Практический курс
Шрифт:
тратить на него время. К нему стоит относиться максимально внимательно. Часто лучше вовсе не
тратить время на какое-то письмо или документ, чем потратить его зря.
Кстати, для общения сотрудников к руководителям давно разработана специальная форма
– «Законченное решение сотрудника», которая сильно облегчает жизнь. Она состоит из
трех пунктов:
1. В первом излагается , что произошло
2. Во втором - сотрудник описывает, что по его мнению следует
3. В третьем - руководитель ставит визу или отвергает документ
Если к вам приходит такой документ, то нет необходимости вникать в ситуацию и тратить
время на ее анализ. Описание ситуации и предлагаемое решение уже готовы. Вам нужно
утвердить его либо вернуть на доработку. Это не снимает с руководителя ответственности
за происходящее, но повышает самостоятельность и сообразительность сотрудников.
Задание 2
Распечатайте алгоритм, откройте список задач, которые вы записали ранее и проработайте
каждую. Будьте скрупулезны и настойчивы, повторяйте вопросы вслух. Это скучно, выглядит
странно и утомляет, но это необходимо. Без этого пользоваться GTD невозможно.
Если действие не требуется
Часто бывает, что пришедшие данные не требуют действия, но нужны на будущее. Вопрос :
«связанно ли с этим какое-либо действие?» позволяет их выявить.
Точка «Нет» первого ветвления, возможно, вызовет вопросы у тех, кому знакома технология
Аллена. Его термин «система хранения» подразумевает хорошо и сложно организованный архив
электронной и бумажной документации. Множество папок, определенные правила вложенности
и т.д. К счастью, сейчас бумажными документами редко пользуются(по крайней мере, в таких
объемах, как раньше). Так же, к счастью, в современные операционные системы встроен
хороший поиск.
Это позволяет отказаться от:
архивов с макулатурой7 и
электронных архивов со сложной структурой и многими уровнями вложенности.
Большинству достаточно иметь простой электронный архив, который хранится в одной
материнской папке. В ней можно сделать подпапки, если очень хочется. Например, по проектам
или другим признакам, но нужно ограничиться одним уровнем вложенности. То есть, в
материнской папке «Архив» могут быть подпапки «Проект 1» и «Проект 2», но уже к ним делать
подпапки не рекомендуется
Эта система работает, когда соблюдается одно правило: файлы должны называться подробно.
Если вы привыкли именовать их «Отчет» или, что еще хуже (но, к сожалению,
встречается) – «1.doc» - так не пойдет. Для корректного поиска нужны пространные названия.
Например, «Отчет по продажам стекловолокна за 1 квартал 2012 года».
Такие документы искать просто – достаточно вбить в поисковую строку ключевое слово, и система
выдаст все документы с этим словом в названии. Это гораздо быстрее, чем блуждать по древу
каталогов. И тем актуальнее, чем старше компьютер. Ведь чем дольше на нем работают, тем
сильнее разрастается структура папок и через пару месяцев трудно вспомнить, куда вы сохранили
файл.
Дополнительным препятствием в этом случае служит разный принцип хранения данных в
компьютере и мозге. Папки (или категории) позволяют сохранить файл только в какой-то одной из
них. Если файл сохранен в папке «Елки», его уже не может быть в папке «Палки» и любой другой.
В памяти, напротив, объекты снабжаются множеством меток (тегов8), по каждому из которых их
можно найти. Например, ручка на вашем столе имеет метки «серебристая», «пишет синим»,
«перьевая», «подарок», «parker» и т.д. 9 Скорее всего, вы уже поняли, что вообще все
характеристики, по которым можно определить предмет, являются метками (без них предмет не
распознается).
Когда папок становится много, появляются папки-дубликаты. Просто потому, что забылось, что
папка под эти задачи уже есть. Или вы ее просто не нашли. Это еще больше все усложняет. Мало
7 Допускаю, что у многих может быть множество рабочих бумаг. Я имею ввиду, что рабочих бумаг, к
которыми часто пользуются – мало. Поэтому сейчас тратить на них время не стоит.
8 Грубая аналогия, зато интуитивно понятная
9 Причем, если мозг ничего не нашел по тегу «пишет синим», то будет искать и по соседним «пишет
черным» и «пишет голубым». Компьютер так не умеет.
кто способен, используя папки, создать упорядоченную и органичную структуру, в которой легко
ориентироваться. Тем более, если их много.
С появлением хорошего встроенного поиска в операционных системах10 все стало намного проще.
С ним больше не нужно искать файл «руками», достаточно указать ключевое слово и система
выдаст список файлов с таким словом в названии или теле (если файл текстовый или, если это
файл задачи).
Синхронизация и безопасность
Наверное, всем хочется, чтобы нужные файлы, а в идеале, и весь архив, были под рукой в любой