Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности
Шрифт:
Если встречу организовываете вы, тогда разработайте то, что я называю идеальной повесткой дня. Она строится с учетом:
• цели;
• задач;
• участников;
• исполнения;
• ответственности.
Идеальная повестка дня станет гарантией того, что вы себе ясно представляете цель и результаты будущего мероприятия и имеете продуманный, хорошо организованный план их достижения. Вот как это работает:
• Цель. Четко сформулируйте цель собрания в самом верху повестки дня. Например: «Цель: проанализировать квартальные показатели активности в социальных медиа».
• Результаты. Перечислите желаемые
• Участники. Рядом с каждой темой отметьте, кто будет вести дискуссию по ней и сколько времени планируется обсуждать эту тему.
• Исполнение. В конце повестки дня оставьте место, куда затем впишете решения или дальнейшие конкретные шаги, которые должны быть реализованы по итогам совещания.
• Ответственность. Назначьте ответственного за выполнение каждого пункта из перечисленных действий и определите, к какому сроку ему следует отчитаться перед присутствующими о выполнении задачи.
Разрабатывая свою идеальную повестку дня, дайте волю собственному стилю продуктивности. Например, если вы – приоритетчик или плановик, создайте традиционную повестку: линейную и подробную, в формате документа с перечнем пунктов. Если же вы – визуализатор, попробуйте провести небольшой мозговой штурм и построить ассоциативную карту повестки дня, используя стикеры, цветные маркеры или онлайн-программу для составления интеллект-карт (несколько подобных приложений мы упоминали в седьмой главе). Вы можете даже посвятить первые три минуты совещания нанесению своей схемы на белую доску, чтобы ее могли видеть все присутствующие, попутно давая необходимые пояснения. (На рис. 14.1 и 14.2 представлены два примера идеальной повестки дня, одна – традиционного формата, с применением маркированного списка, другая – созданная с использованием техники майнд-мэппинга.) Если вы – организатор, используйте приложение для перевода устной речи в печатный текст типа CopyTalk и надиктуйте свою повестку, а затем поручите программе расшифровать аудиозапись и прислать вам ее по электронной почте.
ЦЕЛЬ: начать процесс планирования конференции по сбыту, которая должна состояться 17–18 января следующего года.
РЕЗУЛЬТАТЫ: составить базовый список задач по подготовке конференции, назначить ответственных за их выполнение и крайний срок по каждому пункту.
ПУНКТЫ:
• ВЫБОР МЕСТА: то же место, что и в прошлом году (конференц-зал отеля «Империал»)? Или посмотрим альтернативные варианты?
• ДОКЛАДЧИК: Джилл. ВРЕМЯ: 15 минут
• СОСТАВЛЕНИЕ ПРОГРАММЫ: нужно разработать подробную программу-расписание на оба дня, в том числе с полным перечнем докладов, презентаций, демонстраций товаров, а также выступающих.
• ДОКЛАДЧИК: Рэнди. ВРЕМЯ: 20 минут
• ОСНОВНОЙ ДОКЛАД: найти динамичного оратора для открытия конференции. Кандидатуры? Бюджет?
• ДОКЛАДЧИК: Дана. ВРЕМЯ: 10 минут
• ДОРОГА И РАЗМЕЩЕНИЕ
• ДОКЛАДЧИК: Сангит. ВРЕМЯ: 5 минут
• КОММУНИКАЦИЯ: необходимо сформировать команду, которая будет отвечать за донесение информации о наших планах до всех участников и реагировать на вопросы/предложения.
• ДОКЛАДЧИК: Нора. ВРЕМЯ: 10 минут
ИСПОЛНЕНИЕ, ОТВЕТСТВЕННЫЕ:
Рис. 14.1. Идеальная повестка дня, представленная в традиционной форме с перечнем пунктов
Рис. 14.2. Идеальная повестка дня, составленная с использованием техники создания интеллект-карт
Идеальная повестка дня поможет вам успешно провести встречу, удержать дискуссию в заданном русле, добиться заявленных целей и получить в итоге согласованный перечень дальнейших конкретных действий. Она также позволит участникам полноценно подготовиться к собранию и внести в его работу свой весомый вклад.
Пригласите правильных людей – и только их
Зайдя в конференц-зал, Джина обнаружила, что все кресла вокруг стола заняты и даже вдоль стен вот-вот не останется свободных мест – стульев было от силы штук двадцать. «Неужели весь этот народ приглашен?» – мысленно спросила она себя. Оглядевшись вокруг, Джина заметила, что людей, наделенных полномочиями принимать решения, ради которых, собственно, все и затевалось, в зале нет, а присутствуют лишь члены их команд. Джина поспешила занять одно из последних свободных мест, думая про себя: «Это собрание затянется надолго, и могу поспорить, мы уйдем отсюда ни с чем».
Очевидно, что Джина – человек с богатым организационным опытом и прекрасно понимает, насколько сильно эффективность встречи зависит от ее участников.
Если вам поручено провести собрание, безоговорочно соблюдайте правило приглашать на него правильных людей – и только их. Если по стилю продуктивности вы – организатор, то вам будет сложно следовать данному принципу, так как вам свойственно вовлекать как можно больше людей и со всеми стремиться наладить взаимодействие. Однако помните: если присутствующих будет чересчур много, да еще и не тех, кого нужно, – ваше совещание может сбиться с курса и не дать должного результата.
Когда станете составлять список участников собрания, вспомните, что они делятся на четыре типа: те, кто принимает решения, те, кто влияет на принятие решений, эксперты и исполнители.
• Принимающий решение – это человек, наделенный соответствующими полномочиями.
• Влияющий на решение – сотрудник, имеющий достаточно большие связи и мощную поддержку внутри организации для того, чтобы отстаивать и проталкивать некие решения и инициативы.
• Эксперт – человек, обладающий определенными ресурсами в виде знаний, умений и опыта, необходимыми для принятия взвешенного решения и разработки плана его реализации.
• Исполнитель – тот, кто обладает навыками, умениями, ресурсами и компетенцией для выполнения работы, согласованной в ходе совещания.
В идеале на встрече должны быть представлены все четыре типа участников. Конечно, один человек может исполнять несколько ролей, как и в одной роли могут выступать несколько человек – например, для обсуждения реализации сложного проекта вам может понадобиться содействие троих экспертов.