Переговоры. Организация. Протокол. Этикет
Шрифт:
Во время длительных переговоров и совещаний принято делать перерыв (кофе-брейк) каждые 1,5 часа. Угощение для подобного перерыва, как правило, готовится в отдельном помещении или на отдельном столике. Такой формат требует более комфортно разместить не только участников переговоров, но и их переводчиков, помощников и секретарей, а также установить необходимое оборудование для демонстрации документов, позаботиться о компьютерах и средствах оперативной связи.
Флажки на переговорный стол не ставятся. Они уместны только во время процедуры подписания итоговых документов, но совсем не обязательно это делать.
Цветы
Угощение
Встреча, на которой ее участники лишь представляются друг другу, обмениваются приветственными словами в течение не более 30 минут (о чем протокольные службы должны договариваться заранее), может быть организована в кабинете одной из сторон или же в специальной переговорной комнате, примыкающей к кабинету, В этом случае задействовано минимальное количество обслуживающего персонала, поскольку ни чай, ни кофе в таком формате не предусматривается. Что касается непродолжительных переговоров (до одного часа), то чай и кофе на таких встречах принято подавать в начале мероприятия, буквально через 5-10 минут после того, как все делегации займут свои места за столом переговоров и будут произнесены приветственные слова.
Выбирать чай или кофе предлагает глава принимающей стороны (в том случае, если переговоры проходят на его территории) либо ответственный сотрудник (если переговоры организованы на нейтральной территории).
Вначале подают напитки главе делегации, затем главе принимающей стороны, потом в протокольном порядке остальным участникам переговоров, отдавая предпочтение женщинам. Рекомендуется угощать кофе хорошего качества, свежего помола и обжарки, не растворимый и без вкусовых добавок. Для его приготовления более всего подходит профессиональный или полупрофессиональный аппарат. Однако при этом не следует забывать, что шум и присутствие постороннего человека в помещении, где уже начались переговоры, могут создать нежелательную атмосферу для их участников.
Под чайные и кофейные чашки на блюдце может быть положена салфетка. Если при подаче на салфетку под чашкой случайно пролился чай или кофе, то салфетка немедленно подлежит замене. На этот случай необходимо иметь при себе некоторое количество запасных салфеток для того, чтобы можно было их немедленно заменить.
Расположение чайной или кофейной пары на столе также имеет значение. Гостю будет неудобно, если поставить чайную или кофейную пару на большом расстоянии от него. Правильно будет поставить чашку ручкой к правой руке гостя, а за ней или на блюдце положить чайную или кофейную ложку, вогнутой стороной вверх, ручкой перпендикулярно правой руке сидящего. При этом необходимо, чтобы сотрудник, сервирующий чай или кофе, не касался пальцами поверхности чашки и блюдца.
В ряде случаев, когда переговоры носят неформальный характер, например, в виде обычного обмена мнениями, вполне возможно поставить на стол термосы с чаем и кофе. Сахар подается кусковой, со щипчиками. Лучше всего для угощения участников
Если регламентом переговоров не предусмотрен кофе-брейк («кофейные паузы»), на столе ставится печенье (примерно по четыре штуки на каждого), хрустящие палочки, пирожные, конфеты, иногда фрукты. Ранним утром не исключается подача выпечки и других кондитерских изделий.
Конфеты, как и выпечку, полагается брать из коробки или вазочки, класть их вначале на десертную тарелку (предусмотреть заранее) и только потом можно их есть. Коробки, где отсутствует хотя бы одна конфета, на стол не ставятся. Высыпанные из коробки в вазочку или на тарелку конфеты предлагать также нельзя: это заметно. Печенье не принято макать в чай, есть его надо над десертной тарелкой, чтобы крошки не запачкали стол. К фруктам обязательно следует подавать фруктовые ножи.
Переговорный дресс-код
Одежда для переговоров в определенной степени должна отличаться от повседневной и офисной. С одной стороны, она должна соответствовать общепринятой деловой этике, с другой – отражать индивидуальность участника переговорного процесса, помогать в общении. Как говорится, «никогда не будет второго шанса произвести первое впечатление». Таким образом, собеседниками всегда учитывается то, как одет партнер.
Перед тем, как выбрать одежду и обувь, надо иметь четкое представление о тех людях, на которых нужно произвести благоприятное впечатление. Стиль одежды для переговоров должен отражать вашу уверенность в их положительном исходе.
Начнем с характеристики мужской одежды.
Деловой мужчина должен всегда выглядеть солидным, элегантным, внушающим доверие, и, конечно же, аккуратным. Во внешнем облике делового мужчины недопустимы короткие носки, несвежий носовой платок, плохо пришитые пуговицы, мятый костюм, несвежая сорочка, криво завязанный или засаленный узел галстука, нечищеная обувь, жилет ручной вязки, шарф ручной вязки, кричащие цвета деталей одежды.
При выборе одежды необходимо учитывать не только характер предстоящего мероприятия, но и время года, а также время дня. Так, в зимний и осенний периоды, когда вокруг серо и мрачно, следует отдавать предпочтение более светлым тонам. Темную одежду можно «оживить» светлым галстуком или подобрать яркие элегантные аксессуары, однако следует помнить, что стиль делового мужчины отличают консерватизм, умеренность и опрятность. Одежда для переговоров в вечернее время должна выглядеть более строгой с учетом возможного продолжения на официальном приеме в ресторане или же участия в вечернем культурном мероприятии – театр, концерт и т. п.
От качества ткани костюма зависит то, как долго он сохраняет форму и как долго держатся стрелки на брюках. Желательно чтобы ткань была сделана из сильно скрученной нити, которая остается сухой при попадании под дождь. Брюки не должны быть слишком короткими или слишком длинными. Сзади их длина должна быть на 3 см больше, а впереди они должны образовывать складку и закрывать на ботинках 2 верхние дырочки для шнурков. Брюки с манжетами рекомендуются только высоким мужчинам.