Проектируем корпоративную архитектуру
Шрифт:
В принципе все характеристики могут иметь связи друг с другом, и можно строить бесконечное число матриц соответствия между ними. На практике число используемых матриц соответствия стараются по возможности уменьшить, описывая с их помощью только самые важные отношения, например: функции – звенья, задачи – звенья, документы – функции.
Еще одно важное правило применения матриц соответствия связано с группировкой характеристик. Для упрощения и наглядности моделирования рекомендуется сначала выбрать коренную характеристику бизнес-модели, например организационные звенья или процессы, а остальные проецировать на нее с помощью матриц соответствия.
Особенностью проект-ориентированных компаний является и то, что подразделения могут создаваться на период выполнения проектов, поэтому реестр в таких случаях постоянно меняется.
Наличие заполненных классификаторов характеристик компании и матриц их соответствия позволяет проводить структурный анализ, улучшать работу компании, формировать
Распространенный вариант улучшения ОРД компании может выглядеть сегодня примерно так (см. рис. 6.9.2).
• Изучение ОРД «как есть».
• Оценка соответствия ОРД стратегии компании и передовым практикам.
• Разработка проекта улучшений структуры и состава ОРД.
• Создание библиотеки электронных регламентов.
• Разработка и внедрение системы постоянных улучшений ОРД.
• Задание порядка внесения изменений в электронные регламенты (в тех случаях, когда к ситуации нужно постоянно адаптироваться, каждая конкретная организационная структура имеет ограниченный срок жизни и должна рассматриваться лишь как основа для дальнейших изменений).
В ходе проведения разработок:
– создается специальная проектная группа;
– проводится целевое обучение участников проекта и пользователей его результатов;
– привлекаются при необходимости независимые эксперты и внешние консультанты;
– решается вопрос об использовании специальных программных средств для моделирования и проектирования ОРД;
– определяется порядок постоянного мониторинга и совершенствования ОРД;
– обеспечивается интеграция разрабатываемых решений с другими приложениями.Практика выполнения проектов структурного моделирования компании показывает два варианта организации проектов. С некоторой условностью их можно описать так.
В одном варианте – А) – проект от начала и до конца выполняется специально подготовленными бизнес-инженерами, имеющими необходимый практический опыт. Моделирование сразу ведется с применением специализированных программных средств с предварительной проработкой политики моделирования.
В другом варианте – Б) – предварительно осуществляется разработка «ядра модели». В осуществлении ключевую роль играют действующие менеджеры и руководители. На этой стадии применение специализированных программных средств играет вспомогательную роль. Бизнес-инженеры системно организуют исполнение проекта и обрабатывают получаемую информацию. На второй стадии разрабатываются подробные тематические детализации и приложения. Роль специализированных программных средств и участие бизнес-инженеров в разработке моделей увеличивается (рис. 6.9.3).Исторически сложились две группы форматов описания регламентов: в виде различного рода организационно-распорядительной документации (ОРД) и в виде разнообразных карт работ, или, как их еще модно сегодня называть, описаний бизнес-процессов (см. рис. 6.10.1).
При внимательном рассмотрении становится ясно, что разница между этими форматами достаточно условна. Хотя многочисленные нюансы, несомненно, есть.
Бизнес-инжиниринг использует для описания регламентов специальные компьютерные программы.
Достаточно быстро развитие этого направления привело к созданию интегрированного софта, поддерживающего как традиционные ОРД, так и классические нотации горизонтального описания бизнес-процессов, что еще сильнее размыло границу между этими форматами описания.
Сегодня вместо понятия «модель структуры» или «модель бизнес-процесса» специалисты стали применять термин «бизнес-модель» компании, рассматривая структурные и процессные модели как ее частные случаи.
Все данные о тенденциях развития говорят о том, что в самое ближайшее время электронные регламенты и электронные карты бизнес-процессов могут значительно потеснить традиционные бумажные описания регламентов и стать важнейшим инструментом организации деятельности современных компаний.
Преимущества электронных регламентов очевидны:
• современный инструмент разработки и форма хранения – компьютер;
• возможность эффективной организации через внутренние сети, Интранет, Интернет, коммуникационные сервисы пользователей;
• возможность созданий традиционных копий документов на твердых носителях;
• расширение возможностей визуализаций;
• кардинальное расширение возможностей анализа, улучшения и перепроектирования регламентов работ;
• возможность проведения7. Практикум. Структурирование в группе компаний
Контент
• Система управления организационными изменениями – диагностики, проектирование и реализация организационных изменений, контроллинг.
• Структура положений о компании – общие положения, цели и задачи, продукты и процессы, организация управления, права и ответственность.
• Проекция организационных характеристик на структуру – использование специальных матриц соответствия.
• Связь положений о компании с моделью процессов верхнего уровня – гармонизация структурных, процессных и функциональных характеристик.
Проведение организационных изменений с целью построения организационной структуры компании «как надо», обеспечивающей оптимальное сочетание совокупности таких факторов, как стратегия, окружающая среда, размер и жизненный цикл организации, технологии и корпоративная культура и так далее, включает в себя следующие этапы:
1. Сбор и анализ информации для адаптации и улучшения организационной структуры компании.
2. Проектирование изменений организационной структуры компании.
3. Утверждение и внедрение изменений организационной структуры и соответствующих положений об организационной структуре.
4. Наблюдение, контроль, анализ результатов внедрения.
5. Корректировка ранее принятых решений, мотивация персонала.
При необходимости, параллельно с изменением организационной структуры, проводится адаптация и изменения других компонент корпоративной архитектуры, в первую очередь модели исполнения процессов. Необходимость связанного проведения изменений в разных частях корпоративной архитектуры делает актуальным поддержание описания архитектуры не только как системы документов, но и как электронной модели, представляющей связанное описание различных характеристик и допускающей проведение их сквозных связанных изменений.
К основным объектам внимания при изменении корпоративной архитектуры можно отнести следующие компоненты организации:
– услуги;
– процессы;
– проекты;
– функции;
– звенья;
– системы управления;
– а также связи и взаимодействия между ними.
7.2. Адаптация положений об организации деятельности
Структура Положения о компании
1.1. Общие положения
1.2. Миссия, цели и задачи
1.3. Продукты и процессы
1.4. Организация управления компанией
1.5. Функциональная модель
1.6. Права и ответственность
1.7. Обозначения и сокращения
1.8. Приложения
1.8.1. Задачи на год
1.8.2. Закрепление ответственности за производство основных продуктов в группе компаний
1.8.3. Роль и место компании в группе компаний на основе детализированной карты бизнес-процессов верхнего уровня.
1.8.4. Распределение функциональных обязанностей подразделений компании в процессах производства продуктов и услуг
1.8.5. Организационная структура компании
1.8.6. Виды и характеристики взаимоотношений в группе компаний
1.8.7. Принципы взаимодействия в группе компаний
Таким образом, для формирования проекта положения о компании выполняется следующий набор действий:
• описание и диагностика ситуации «как есть»;
• изучение лучших практик;
• определение миссии и стратегии группы компаний;
• определение основных стратегических задач конкретной компании и задач на год;
• определение продуктов конкретной компании и их потребителей;
• описание и распределение управленческих, основных и обеспечивающих процессов между подразделениями конкретной компании;