая программа представляет собой развернутый документ, предназначенный для ее организаторов, в котором отражены все организационные и технические вопросы, прописывается протокол и церемониал посещения объектов, процедура подписания документов, указывается язык, на котором будут вестись переговоры.

Все три программы утверждаются и подписываются руководителем принимающей стороны. Параллельно составляется смета расходов и определяются источники финансирования. После завершения мероприятий оформляется акт о выполнении

сметы, подтвержденный соответствующими документами.

Выбор и подготовка помещения

Место и время переговоров определяется по взаимной договоренности их участников. Переговоры могут проводиться на территории принимающей стороны, на территории партнера или же на нейтральной площадке. Право выбора обычно предоставляется приглашенной стороне.

После того как согласовано место для проведения переговоров, определены составы делегаций, утверждены программы, начинается подбор помещений и их подготовка.

Выбор помещения зависит от многих факторов: от характера переговоров, от уровня и количества участников, продолжительности мероприятия, от логистики, от соблюдения требований безопасности, конфиденциальности, а также от возможности оперативно вносить изменения в регламент работы делегации. Наиболее подходящим местом может быть конференц-зал с набором оргтехники, с возможностью синхронного перевода, оборудованный быстрой связью с центром принятия решений, соединенный с помещением для кофе-брейка и т. д.

Минимальная площадь помещения, в котором можно создать комфортные условия для переговоров с небольшим числом участников, составляет не менее 30 м². Главное, чтобы там свободно поместилась необходимая офисная мебель – стол для переговоров и стулья, или же диван и два кресла – и осталось бы пространство для свободного передвижения. Желательно, чтобы в переговорной комнате было окно, поскольку длительное нахождение в закрытом пространстве вызывает у многих людей чувство дискомфорта, которое отвлекает от переговоров и вызывает желание закончить их как можно быстрее. Если в помещении окон нет, необходимо создать яркое и теплое освещение, возможно, даже от нескольких источников света, расположенных на стенах и потолке. Функции окна сможет взять на себя межкомнатная перегородка с матовым остеклением.

В центре помещения для переговоров устанавливается стол, а вокруг него офисные кресла. Дополнительно здесь можно разместить тумбы, стеллажи и шкафы для документов. Если позволяет площадь, можно оборудовать зону отдыха с мягкой мебелью, журнальным столиком и кулером для воды. Значение имеет выбор стиля мебели. Иногда, стараясь произвести впечатление, руководители оборудуют такие помещения массивными столами из ценных пород дерева, ставят кожаные кресла. Однако в небольших помещениях такая мебель может казаться слишком громоздкой. Более подходящими могут быть стеклянные столы, которые пропускают свет и визуально расширяют комнату, а также легкие светлые стулья. Не менее важным критерием выбора мебели является ее комфорт. Например, мягкие кожаные стулья с подлокотниками позволят участникам переговоров вести многочасовые дискуссии, не утомляясь и не теряя концентрации.

Устанавливая стол и стулья, следует обратить внимание на расположение окон и дверей помещения. Протокольный порядок предусматривает рассадку гостей лицом либо к окну,

либо к входной двери. Если планировка помещения не позволяет сделать так, чтобы входная дверь не была сзади гостей, на время переговоров ее можно загородить ширмой, шторами, стульями или иной мебелью. Кроме того, если из окон падает прямой солнечный свет, то надо заранее позаботиться о занавесках, а не пытаться каким-то образом решить эту проблему в процессе переговоров, чтобы не потерять темп обсуждения и не упустить какие-то важные детали переговорного процесса.

Положительно воздействуют на атмосферу переговоров и определенные детали интерьера и внутреннего убранства помещения, например, картины художников на стенах, книги на стеллажах, дипломы и другие награды, фотографии известных лиц, которые посещали данное предприятие или учреждение. В дипломатических и консульских представительствах уместны портреты предыдущих руководителей с указанием их актуальных должностей. В комнате можно установить аквариум, расставить различные украшения, то есть сделать обстановку менее холодной и максимально уютной. Именно такой теплый и неформальный стиль оформления служебных помещений постепенно укореняется в Западной Европе, где кабинеты руководителей как бы повторяют домашнюю обстановку и располагают к доверительному общению.

Кстати, переговоры с небольшим количеством участников, которые проводятся непосредственно в кабинете руководителя, могут подчеркнуть особое отношение к гостям. При этом, естественно, надо иметь в виду, что руководитель не должен сидеть за своим письменным столом, а расположиться либо напротив партнера, либо предложить ему место на диване по правую руку от своего кресла. Возможно также размещение руководителей в креслах, стоящих рядом, причем гость занимает место справа от хозяина, а участники переговоров занимают места по обеим сторонам помещения друг напротив друга.

Принимая гостей в кабинете, особое внимание надо уделить внешнему виду письменного стола. На нем не должно быть разбросанных или небрежно уложенных деловых бумаг. Это лишний раз будет свидетельствовать о том, что хозяин кабинета аккуратен, что он самым внимательным образом относится к деловой переписке и что ни одна из бумаг, адресованных ему, не пропадает или же остается без ответа. Телефонные аппараты, компьютер и другая офисная техника должны быть идеально чистыми на случай, если кому-то из сопровождающих делегацию лиц вдруг потребуется ею воспользоваться.

Необходимо также напомнить секретарю, чтобы во время переговоров никого не отвлекали телефонными звонками, а мобильные телефоны выключить или передать в приемную.

На переговорном столе, поверхность которого должна быть также чистая, без каких-либо следов прикосновения, заранее ставится минеральная (но не лечебная и газированная) вода в небольших бутылках. Стаканы и бутылки лучше всего использовать стеклянные. Если участников переговоров много, например, 20 человек с обеих сторон, то обычно выставляют по три бутылочки на фигурной салфетке через небольшие расстояния, Если переговоры проходят в узком кругу, то вода выставляется персонально перед каждым гостем предпочтительно в маленьких бутылочках, этикетками в сторону участников переговоров. До прихода гостей стаканы можно перевернуть вверх дном и разместить на чистых салфетках или плоских тарелочках, а можно просто накрыть салфеткой. На посуде и напитках могут быть нанесены логотипы фирмы.