Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности
Шрифт:
– Думаю, да, – ответила Роксанна. – Рэнди Фоулер должен быть в курсе. У него сегодня выходной, но завтра он будет на месте.
Паула покачала головой, не отрывая взгляда от зеркала.
– Нет, – заметила она. – Я разговаривала с его секретаршей. У Рэнди грипп. Его не будет до конца недели.
– Вот досада! – запереживала Эрика. – А я так рассчитывала, что он поможет мне с презентацией для персонала в пятницу. Роксанна, ты не знаешь, кто мог бы его заменить?
Роксанна задумалась, что посоветовать Эрике, но нелепость положения вынудила ее вместо ответа задать вопрос:
– А я хочу спросить у вас троих, – воскликнула она, – почему мы ведем этот разговор в туалете?
Все трое – Сьюзен, Эрика и Паула – уставились на Роксанну так, как будто ответ был совершенно очевиден.
– Потому
Роксанна – не единственный менеджер, постоянно посещающий совещания и собрания. По данным исследований, среднестатистический СЕО заседает примерно 67 процентов своего времени {53} . Как следует из вышеописанной курьезной истории, а также из жалоб моих клиентов, схожим образом обстоят дела и с графиком менеджеров всех других уровней. По данным Национального совета статистики, бизнес ежедневно инициирует 11 миллионов совещаний и 37 процентов рабочего времени персонала проходит в разного рода встречах {54} . Вы только оглядитесь вокруг себя в офисе. Где все? Если ваше рабочее место похоже на большинство в стране, тогда ответ очевиден: на совещании.
53
Where’s the Boss? Trapped in a meeting // Wallstreetjournal.com. – URL:(Дата обращения: 05.01.2014.)
54
You’re probably wondering why I called you all in here. Are your meetings efficient and effective? // babm.com. – URL:(Дата обращения: 07.09.2012.)
Собрания неизбежны, и когда они эффективны, то становятся кузницей инновационных, успешных команд и высоких показателей доходности компании. Однако удручающе часто они бывают контрпродуктивными: разговоры ведутся не по делу, время уходит впустую, деньги улетают в трубу. Факты таковы: культура проведения совещаний, пустившая корни по всей Америке, нерациональна и непродуктивна. Сколько было у вас заседаний на прошлой неделе, которые проходили без повестки дня, начались с опозданием и закончились поздно? Как часто вам приходится присутствовать на встречах, не понимая, зачем вас вообще на них позвали? Сколько раз собрания действительно завершались выдвижением новой идеи или решения, имеющего практическое значение? Ответы на эти вопросы должны подсказать вам, в чем именно коренятся проблемы с управлением совещаниями.
Уж слишком часто собрания оказываются делом сугубо затратным – инвестиции в виде времени и энергии, которые мы в них вкладываем, не приносят дивидендов. К тому же такие мероприятия нередко подрывают индивидуальную производительность. Наша корпоративная культура, где постоянные совещания дело обычное, заставляет людей выполнять свою работу за рамками трудового дня – очень рано утром или поздно вечером, что негативно сказывается на их здоровье и мотивации, а также балансе между трудовой и личной жизнью.
Пора что-то делать.
Действительно ли встреча необходима?
Если мы беремся реформировать нефункциональную культуру проведения встреч, то первым делом следует подвергнуть сомнению значимость каждого такого мероприятия.
Вместо того чтобы автоматически принимать все приглашения, остановитесь и подумайте: какой будет для вас рентабельность инвестиций в эту встречу. Поможет ли она вам достичь своих целей? Каким образом основная тема конкретного совещания – если она вообще есть, – согласуется со стратегическими приоритетами вашей компании? Какой вклад вы сможете внести в работу заседающих? Заметит ли кто-нибудь ваше отсутствие? Сможет ли это совещание придать вам энергии или, наоборот, вытянет из вас последние соки? Не будет ли оно простым повторением последних пяти собраний?
И что самое важное: станет ли ваше участие в совещании самым лучшим способом потратить свое время? Если нет, тогда взбунтуйтесь и отклоните приглашение.
Помните: каждый раз, когда вы говорите чему-нибудь «да», вы тем самым говорите «нет» чему-то другому. Время – ценный ресурс, и заседания,
Конечно, в нашем деловом мире люди могут быть удивлены и разочарованы вашим отказом. Но нужно научиться выбирать только действительно важные встречи, чтобы развивать самые ценные в своей жизни взаимоотношения. Бывает так, что правильный выбор неочевиден. Бывает, что и делать его небезболезненно.
Как-то раз один из моих ключевых клиентов попросил меня принять участие в совещании, которое должно было пройти в Чикаго 31 октября. Как всегда, я оценила значимость мероприятия, используя перечисленные выше вопросы. «Это важное совещание, – сказала я себе. – И я могу внести весомый вклад в его работу. Оно напрямую связано со стратегическими целями моей компании». И ответила клиенту:
– Я буду.
Положила трубку, раскрыла записную книжку, чтобы отметить дату в календаре, и тут обнаружила, что на это число уже есть одна запись, сделанная типографским способом: «Хеллоуин». Как же я не сообразила! Тридцать первое октября – День всех святых. Это особый день для моей трехлетней Иси. Она уже выбрала себе костюм – котенка Китти – и с нетерпением ждала момента, когда отправится в нем на праздник и сделает свой первый обход [33] домов округи – со мной «на буксире».
33
По традиции на праздник Хеллоуин дети в маскарадных костюмах обходят близлежащие дома, стучатся в двери и требуют угощения, в шутку угрожая хозяину в противном случае причинить ему неприятности. Прим. пер.
Я сняла трубку и перезвонила клиенту:
– Мне очень жаль, но я только сейчас вспомнила, что уже пообещала 31-го быть в другом месте, и не смогу нарушить данное слово. Нельзя ли нам перенести совещание?
– Вы действительно не может отменить ту договоренность? – переспросил мой клиент, и его голос звучал несколько раздраженно.
– Боюсь, никак, – ответила я. – Может, мы могли бы встретиться первого или второго?
Через несколько минут нам удалось определить альтернативную дату.
Сегодня наши графики настолько перегружены, что время от времени мы вынуждены кого-нибудь разочаровывать своим отказом. Но если бы я приняла приглашение поехать в Чикаго 31 октября, я разочаровала бы самого дорогого мне человека. Вот почему я не могла допустить, чтобы это случилось.
Конечно, каждому приходится принимать подобные решения исходя из собственного набора ценностей и целей. У большинства людей выпрашивание сладостей в Хеллоуин не входит в число нерасторжимых обязательств. Для вас самым важным мероприятием может оказаться ближайший семинар, где вы обретете ценнейшее умение, что послужит вам трамплином к следующей должности. Или же день, который вы собирались посвятить упражнениям и медитации и который запланировали еще несколько недель назад, рассчитывая таким образом подзарядить свои «батарейки» после года напряженной работы. Просто нужно сфокусироваться на своей главнейшей цели, какой бы она ни была, и набраться мужества говорить «нет» приглашениям на совещания, которые не помогут вам к ней приблизиться.
Не менее важно также помнить и о стиле продуктивности, своем и своих коллег, потому что для различных типов людей совещания имеют разную ценность. Вот какую историю поведала мне коллега по работе Николь:
«Несколько лет назад у меня был сослуживец, буквально одержимый идеей “держать людей в курсе дел” и добиться того, чтобы все члены команды присутствовали на всех собраниях. Столь неэффективный подход сводил меня с ума, и у нас несколько раз возникали стычки с этим человеком. Теперь я понимаю, что причиной его поведения, которое мне казалось иррациональным и контрпродуктивным, было вовсе не отсутствие заботы и уважения к людям и их времени. Все объяснялось его острой потребностью в контакте с окружающими и внимании с их стороны. Он гордился нашей компанией и ничего так страстно не желал, как производить впечатление ценного сотрудника, вносящего значительный вклад в ее успех».